Nguyên tắc Kim tự tháp Minto

Nguyên tắc Kim tự tháp là gì

Bạn đã ngồi qua buổi thuyết trình này. Hai mươi phút về bối cảnh, phương pháp và ngữ cảnh, được xây dựng cẩn thận hướng tới một khuyến nghị xuất hiện trên slide thứ hai từ dưới lên — vào thời điểm đó, hai người đã đang kiểm tra email và người quan trọng đã quyết định. Tất cả thông tin đều có ở đó. Cấu trúc đã chôn vùi nó.

Cách sửa của Minto chỉ là một câu, và đó là của cô ấy: suy nghĩ của bạn sẽ dễ dàng được người đọc nắm bắt nếu bạn trình bày các ý tưởng được tổ chức như một hình chóp dưới một điểm duy nhất. Một kết luận chính ngồi ở trên cùng. Ngay bên dưới nó, là một vài lập luận hỗ trợ cho nó. Dưới mỗi lập luận đó, là bằng chứng. Người đọc gặp câu trả lời ngay lập tức và sau đó chỉ đi xuống xa như mức độ hoài nghi của họ yêu cầu.

Cô đã phát triển nó bên trong McKinsey — được tuyển dụng tại Cleveland vào năm 1963 với tư cách là nữ MBA đầu tiên của công ty, chuyển đến London vào năm 1966, rời đi vào năm 1973 — và xuất bản The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking vào năm 1985, mở rộng vào năm 1996 thành The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking and Problem Solving. Cô cũng là tác giả của MECE, bài kiểm tra loại trừ lẫn nhau và bao quát hoàn toàn, quy định xem một nhóm lập luận có phải là một nhóm hợp lệ hay không. Cả hai đều tồn tại sau cô: công ty vẫn dạy nguyên tắc kim tự tháp cho những nhân viên mới, và hầu hết các đối thủ cạnh tranh của nó cũng dạy một phiên bản nào đó của nó.

Khi nào nên sử dụng — và khi nào không nên sử dụng

Nguyên tắc Kim tự tháp là một định dạng để đưa ra phán quyết. Điều này khiến nó trở nên xuất sắc trong một tập hợp hẹp các tình huống và hoàn toàn sai trong một số tình huống khác, mà các tóm tắt phổ biến thường bỏ qua.

• ✓Sử dụng nó khi bạn có một đề xuất. Một bản ghi nhớ quyết định, một đề xuất, một tài liệu hội đồng, một câu trả lời cho trường hợp — bất cứ điều gì có mục đích là để nhận được một câu trả lời cụ thể được chấp nhận hoặc từ chối.
• ✓Sử dụng nó khi khán giả có thời gian hạn chế và là những người có thâm niên. Những người sẽ ngừng đọc ngay khi họ có được những gì họ cần chính là những người mà cấu trúc này được xây dựng cho.
• ✓Đừng sử dụng nó khi bạn chưa có khuyến nghị nào. Một kim tự tháp không có gì ở đỉnh là một đống thông tin mặc áo vest. Các phát hiện tạm thời cần một hình dạng khác.
• ✓Đừng sử dụng nó khi tin xấu cần có ngữ cảnh trước. Việc bắt đầu bằng phán quyết về một thất bại sẽ khiến khán giả tranh cãi về phán quyết thay vì hiểu nguyên nhân.
• ✓Đừng sử dụng nó khi khán giả cần được khơi gợi sự quan tâm. Kết luận trước tiên giả định rằng người đọc đã muốn có câu trả lời. Nếu họ chưa biết họ có vấn đề, bạn cần một câu chuyện xây dựng vấn đề đó.

Những ngoại lệ đó có trọng lượng hơn so với trước đây. Brent Dykes, người làm việc trong lĩnh vực kể chuyện bằng dữ liệu, lập luận rằng Nguyên tắc Kim tự tháp được xây dựng để đạt hiệu quả cho các giám đốc điều hành hơn là để thuyết phục, và trong đó câu trả lời là rõ ràng và cái nhìn sâu sắc là ngầm — có sẵn cho bất kỳ ai tìm kiếm nhưng không bao giờ nổi lên như là điểm chính. Ông thừa nhận điều mà nó thực sự giỏi: tổ chức thông tin để có thể được tiêu thụ nhanh chóng và hiệu quả. Đó là ranh giới trung thực. Đây là một định dạng để thông báo cho người ra quyết định, không phải để thay đổi một tâm trí chưa có mặt trong phòng. Ba quy tắc dưới đây là những gì phân biệt một kim tự tháp thực sự với một danh sách có tiêu đề:

• ✓Mỗi ý tưởng tóm tắt các ý tưởng được nhóm lại dưới nó. Nếu điểm ở trên không phải là tổng hợp của các điểm ở dưới, thì cấu trúc đó chỉ mang tính trang trí.
• ✓Các ý tưởng trong một nhóm về mặt logic là cùng một loại. Ba nguyên nhân và một khuyến nghị không phải là một nhóm. Đây là bài kiểm tra MECE đang thực hiện công việc của nó.
• ✓Các ý tưởng trong một nhóm được sắp xếp theo một trật tự có chủ đích. Theo thứ tự thời gian, cấu trúc, hoặc theo mức độ quan trọng — nhưng được chọn lựa, và giữ nguyên thứ tự đó bất cứ khi nào nhóm đó xuất hiện lại.

Từng bước một, với một ví dụ đã được thực hiện

Hãy đưa ra một quyết định thực sự: liệu nên xây dựng một tích hợp thanh toán nội bộ hay mua nó. Kim tự tháp được lắp ráp từ trên xuống, nhưng nó được khám phá từ dưới lên — đó là phần mà hầu hết mọi người bỏ qua.

1. 1Viết phần giới thiệu SCQ trước. Tình huống: chúng tôi xử lý thanh toán thông qua một tích hợp nhà cung cấp được xây dựng vào năm 2021. Phức tạp: nhà cung cấp đang ngừng hỗ trợ API trong chín tháng. Câu hỏi: chúng tôi có nên xây dựng lại nội bộ hay chuyển sang một nhà cung cấp mới? Tên gọi riêng của Minto cho điều này là Khung SCQ — Tình huống, Phức tạp, Câu hỏi. Phần A mà hầu hết các tóm tắt thêm vào là kim tự tháp của bạn; nó không phải là một phần của phần giới thiệu của cô ấy.
2. 2Trả lời câu hỏi trong một câu. Chuyển sang nhà cung cấp mới. Câu đó là đỉnh cao. Nếu bạn chưa thể viết nó, hãy dừng lại — bạn chưa sẵn sàng để viết, và kim tự tháp vừa cho bạn biết điều đó.
3. 3Nhóm các lập luận ủng hộ nó. Chi phí trong năm năm, thời gian để di chuyển, và khả năng kỹ thuật mà việc xây dựng lại sẽ tiêu tốn. Ba lập luận cùng loại: lý do tùy chọn này chiến thắng.
4. 4Áp dụng MECE cho nhóm. Ba yếu tố này có chồng chéo lên nhau không? Có điều gì quyết định nằm ngoài chúng không — sự ràng buộc nhà cung cấp, nơi cư trú dữ liệu? Sự chồng chéo khiến lập luận trở nên lặp lại; những khoảng trống là nơi xuất phát của những phản đối mà bạn chưa chuẩn bị.
5. 5Đặt bằng chứng dưới mỗi lập luận. Mô hình năm năm dưới chi phí, ước tính di cư dưới thời gian, lộ trình dưới năng lực. Không có gì nổi: mỗi con số đều trả lời cho lập luận ở trên nó.
6. 6Đọc ngược lại như một bài kiểm tra câu hỏi. Mỗi điểm nên đặt ra câu hỏi chính xác mà các điểm bên dưới nó trả lời. Khi không như vậy, bạn đã tìm thấy một bậc thang bị hỏng — và luôn rẻ hơn để tìm thấy nó ở đây hơn là trong cuộc họp.

Kim tự tháp như một cây lập luận

Đọc lại các quy tắc và hình dạng thì quen thuộc: một tuyên bố, được hỗ trợ bởi một nhóm nhỏ các lập luận, mỗi lập luận được hỗ trợ bởi bằng chứng, với một bài kiểm tra để xác định xem nhóm đó có hợp pháp hay không. Đó là một cây lập luận được vẽ trên giấy — điều này vừa giải thích tại sao phương pháp này đã tồn tại bốn mươi năm và cũng là lý do mà phiên bản giấy không còn đủ.

• ✓Một kim tự tháp không có chỗ để đặt một phản đối. Cấu trúc này giữ các lập luận hỗ trợ; lập luận phản biện gần như đã thay đổi khuyến nghị sống trong một chuỗi bình luận, hoặc trong ký ức của ai đó, hoặc không ở đâu cả.
• ✓Nó được sáng tác, không phải thảo luận. Một người xây dựng nó và trình bày nó. Sự bất đồng xảy ra sau đó, chống lại một sản phẩm hoàn thiện, và không để lại dấu vết nào trong đó.
• ✓Đó là một bức ảnh chụp. Một tài liệu được viết vào tháng Ba không thể cho thấy lập luận nào của nó đã tồn tại qua tháng Tư. Khi câu hỏi được đặt ra lại, kim tự tháp cho bạn biết điều gì đã được kết luận nhưng không phải điều gì đã chịu được sự xem xét.

Nguyên tắc Kim tự tháp so với các lựa chọn khác