Cách Ghi Chép Quyết Định Để Chúng Thực Sự Được Nhớ (và Ngừng Bị Tranh Cãi Lại)

Mười một tháng trước, nhóm của bạn đã tổ chức ba cuộc họp để chọn giữa việc xây dựng tích hợp nội bộ và mua nó. Mọi người đã chuẩn bị sẵn sàng. Ai đó đã tạo ra một bảng tính. Cuộc thảo luận thực sự tốt — những mối quan ngại đã được nêu ra, các sự đánh đổi đã được cân nhắc, một quyết định đã được đưa ra. Sau đó, mọi người quay trở lại công việc.

Tuần này, một trưởng nhóm kỹ thuật mới đã gia nhập, xem xét việc tích hợp và đặt ra câu hỏi hợp lý: "Tại sao chúng ta không tự xây dựng điều này?" Và câu trả lời trung thực mà bất kỳ ai trong phòng cũng có thể đưa ra là: không ai nhớ chính xác. Vì vậy, câu hỏi lại được đặt ra. Ba cuộc họp sắp diễn ra một lần nữa — với ít thông tin hơn lần đầu tiên, vì người đã tạo bảng tính đã rời đi vào tháng Ba.

Không có gì trong câu chuyện đó là bất thường, và đó là vấn đề. Những đội sẽ không bao giờ thua một nhiệm vụ lại thường xuyên thua quyết định, vì nhiệm vụ có một hệ thống và quyết định có một cảm giác. Bài viết này là giải pháp hoàn chỉnh, thực tiễn: những gì cần ghi lại, bảy lĩnh vực quan trọng, các khuôn khổ đáng để mượn, và những thói quen giúp thực hành trở nên bền vững.

Quyết định ghi chép là gì — và bài viết này đề cập đến điều gì

Một biên bản quyết định là một tài liệu ngắn gọn, có cấu trúc ghi lại một quyết định quan trọng: điều gì đã được quyết định, các lựa chọn thay thế là gì, tại sao lựa chọn này lại thắng, ai là người đưa ra quyết định, và khi nào bạn sẽ kiểm tra xem nó có hiệu quả hay không. Nó được viết khi quyết định được đưa ra, không được tái tạo lại sau này, và nó được lưu trữ ở nơi mà toàn bộ đội ngũ có thể tìm kiếm.

Đây không phải là biên bản cuộc họp — một bản tường thuật theo trình tự của một cuộc trò chuyện — và nó cũng không phải là một nhiệm vụ. Những sự phân biệt đó quan trọng đến mức mỗi cái đều có một bài viết riêng: biên bản cuộc họp so với nhật ký quyết định đề cập đến cấp độ tài liệu, và các mục hành động so với các quyết định đề cập đến cấp độ nhiệm vụ. Bài viết này là hướng dẫn mà cả hai đều chỉ về.

Một ghi chú về phạm vi: quyết định quan trọng. Nơi tổ chức cuộc họp ngoài trời không cần phải ghi lại. Bất cứ điều gì bạn không muốn phải tranh luận lại trong sáu tháng — kiến trúc, nhà cung cấp, giá cả, chính sách, tiêu chuẩn tuyển dụng — thì cần phải ghi lại. Một bài kiểm tra hữu ích: nếu một đồng nghiệp trong tương lai có thể hợp lý hỏi "tại sao lại như thế này?", thì quyết định đó đủ điều kiện.

Chi phí thực sự của những quyết định không được ghi chép

Chi phí là những thứ tầm thường, lặp đi lặp lại và chủ yếu là vô hình vì chúng xuất hiện dưới dạng công việc bình thường. Những câu hỏi đã được giải quyết lại được tranh luận — cùng một cuộc tranh cãi, được dàn dựng lại, thiếu đi người đã nắm giữ bối cảnh. Những nhân viên mới kế thừa các hệ thống mà hình dạng của chúng không ai có thể giải thích, vì vậy họ hoặc là học lại bằng cách phá hỏng mọi thứ hoặc chuyển mọi câu hỏi cho người có thâm niên lâu nhất trong phòng. Và khi một kết quả không đúng, không có cách nào để biết liệu lý do là sai hay vận may là sai — điều này có nghĩa là quy trình không bao giờ được cải thiện.

Cũng có một khía cạnh sắc bén hơn: trách nhiệm. Khi một quyết định chỉ tồn tại trong ký ức, lịch sử của nó sẽ bị viết lại bởi bất kỳ ai kể lại — thường là theo cách có lợi cho họ. Một hồ sơ làm cho lý do có thể được kiểm tra khi cần thiết, điều này là nền tảng của một dấu vết kiểm toán quyết định thực sự. Chúng tôi đã viết một bài ngắn kèm theo về chính chi phí tích lũy: chi phí của các quyết định không được ghi chép.

Các Khung Hệ Đã Tồn Tại — và Khoảng Trống Chúng Để Lại

Bạn không cần phải phát minh ra thực hành này; một số khung nghiêm túc đã đề cập đến nó. Nhưng đáng để chú ý đến những gì mỗi khung thực sự bao gồm, vì những khung phổ biến nhất giải quyết một vấn đề khác so với vấn đề mà bài viết này đề cập.

Chú ý đến mẫu: ba trong bốn khung nổi tiếng phân công vai trò; chỉ có ADR tạo ra một hồ sơ. Vai trò và hồ sơ là hai nửa bổ sung cho nhau — RAPID hoặc DACI cho bạn biết ai có D; hồ sơ bảo tồn những gì D đã quyết định và tại sao. Hầu hết các đội cảm thấy "chúng tôi có một quy trình quyết định" đã áp dụng một khung vai trò và hoàn toàn bỏ qua hồ sơ. Đó là khoảng trống mà bảy lĩnh vực dưới đây lấp đầy. Một khung thực sự vượt qua ranh giới, và nó đáng được nhắc đến vì nó là điều gần nhất với một hồ sơ mà một khung vai trò tạo ra: SPADE (Gokul Rajaram, được sử dụng tại Google, Facebook và Square) thêm Các lựa chọn và Giải thích vào các vai trò mà những cái khác phân công — hai trong bảy lĩnh vực dưới đây, được ghi lại trong khoảnh khắc quyết định thay vì sau đó. Nó vẫn tổ chức theo cuộc họp quyết định thay vì theo quyết định, vì vậy nó vẫn chưa phải là một nhật ký; nhưng một đội đã chạy SPADE chỉ còn hai lĩnh vực nữa là có một. Phiên bản ngắn gọn là khung SPADE trong năm chữ cái, và cả bốn khung vai trò đều ngồi cạnh nhau trong hướng dẫn quyền quyết định.

Những gì cần ghi lại: Bảy lĩnh vực

Đây là mẫu riêng của Argumentree — không phải là một tiêu chuẩn bên ngoài, mà là một tổng hợp mà chúng tôi sử dụng và khuyến nghị: kỷ luật ghi chép của ADR, được mở rộng với hai điều mà các quyết định của nhóm chung cần mà các quyết định kiến trúc có được miễn phí (một người sở hữu rõ ràng và một ngày xem xét). Hãy lấy nó như vậy.

Một bản ghi bạn có thể sao chép

Trên thực tế, bảy lĩnh vực vừa vặn trên nửa trang. Một ví dụ đã được làm việc, được rút gọn:

Đó là toàn bộ hiện vật. Bất kỳ ai tham gia vào đội ngũ năm tới đều có thể đọc nó trong bốn mươi giây và biết được những gì đã được quyết định, những gì đã vượt qua, chi phí là bao nhiêu, và khi nào nó sẽ trở lại. So sánh điều đó với biên bản của ba cuộc họp.

Những Thực Hành Giúp Nó Bền Vững

Mẫu không thất bại; thói quen thì có. Bốn thực hành phân tách các đội có nhật ký quyết định sống sót với các đội có nhật ký chết sau tuần thứ hai:

Những Sai Lầm Thường Gặp

Bốn chế độ thất bại chiếm phần lớn các nhật ký quyết định bị bỏ rơi:

Chúng tôi là Agile — Điều này có phải chỉ là gánh nặng tài liệu không?

Phiên bản mạnh mẽ nhất của sự phản đối xứng đáng được nêu rõ: tài liệu có một chi phí thực sự, hầu hết các tài liệu không bao giờ được đọc, và một đội ngũ dành năng lượng để viết về công việc thay vì thực hiện nó đã tự làm chậm lại mà không có lý do. Sự hiểu biết của Agile — phần mềm hoạt động hơn là tài liệu toàn diện — là một sự điều chỉnh cho một căn bệnh thực sự.

Câu trả lời là sự phản đối nhắm vào đối tượng sai. Nygard đã viết các ADR cho các nhóm agile, dựa trên lý do chính xác này: bản ghi chỉ dài nửa trang, được viết một lần, vào thời điểm kiến thức được tự do — và người đọc không phải là một kiểm toán viên mà là bạn trong tương lai, mười một tháng nữa, đang nhìn vào sự tích hợp và tự hỏi tại sao. Sự không đối xứng về chi phí là cực kỳ lớn: năm phút vào thời điểm quyết định so với ba cuộc họp tái tranh luận sau đó. Đây là tài liệu hiếm hoi mà tự nó đã trả cho chính nó bằng cách tránh được các cuộc họp.

Cảnh báo chân thành: thực hành này sẽ thất bại khi nó được áp đặt như một màn kịch quy trình — các trường bắt buộc mà không ai tin tưởng, các bản ghi được viết để thỏa mãn một ô kiểm. Nó hoạt động khi đội ngũ đã cảm nhận được nỗi đau mà nó ngăn chặn. Nếu đội của bạn chưa mất một quyết định nào, hãy bắt đầu với một mục ghi chép cho cuộc gọi quan trọng tiếp theo của bạn và để khoảnh khắc đầu tiên "chờ đã, chúng ta đã ghi lại điều này!" bán thói quen đó.

Cách Argumentree Tự Động Tài Liệu Quyết Định

Mọi thứ ở trên đều hoạt động với một trang wiki. Lý do chúng tôi xây dựng Argumentree là vì lĩnh vực khó nhất để ghi lại thủ công là lĩnh vực 3 — các lập luận — vì chúng diễn ra trực tiếp, trong thảo luận, và việc ghi lại sau đó có nghĩa là tóm tắt từ trí nhớ. Trong Argumentree, chính quá trình thảo luận được cấu trúc: câu hỏi là rõ ràng, các tùy chọn và các lập luận ủng hộ/phản đối của chúng tạo thành một cây, và các đánh giá cho thấy lập luận nào thực sự đã ảnh hưởng đến quyết định.

Điều này có nghĩa là biên bản quyết định không phải là một tài liệu mà ai đó viết sau cuộc họp — nó là cấu trúc của cuộc họp, được bảo tồn. Tất cả bảy trường đều tự động xuất hiện: câu hỏi, tùy chọn, lập luận, quyết định, lý do (đường đi của lập luận thắng), người phụ trách và ngày xem xét. Không có bước ghi chép, không có sự sai lệch trong trí nhớ, và toàn bộ lý do vẫn có thể được kiểm tra cho mọi độc giả trong tương lai. Xem nó từ đầu đến cuối trong trí tuệ cuộc họp. Nếu bạn muốn thử định dạng này trên một quyết định thực tế trong tuần này, bạn có thể bắt đầu miễn phí và ghi lại quyết định tiếp theo khi bạn thực hiện.

Quyết định là một tài sản — Nếu bạn giữ chúng

Sự khác biệt giữa một tổ chức trở nên thông minh hơn và một tổ chức chỉ bận rộn không phải là trí tuệ — mà là trí nhớ. Các nhiệm vụ được hoàn thành và biến mất; các quyết định, cùng với lý do của chúng, tích lũy lại: các tiền lệ hình thành, các mẫu hình xuất hiện, và các đánh giá dạy cho quy trình tự cải thiện.

Bắt đầu nhỏ hơn những gì cảm thấy nghiêm trọng. Quyết định quan trọng tiếp theo: năm phút, bảy lĩnh vực, một ngôi nhà có thể tìm kiếm, một ngày đánh giá. Khi người lãnh đạo kỹ thuật mới hỏi "tại sao chúng ta không tự xây dựng điều này?" — và ai đó trả lời bằng một bài đọc bốn mươi giây thay vì ba cuộc họp — thì thực hành này sẽ tự trả cho chính nó, vĩnh viễn.