Amazon đã cấm PowerPoint. Google có quy tắc ghi nhớ. Công ty của bạn làm gì?

Vào ngày 21 tháng 1 năm 2003, trong khi tàu con thoi Columbia vẫn đang ở quỹ đạo, các kỹ sư đã thông báo cho các quản lý của NASA về việc foam đã va chạm vào cánh của nó khi phóng. Phân tích là có thật; định dạng là một slide PowerPoint đầy ắp các gạch đầu dòng lồng ghép và viết tắt đến mức phát hiện đáng lo ngại nhất của nó gần như không thể nhìn thấy. Ban điều tra sau đó đã tái sản xuất slide đó trong báo cáo của mình và nhận xét rằng thật dễ hiểu khi một quản lý cấp cao có thể đọc nó mà không nhận ra nó đề cập đến một tình huống đe dọa tính mạng — sau đó đã đưa ra câu nói khiến phần mềm trình bày trở thành một phần của hồ sơ tai nạn: Ban điều tra coi việc sử dụng thường xuyên các slide trình bày PowerPoint thay vì các tài liệu kỹ thuật là một minh chứng cho các phương pháp giao tiếp kỹ thuật có vấn đề tại NASA.

Mười bảy tháng sau — ngày 9 tháng 6 năm 2004, 6:02 chiều — Jeff Bezos đã gửi một email cho đội ngũ cấp cao của Amazon với tiêu đề Không có bài thuyết trình powerpoint từ bây giờ tại steam. Lý do mà ông nêu ra không liên quan gì đến NASA mà hoàn toàn liên quan đến cùng một chẩn đoán: cấu trúc câu chuyện của một bản ghi nhớ tốt, ông viết, buộc phải suy nghĩ tốt hơn và hiểu rõ hơn về cái gì quan trọng hơn cái gì, và cách mà mọi thứ liên quan đến nhau — và các điểm gạch trong Word, ông thêm vào, cũng sẽ tệ như vậy. Nhiều năm sau, ông gọi lệnh cấm này có lẽ là điều thông minh nhất mà chúng tôi từng làm.

Bây giờ hãy kiểm tra lịch của chính bạn. Có bao nhiêu cuộc họp trong tuần này sẽ bắt đầu với việc ai đó trình bày các slide mà mọi người trong phòng lần đầu tiên nhìn thấy — người trình bày đã chuẩn bị hàng giờ, còn những người quyết định chỉ có vài giây cho mỗi điểm? Bài viết này đề cập đến những gì Amazon thực sự làm thay vào đó, cùng một mô hình được phát hiện độc lập tại Google, Bridgewater và McKinsey, những con số trung thực về chi phí của các cuộc họp, và một phiên bản bốn bước mà bất kỳ đội nào cũng có thể thực hiện vào quý tới.

Những gì Slide ảnh hưởng đến quyết định

Bắt đầu với nỗi khổ được đo lường. Trong cuộc khảo sát đứng sau bài viết Ngừng cơn điên của các cuộc họp của Harvard Business Review (Perlow, Hadley & Eun, 2017), trong số 182 quản lý cấp cao từ các ngành khác nhau, 65% cho biết các cuộc họp ngăn cản họ hoàn thành công việc của chính mình và 71% cho rằng các cuộc họp không hiệu quả và không năng suất. Những con số đó mô tả cuộc họp như một thể chế; bộ tài liệu trình bày một phần cơ chế.

Một bộ tài liệu tạo ra sự bất đối xứng thông tin theo thiết kế: người trình bày đã dành hàng giờ để sắp xếp tài liệu; khán giả tiếp nhận nó một cách lạnh lẽo, trong thời gian thực, trong khi cũng cố gắng lắng nghe. Và định dạng này làm cho lý luận yếu kém trở nên hấp dẫn — một slide ghi "cải thiện sự hài lòng → tăng NPS → khởi động chương trình khách hàng trung thành" trông giống như một chuỗi nguyên nhân trong khi chứa ba lập luận chưa được kiểm tra. Bài tiểu luận của Edward Tufte The Cognitive Style of PowerPoint (2003) đã đưa ra trường hợp điển hình — sự nén của định dạng làm phẳng tầm quan trọng tương đối và che giấu lý luận kết nối — và phát hiện của hội đồng Columbia đã đưa ra bằng chứng tồi tệ nhất cho trường hợp này. Email của Bezos năm 2004 là cùng một phê bình trong một câu: các bài thuyết trình cho phép bỏ qua ý tưởng, làm phẳng bất kỳ cảm giác nào về tầm quan trọng tương đối, và phớt lờ sự liên kết của các ý tưởng.

Phương pháp Amazon: Kể chuyện cộng với Phòng học tự học

Sự thay thế của Amazon có hai phần, và phần thứ hai quan trọng không kém phần đầu tiên. Giấy sáu trang: một bản ghi chú kể chuyện, câu hoàn chỉnh và đoạn văn, không có điểm đầu dòng, trình bày bối cảnh, đề xuất, kết quả mong đợi và rủi ro. Và phòng học: mỗi cuộc họp dựa trên một bản ghi chú đều bắt đầu bằng việc đọc im lặng — mọi người, bao gồm cả người cao cấp nhất trong phòng, đều đọc cùng một tài liệu trước khi ai đó nói. Bezos đã mô tả nghi thức này công khai tại Diễn đàn Lãnh đạo vào năm 2018; bức thư gửi cổ đông năm 2017 của ông đã thêm tiêu chuẩn chất lượng: các bản ghi chú tuyệt vời được viết và viết lại, chia sẻ với đồng nghiệp, để sang một bên và chỉnh sửa lại — chúng đơn giản không thể hoàn thành trong một hoặc hai ngày. Triết lý quyết định mà nghi thức phục vụ — ba quyết định tốt mỗi ngày, và sự phân chia Loại-1 / Loại-2 quyết định những quyết định nào xứng đáng có một bản ghi chú — được trình bày bằng lời của chính ông ở đây.

Thiết kế giải quyết ba vấn đề cùng một lúc. Đối xứng thông tin: cuộc thảo luận bắt đầu sau khi mọi người đã tiếp thu cùng một lý lẽ, vì vậy các cuộc họp bắt đầu khi những người có thông tin không đồng ý với nhau thay vì ở buổi tóm tắt nền. Sự nghiêm ngặt của tác giả: văn bản không thể che giấu một lỗ hổng logic như một viên đạn — tác giả phát hiện ra lỗ hổng trong khi viết, trước khi mọi người trong phòng nhận ra. Và tính bền vững: bản ghi nhớ là hồ sơ quyết định, không phải là một món quà lưu niệm — lý lẽ vẫn tồn tại, có thể tìm kiếm, điều này làm cho nó trở thành tài liệu quyết định chứ không phải là sân khấu. Cấu trúc sâu hơn của tài liệu sáu trang — và những chỉ trích nghiêm túc về khả năng tiếp cận mà nó đã nhận được — có một bài viết đồng hành riêng: Tài liệu Sáu Trang của Amazon Có Vấn Đề.

Tiến hóa hội tụ: Bốn công ty, Một nguyên tắc

Nhưng viết có làm chúng ta chậm lại không?

Sự phản đối tự viết ra: một bản ghi nhớ mất vài ngày; một bộ tài liệu mất một buổi tối; chúng ta không có thời gian. Hệ thống vận hành của Bezos là câu trả lời rõ ràng nhất, vì người đã áp đặt quy tắc viết cũng đã áp đặt quy tắc tốc độ — hầu hết các quyết định nên được đưa ra với khoảng 70% thông tin mà bạn mong muốn có, và khi sự đồng thuận thất bại, hãy không đồng ý và cam kết. Kỷ luật ghi nhớ điều chỉnh cách lý luận được trình bày, chứ không phải thời gian quyết định mất bao lâu; Amazon kết hợp sự nghiêm ngặt tối đa tại điểm trình bày với sự thiếu kiên nhẫn có chủ đích ở mọi nơi khác.

Sự phân loại từ sổ tay hài lòng hoàn thành câu trả lời: việc viết trước là dành cho những quyết định quan trọng, gây tranh cãi, khó đảo ngược — những cánh cửa một chiều — chứ không phải cho mọi cập nhật trạng thái. Và hãy lưu ý điều mà thời gian viết thực sự mang lại: những giờ tác giả dành ra là những giờ mà phòng mười người không phải dành cho việc được thông báo, đó là lý do tại sao việc này mang lại lợi ích tích cực cho bất kỳ cuộc họp nào mà thời gian của người tham dự có giá trị. Một cuộc họp có thể đã được tiếp nhận một cách không đồng bộ có lẽ nên như vậy.

Triển khai cho bất kỳ kích thước công ty nào

Nơi Argumentree Phù Hợp

Nguyên tắc viết trước, nếu được coi trọng, sẽ dẫn đến cấu trúc — điều này chính xác là những gì lời nói của Bezos mô tả: điều gì quan trọng hơn điều gì, và cách mà các thứ liên quan đến nhau. Cây lập luận là cấu trúc đó được làm rõ. Đề xuất là gốc; các lập luận ủng hộ và phản đối là các nút có bằng chứng kèm theo; các đánh giá cho thấy nhóm thực sự đứng ở đâu; và toàn bộ đối tượng là hồ sơ vĩnh viễn, có thể tìm kiếm mà bản ghi nhớ luôn cố gắng trở thành.

Nó cũng loại bỏ sự bất đối xứng của bản ghi chú: những người đóng góp thêm và phản biện các lập luận một cách không đồng bộ trước cuộc họp, cuộc thảo luận bắt đầu từ một cấu trúc chung thay vì một gánh nặng đọc chung, và không ai bị kẹt trong lý lẽ của mình trong một bộ tài liệu biến mất khi máy chiếu tắt.

Quy tắc đứng sau các quy tắc

Lệnh cấm của Amazon, tài liệu của Google, các bản ghi của Bridgewater và các kim tự tháp của McKinsey là một quy tắc mặc bốn bộ đồng phục: suy nghĩ được thể hiện ra bên ngoài dưới dạng có cấu trúc, có thể kiểm tra trước khi cuộc họp diễn ra. Ban lãnh đạo Columbia đã chỉ ra chi phí của điều ngược lại ở mức cực đoan; các con số của HBR cho thấy chi phí của nó mỗi tuần bình thường.

Bạn không cần quy mô của Amazon để áp dụng quy tắc này — bạn chỉ cần một cuộc họp, một bản tóm tắt, và kỷ luật để đọc trước khi tranh luận. Các slide không phải là vấn đề chính xác. Vấn đề là để bài thuyết trình thay thế cho lý lẽ. Sửa điều đó, và cuộc họp sẽ tự khắc được cải thiện.