Jinsi ya Kurekodi Maamuzi Ili Yashike (na Kuacha Kujadiliwa Tena)

Miezi kumi na moja iliyopita timu yako ilitumia mikutano mitatu kuchagua kati ya kujenga muunganiko ndani ya kampuni na kununua. Watu walikuja wakiwa wamejiandaa. Mtu mmoja alitengeneza jedwali la data. Majadiliano yalikuwa mazuri kwa kweli — wasiwasi ulitolewa, faida na hasara zilipimwa, uamuzi ulifanywa. Kisha kila mtu akarudi kazini.

Wiki hii kiongozi mpya wa uhandisi amejiunga, akaangalia uunganisho, na akauliza swali la busara: "Kwa nini hatukuijenga hii sisi wenyewe?" Na jibu la ukweli linalopatikana kwa yeyote aliyekuwepo chumbani lilikuwa: hakuna anayeikumbuka vizuri. Hivyo swali linarudi tena. Mikutano mitatu iko karibu kufanyika tena — ikiwa na taarifa chache kuliko mara ya kwanza, kwa sababu mtu aliyeunda spreadsheet aliondoka mwezi Machi.

Hakuna chochote kuhusu hadithi hiyo ambacho ni cha kawaida, na hiyo ndiyo shida. Timu ambazo hazitawahi kupoteza kazi hupoteza maamuzi mara kwa mara, kwa sababu kazi zina mfumo na maamuzi yana hisia. Chapisho hili ndilo suluhisho kamili na la vitendo: kile cha kuandika, maeneo saba muhimu, mifumo inayofaa kukopa, na tabia zinazofanya mazoezi yawe ya kudumu.

Kile Kirekodi cha Uamuzi Ni — na Kile Kichapo Hiki Kinashughulikia

Kumbukumbu ya uamuzi ni hati fupi, iliyo na muundo inayorekodi uamuzi mmoja muhimu: kile kilichamua, ni chaguzi zipi zilikuwepo, kwa nini chaguo hili lilishinda, nani alifanya uamuzi, na lini utaangalia kama ilifanya kazi. Inandikwa wakati uamuzi unafanywa, siyo kwamba inajengwa tena baadaye, na inapatikana mahali ambapo timu nzima inaweza kutafuta.

Sio dakika za mkutano — akaunti ya muda wa mazungumzo — na sio kazi. Tofauti hizo zina umuhimu wa kutosha kwamba kila moja ina chapisho lake: dakika za mkutano dhidi ya kumbukumbu za maamuzi inashughulikia kiwango cha hati, na vitu vya hatua dhidi ya maamuzi inashughulikia kiwango cha kazi. Chapisho hili ni jinsi ya kufanya ambayo yote mawili yanarejelea.

Kumbuka moja: maamuzi muhimu. Mahali pa kufanyia mkutano wa nje halihitaji rekodi. Kila kitu ambacho ungechukia kukijadili tena baada ya miezi sita — usanifu, wauzaji, bei, sera, viwango vya kuajiri — kinahitaji. Jaribio la manufaa: ikiwa mfanyakazi mwenzako wa baadaye anaweza kuuliza "kwa nini ni hivi?", uamuzi huo unastahili.

Ni Gharama Gani za Maamuzi Yasiyo na Nyaraka

Gharama ni za kawaida, zinajirudia, na kwa kawaida hazionekani kwa sababu zinakuja zikiwa zimejificha kama kazi za kawaida. Maswali yaliyowekwa yanarejelewa — mjadala ule ule, ukitendwa tena, bila yule aliyeshikilia muktadha. Wajiri wapya wanarithi mifumo ambayo sura yake hakuna anayeweza kueleza, hivyo wanajifunza upya kwa kuvunja vitu au kupeleka kila swali kwa mtu aliye na muda mrefu zaidi katika chumba. Na wakati matokeo yanapokosea, hakuna njia ya kujua kama sababu ilikuwa mbaya au bahati ilikuwa — ambayo inamaanisha mchakato haujawahi kuboreka.

Kuna pia upande mkali zaidi: uwajibikaji. Wakati uamuzi upo tu katika kumbukumbu, historia yake inandikwa upya na yeyote anayesema tena — mara nyingi kwa faida yao wenyewe. Rekodi inafanya mantiki iweze kukaguliwa inapohitajika, ambayo ni msingi wa njia ya ukaguzi wa maamuzi halisi. Tulandika kipande kifupi cha pamoja kuhusu gharama inayoongezeka yenyewe: gharamaya ya maamuzi yasiyoandikwa.

Mifumo Ambayo Tayari Ipo — na Pengo Wanaloacha

Huna haja ya kuunda mazoezi haya; mifumo kadhaa ya kina inagusa hili. Lakini inafaida kuangalia kila moja inashughulikia nini hasa, kwa sababu zile maarufu zaidi zinatatua tatizo tofauti na lile ambalo chapisho hili linahusu.

Tazama muundo: tatu kati ya mifumo maarufu minne inatoa majukumu; ni ADR pekee inayozalisha rekodi. Majukumu na rekodi ni nusu zinazokamilishana — RAPID au DACI inakuambia nani ana D; rekodi inahifadhi kile D kilichamua na kwa nini. Timu nyingi zinazohisi "tuna mchakato wa maamuzi" zimechukua mfumo wa majukumu na kupuuza rekodi kabisa. Hiyo ndiyo pengo ambalo maeneo saba hapa chini yanajaza. Mfumo mmoja unakata muktadha, na inafaa kutajwa kwa sababu ni kitu cha karibu zaidi na rekodi ambacho mfumo wa majukumu unatoa: SPADE (Gokul Rajaram, inayotumika katika Google, Facebook na Square) inaongeza Chaguzi na Eleza kwa majukumu ambayo wengine wanatoa — mbili kati ya maeneo saba hapa chini, yanayoshughulikiwa katika wakati wa kuamua badala ya baadaye. Bado inaandaa kwa mkutano wa uamuzi badala ya kwa uamuzi, hivyo bado si logi; lakini timu inayofanya kazi SPADE tayari iko karibu na maeneo mawili kutoka moja. Toleo fupi ni mfumo wa SPADE kwa herufi tano, na mifumo yote minne ya majukumu inakaa kando kando katika mwongozo wa haki za maamuzi.

Nini cha Kukamata: Nyanja Saba

Hii ni temu ya Argumentree — si kiwango cha nje, bali muunganiko tunaotumia na kupendekeza: nidhamu ya rekodi ya ADR, iliyopanuliwa na mambo mawili ambayo maamuzi ya timu kwa ujumla yanahitaji ambayo maamuzi ya usanifu yanapata bure (mmiliki wazi, na tarehe ya mapitio). Iibiwe kama ilivyo.

Rekodi Unayoweza Nakili

Katika mazoezi, maeneo saba yanakidhi kwenye nusu ya ukurasa. Mfano uliofanywa, umefinywa:

Hiyo ndiyo artefaki yote. Mtu yeyote anayejiunga na timu mwaka ujao anaisoma ndani ya sekunde arobaini na kujua kilichokubaliwa, kilichoshindwa, kilichogharimu, na wakati itakapojitokeza tena. Linganisha hiyo na dakika za mikutano mitatu.

Mifumo Inayofanya Ikaze

Mifano haishindwi; tabia ndizo zinashindwa. Mazoea manne yanatenganisha timu ambazo rekodi zao za maamuzi zinaishi na timu ambazo rekodi zao zinakufa baada ya wiki mbili:

Makosa ya Kawaida

Nje ya hali nne za kushindwa zinahesabu kwa wingi wa kumbukumbu za maamuzi zilizotelekezwa:

Sisi ni Agile — Je, Hii Si Tu Mzigo wa Nyaraka?

Tofauti yenye nguvu zaidi ya pingamizi inastahili kusemwa kwa usahihi: hati zina gharama halisi, hati nyingi hazisomwi kamwe, na timu inayotumia nguvu zake kuandika kuhusu kazi badala ya kuifanya imejifanya kuwa polepole bila sababu. Uelewa wa Agile — programu inayofanya kazi badala ya hati za kina — ilikuwa marekebisho ya ugonjwa halisi.

Jibu ni kwamba pingamizi linashambulia kipande kibaya. Nygard aliandika ADRs kwa timu za agile, kwa mantiki hii hasa: rekodi ni nusu ya ukurasa, imeandikwa mara moja, wakati maarifa yanapatikana bure — na msomaji wake si mkaguzi bali wewe wa baadaye, miezi kumi na moja kutoka sasa, ukiangalia muunganiko na kujiuliza kwa nini. Tofauti ya gharama ni kubwa: dakika tano wakati wa uamuzi dhidi ya mikutano mitatu ya kujadili tena baadaye. Hii ni nyaraka nadra ambayo inajilipa yenyewe kwa kukwepa mikutano.

Ikwapo kuna onyo la ukweli: mazoezi haya yanaweza kushindwa wakati yanapowekwa kama mchezo wa mchakato — maeneo yaliyotengwa ambayo hakuna anayeamini, rekodi zinazoandikwa ili kutosheleza kisanduku cha kuangalia. Inafanya kazi wakati timu imehisi maumivu ambayo inazuia. Ikiwa timu yako haijapoteza uamuzi bado, anza na kuingia moja ya kumbukumbu kwa simu yako inayofuata muhimu na acha wakati wa kwanza wa "subiri, tumekiandika hii!" uuzie tabia hiyo.

Jinsi Argumentree Inavyofanya Maamuzi Kiotomatiki

Kila kitu kilichoko juu kinafanya kazi na ukurasa wa wiki. Sababu tuliyoijenga Argumentree ni kwamba uwanja mgumu zaidi kukamata kwa mikono ni uwanja wa 3 — hoja — kwa sababu zinatokea moja kwa moja, katika majadiliano, na kuandika baada ya hapo kunamaanisha kufupisha kutoka kwenye kumbukumbu. Katika Argumentree, majadiliano yenyewe yana muundo: swali linaeleweka, chaguzi na hoja zao za kuunga mkono/kupinga zinaunda mti, na viwango vinaonyesha ni zipi hoja ambazo kwa kweli zilileta uamuzi.

Hii inamaanisha kuwa rekodi ya uamuzi si hati ambayo mtu anaandika baada ya mkutano — ni muundo wa mkutano wenyewe, uliohifadhiwa. Sehemu zote saba zinajitokeza kiotomatiki: swali, chaguzi, hoja, uamuzi, sababu (njia ya hoja iliyoshinda), mmiliki, na tarehe ya mapitio. Hakuna hatua ya uandishi, hakuna kupoteza kumbukumbu, na mantiki kamili inabaki ikikaguliwa kwa kila msomaji wa baadaye. Ione kutoka mwanzo hadi mwisho katika inteligensia ya mkutano. Ikiwa unataka kujaribu muundo huu kwenye uamuzi halisi wiki hii, unaweza kuanza bure na kuandika inayofuata unapoifanya.

Maamuzi ni Rasilimali — Ikiwa Utayashikilia

Tofauti kati ya shirika linalokuwa na akili na moja inayoshughulika ni si akili — ni kumbukumbu. Kazi zinafanywa na kupotea; maamuzi, yanayoshikiliwa na mantiki yake, yanajitokeza: mifano inaundwa, mifumo inajitokeza, na mapitio yanaufundisha mchakato kuboresha mwenyewe.

Anza na kidogo kuliko inavyoonekana kuwa muhimu. Uamuzi muhimu unaofuata: dakika tano, maeneo saba, nyumba moja inayoweza kutafutwa, tarehe moja ya mapitio. Wakati kiongozi mpya wa uhandisi anapouliza "kwa nini hatukuijenga hii sisi wenyewe?" — na mtu anajibu kwa kusoma kwa sekunde arobaini badala ya mikutano mitatu — mazoezi yatakuwa yamejigharimia, milele.