Kumbukumbu za Mkutano vs Kumbukumbu za Maamuzi: Kwa Nini Moja Inaoza na Nyingine Ni Kumbukumbu Yako ya Taasisi

Wafanyakazi wawili wanaondoka kwenye mkutano mmoja. Mmoja anaandika: "Wahudhuriaji: nane. K. alPresenta kulinganisha wauzaji. Majadiliano yalifuatia kuhusu gharama za uunganisho. S. alileta wasiwasi wa mwenyeji wa EU. Ilikubaliwa kuendelea na Mtoa Huduma A. Mkutano ulifungwa 15:40." Mwingine anaandika andiko katika hati tofauti: "Uamuzi: Mtoa Huduma A dhidi ya Mtoa Huduma B na ujenzi wa ndani. Hoja ya uamuzi: mahitaji ya mwenyeji wa EU yaliondoa B; gharama ya ujenzi robo mbili. Ukombozi ulikubaliwa: kufungwa kwa miezi 12. Mmiliki: K. Mapitio: upya wa mkataba, Machi."

Kikao kile kile, uamuzi ule ule, hati zote mbili sahihi. Lakini miezi kumi na moja kutoka sasa, wakati mtu atakapouliza "kwa nini tuko kwa Mtoa Huduma A?", hati ya kwanza karibu haina matumizi — itabidi ujue ni kikao gani cha kutafuta, na jibu utakalokutana nalo ni "majadiliano yalifuatia." Hati ya pili inajibu swali hilo kwa aya moja, inayoweza kupatikana kwa kutafuta jina la mtoa huduma.

Hiyo ndiyo tofauti yote kati ya dakika za mkutano na rekodi ya maamuzi — na kwa sababu hizo mbili zinaweza kuonekana kama zinaweza kubadilishana, timu nyingi zinaandika ya kwanza wakiamini wanapata ya pili. Chapisho hili linaweka mipaka kwa usahihi: kila hati inatumika kwa nini, ambapo dakika zinashinda kwa kweli, na jinsi ya kuendesha rekodi bila kuongeza tabaka la kibureaucratic. (Mipaka katika mwelekeo mingine: kiwango cha kazi kinashughulikiwa katika vitu vya hatua dhidi ya maamuzi, na mazoezi kamili ya kuandika rekodi katika jinsi ya kuandika maamuzi.)

Nini Kikao cha Kumbukumbu — na Wapi Wanashindwa

Makaratasi ya mikutano ni chombo cha zamani kwa karne: ripoti ya muda kuhusu mkutano mmoja - nani alihudhuria, nini kilijadiliwa, nini kilihamishwa, kuungwa mkono na kutatuliwa. Katika utawala rasmi, si rekodi za hiari bali ni rekodi yenyewe: bodi, mashirika na taasisi za umma mara nyingi zinahitajika kisheria kuzihifadhi, na taratibu za bunge zina kanuni maalum kuhusu kile kinachopaswa kuwa ndani yake - hatua zilizochukuliwa badala ya mjadala wa maneno kwa maneno.

Kwa kusudi lao lililokusudiwa, dakika zinafanya kazi. Kushindwa kunaanza wakati timu zinazitumia kama kumbukumbu yao ya pekee iliyoandikwa — kwa sababu dakika zina mali tatu za kimuundo ambazo zinawafanya kuwa hifadhi mbaya ya maamuzi:

Nini Maamuzi ya Kumbukumbu

Kumbukumbu ya maamuzi inageuza ufunguo wa kupanga: kila ingizo kwa uamuzi muhimu mmoja, iwe ni mkutano, mjadala au korido iliyoleta uamuzi huo. Kila ingizo lina mashamba yanayofanya iwe na manufaa baridi: swali, chaguzi zilizozingatiwa, hoja zilizofanya uamuzi, uamuzi, mmiliki, na tarehe ya mapitio — rekodi ya mashamba saba iliyofunikwa kwa undani katika jinsi ya kufanya.

Mfano umeonyeshwa kwa kiwango katika uhandisi: Records za Maamuzi ya Mjenzi, kutoka insha ya Michael Nygard ya mwaka 2011, ni hasa hii — rekodi moja nyepesi kwa kila uamuzi muhimu, inashikiliwa mahali ambapo timu inafanya kazi. Ufahamu uliofanya ADRs kuenea katika sekta nzima unatumika kwa kila idara: rekodi imeandaliwa kwa uamuzi kwa sababu ndivyo siku zijazo zinavyouliza maswali yake.

Mali mbili zinafuata ambazo dakika cannot have. Kumbukumbu ni inayoweza kutafutwa kwa mada — "Mtoa huduma A" anapata uamuzi kwa sekunde. Na inaweza kureviewiwa — entries zina tarehe za ukaguzi, hivyo matokeo yanalinganishwa na mantiki, ambayo ni mzunguko wa mrejesho unaofanya ubora wa maamuzi kuboreka badala ya kukusanya tu. Mzunguko huo ni tabaka la kumbukumbu la inteligensia ya maamuzi.

Kando kwa Kando

Mpaka, umefinywa:

Wakati Unapojisikia Kutaka Dakika — na Wakati Kumbukumbu Inashinda

Hii si kesi ya kufuta dakika. Pale ambapo rekodi ya vikao yenyewe ni wajibu — mikutano ya bodi, mashirika ya wanachama, baraza la kazi, chochote chenye mahitaji ya kisheria au kanuni — dakika ndizo chombo sahihi, na mizozo kuhusu kilichosemwa inatatuliwa nazo, si kwa logi. Ikiwa muktadha wako unahitaji dakika, endelea kuandika vizuri.

Hoja ni kwamba dakika na logi zinajibu maswali tofauti, hivyo kwa timu nyingi jibu ni zote, zikiwa na majukumu wazi: dakika ambapo utawala unahitaji hizo; logi kwa kila uamuzi muhimu wa kiutendaji, popote ulipofanywa. Kinachoshindikana ni njia ya kati ambayo timu nyingi kwa kweli zinafuata — kuandika dakika zisizo rasmi za kila mkutano na kuziangalia kama kumbukumbu za taasisi. Hii inazalisha hati zenye wajibu wa wala faida za zote mbili.

Uhamasishaji wa vitendo kwa timu inayozama katika noti za mikutano zisizosomwa: shika noti zozote unazopenda, lakini wakati mkutano unatoa uamuzi muhimu, rekodi yake inaenda kwenye logi — imeandikwa katika chumba, katika dakika tano za mwisho. Noti zinabaki kama muktadha; logi inakuwa kumbukumbu. Ikiwa unataka desturi ya mkutano inayomalizika kwa kutoa hiyo ingizo badala ya kuiacha kama kazi ya nyumbani, SPADE inamalizika kwenye E — Eleza: uamuzi na mantiki imeandikwa na kusambazwa wakati chumba bado kiko ndani yake. Hiyo ndiyo ingizo la logi, lililotengenezwa katika wakati pekee ambapo ni rahisi kulifanya.

Nyakati zetu tayari zinashughulikia maamuzi

Shida yenye nguvu zaidi: dakika zilizodhibitiwa HUZITUNZA kila uamuzi, zetu zimehifadhiwa vizuri, na hati ya pili inamaanisha uhasibu mara mbili — uamuzi ule ule umeandikwa mara mbili, ukitenganishwa na wakati. Ni bora kuwa na duka moja lisilo kamilifu kuliko maduka mawili yanayopingana.

Wasiwasi wa kuandika mara mbili ni halali — na jibu ni kwamba hati hizo mbili hazijirudi, kwa sababu zina maudhui tofauti. Kumbukumbu zinaandika kwamba uamuzi ulifanyika; kuingia kwenye logu kuna kile ambacho kumbukumbu zinakosa kimuundo: chaguzi zilizokataliwa, hoja muhimu, makubaliano yaliyokubaliwa, tarehe ya mapitio. Kuandika "angalia logu ya uamuzi, kuingia 47" kwenye kumbukumbu ni mstari mmoja, na tatizo la kutofautiana linatoweka kwa sababu kila ukweli unaishi mahali moja tu — mchakato katika kumbukumbu, mantiki katika logu.

Na ikiwa dakika zako kwa kweli zina chaguzi, sababu, mmiliki na tarehe ya kupitia kwa kila uamuzi — basi tayari unashikilia rekodi ya maamuzi; imewekwa tu chini ya ufunguo usio sahihi. Panga maudhui hayo kwa uamuzi badala ya kwa tarehe na umechukua tabia hiyo bila kuandika neno zaidi.

Jinsi Argumentree Inavyotengeneza Kumbukumbu ya Maamuzi Kiotomatiki

Gharama halisi ya kumbukumbu ni nidhamu: mtu lazima aandike kuingia, kila wakati, huku mantiki ikiwa hai. Argumentree inondoa hatua hiyo kwa kufanya majadiliano yenyewe kuwa na muundo: swali linaeleweka, chaguzi na hoja zao za upande mzuri/mzuri zinaunda mti ulio na alama, na wakati uamuzi unafanywa, kuingia tayari kuna — swali, chaguzi, hoja, uamuzi, mantiki, mmiliki. Kumbukumbu ni mabaki ya majadiliano, si kazi ya kuandika.

Kwa mikutano hasa, intelligence ya mikutano inafunga mzunguko kutoka kwa majadiliano hadi uamuzi ulioandikwa — hivyo jibu la "kwa nini tuko kwa Mtoa Huduma A?" liko karibu na utafutaji mmoja, huku mti mzima wa hoja ukiambatanishwa. Njia ya haraka zaidi ya kuhisi tofauti ni kuendesha mkutano halisi kupitia hiyo — anza bure na uandike uamuzi unaofuata badala ya kuandika dakika zake.

Weka Maamuzi Chini ya Swali, Si Tarehe

Hati zinaunda kile shirika linaweza kukumbuka. Maktaba inakumbuka mikutano — ambayo wakati mwingine ni muhimu kisheria na nadra inatosha kiutendaji. Kumbukumbu inakumbuka maamuzi, pamoja na sababu zao, zilizowekwa chini ya swali ambalo wenzako wa baadaye watauliza.

Weka dakika pale ambapo utawala unahitaji hivyo. Lakini wakati mkutano utafikia jambo muhimu, tumia dakika tano za mwisho kuandika rekodi — na wape wenzako wawili kutoka mkutano wa ufunguzi jibu moja lililosalia ambalo litawazidi wote wawili.