Khung SPADE cho Quyết định Nhóm

Hầu hết các quyết định của nhóm không thất bại vì nhóm ngu ngốc. Chúng thất bại vì không ai rõ ràng về cách quyết định sẽ được đưa ra.

Ai thực sự quyết định? Chúng ta đang chọn giữa cái gì? Chúng ta đã quyết định, hay chỉ nói chuyện? Và ba tuần sau: "chờ đã — chúng ta đã đi đến đâu?"

SPADE khắc phục điều đó. Đây là một khung đơn giản (được phổ biến bởi Gokul Rajaram, người đã sử dụng nó tại Google, Facebook và Square) cho các quyết định nhóm thực sự bền vững. Năm chữ cái, năm bước.

(Chúng tôi đã gặp nó một cách ngắn gọn khi chúng tôi chạy qua các khung đơn giản giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn — đây là phiên bản đầy đủ.)

S — Cài đặt

Định hình quyết định một cách chính xác: chúng ta đang quyết định cái gì, khi nào, và tại sao bây giờ?

Hầu hết các quyết định sai lầm đều mơ hồ từ gốc rễ — mọi người tranh luận mà không hiểu nhau vì họ đang lặng lẽ trả lời những câu hỏi khác nhau. Xác định rõ bối cảnh và một nửa sự nhầm lẫn sẽ biến mất trước khi nó bắt đầu.

P — Con người

Nói tên các vai trò, to lên:

• ✓Người Quyết Định — một người sở hữu quyết định. Không phải ủy ban. Một.
• ✓Được tư vấn — những người có ý kiến thực sự định hình nó.
• ✓Được thông báo — những người chỉ cần biết kết quả.

Đây là bước mà các đội thường bỏ qua, và nó là bước quan trọng nhất. Khi không ai biết ai là người quyết định, quyết định sẽ thuộc về người nào ồn ào nhất hoặc có thâm niên nhất — và mọi người khác sẽ lặng lẽ rút lui. Việc chỉ định người quyết định sẽ chấm dứt cuộc thi về sự phổ biến.

Nếu bạn muốn phiên bản dài của bức thư này, nó là toàn bộ chủ đề của hướng dẫn khung quyền quyết định — RAPID, RACI, DACI và SPADE bên cạnh nhau, tất cả đều trả lời cùng một câu hỏi bằng các chữ cái khác nhau.

A — Các lựa chọn

Liệt kê các lựa chọn thực — ít nhất một vài lựa chọn chân thật, không chỉ một lựa chọn yêu thích được bao quanh bởi hai lập luận giả.

Các lựa chọn tốt là rõ ràng và hợp lý. Nếu mọi lựa chọn ngoại trừ một lựa chọn rõ ràng đều tồi tệ, bạn đã không đưa ra cho đội một quyết định — bạn đã cho họ một con dấu cao su.

D — Quyết định

Bây giờ hãy thực sự quyết định. Trước tiên hãy thu thập ý kiến — một vòng viết, thậm chí một cuộc bỏ phiếu ẩn danh, tốt hơn một cuộc tranh luận tự do trực tiếp nơi tiếng nói đầu tiên neo mọi người lại. Sau đó, người quyết định sẽ đưa ra quyết định.

Điều quan trọng là có một khoảnh khắc. "Chúng tôi đã đồng ý một cách nào đó" là cách mà các quyết định chết. Ai đó nắm quyền quyết định và nói rõ ràng.

E — Giải thích

Thông báo quyết định và lý do đến tất cả những người bị ảnh hưởng.

Đây là điều ngăn cản việc tái xét xử vào tuần tới. "Đây là những gì chúng tôi đã quyết định, đây là lý do, đây là những gì chúng tôi đã xem xét và từ chối" — được ghi lại, rõ ràng. Mọi người chấp nhận những quyết định mà họ không đồng ý dễ dàng hơn nhiều khi họ có thể thấy rằng lý do là hợp lý.

Được ghi lại và có thể nhìn thấy, được giữ ở nơi bất kỳ ai cũng có thể quay lại sau này, chính là một dấu vết kiểm toán quyết định.

Tại sao nó hoạt động

Hãy xem SPADE thực sự làm gì: nó làm cho toàn bộ quá trình trở nên rõ ràng và dễ thấy — những gì đang được quyết định, ai là người quyết định, các lựa chọn thực sự là gì, khi nào cuộc gọi diễn ra, và tại sao.

Đó là nguyên tắc giống nhau trong mọi quyết định nhóm tốt: cấu trúc vượt trội hơn cảm xúc, và lý lẽ rõ ràng cho phép lập luận tốt nhất chiến thắng thay vì tiếng nói lớn nhất. SPADE chỉ là một cách sạch sẽ, dễ nhớ để cài đặt nó.

Bạn không cần nó cho mọi lựa chọn — hãy dành nó cho những quyết định đủ lớn mà "chờ đã, chúng ta đã quyết định gì?" sẽ tốn kém. Đối với những quyết định đó, nó là sự khác biệt giữa một đội ngũ quyết định một lần và một đội ngũ tranh cãi mãi mãi.

Hãy nghĩ về một quyết định của nhóm đã đi sai hướng gần đây. Chữ cái nào trong từ SPADE đã thiếu — không rõ ai đã quyết định (P)? lựa chọn giả (A)? không có thời điểm quyết định thực sự (D)?

Phản hồi và chẩn đoán một cái. Hầu như luôn là thiếu một chữ cái.