Amazon imekataza PowerPoint. Google ina sheria ya kumbukumbu. Kampuni yako inafanya nini?

Mnamo Januari 21, 2003, wakati shuttle Columbia ilikuwa bado katika obiti, wahandisi walitoa muhtasari kwa wasimamizi wa NASA kuhusu mgomo wa povu ambao mbawa yake ilipata wakati wa uzinduzi. Uchambuzi ulikuwa halisi; muundo ulikuwa kwenye slaidi ya PowerPoint iliyojaa alama za ndani na vifupisho kiasi kwamba ugunduzi wake wa kutisha haukuonekana karibu. Bodi ya uchunguzi baadaye ilireproduce slaidi hiyo katika ripoti yake na ikasema kwamba ilikuwa rahisi kuelewa jinsi meneja mwandamizi angeweza kuisoma na kutokujua kwamba inahusiana na hali inayoweza kuhatarisha maisha — kisha ikatoa sentensi ambayo ilifanya programu ya uwasilishaji kuwa sehemu ya rekodi ya ajali: Bodi inaona matumizi ya kawaida ya slaidi za muhtasari za PowerPoint badala ya karatasi za kiufundi kama mfano wa mbinu zenye matatizo za mawasiliano ya kiufundi katika NASA.

Miezi kumi na saba baadaye — Juni 9, 2004, saa 12:02 jioni — Jeff Bezos alituma barua pepe kwa timu ya juu ya Amazon yenye kichwa No powerpoint presentations from now on at steam. Sababu aliyotoa haikuwa na uhusiano wowote na NASA na ilikuwa na uhusiano wote na utambuzi uleule: muundo wa hadithi wa memo nzuri, aliandika, unalazimisha fikra bora na uelewa bora wa kile kilicho muhimu zaidi kuliko kingine, na jinsi mambo yanavyohusiana — na aliongeza kwamba alama za risasi katika Word, zingekuwa mbaya sawa. Miaka baadaye aliiita marufuku hiyo kuwa labda jambo la busara zaidi tulilofanya.

Sasa angalia kalenda yako mwenyewe. Ni mkutano mingapi ya wiki hii itaanza na mtu akionyesha slaidi ambazo chumba kinaziona kwa mara ya kwanza — mtangazaji akiwa na masaa ya maandalizi, waamuzi wakiwa na sekunde chache kwa kila nukta? Kichwa hiki kinashughulikia kile ambacho Amazon hufanya badala yake, muundo sawa uliofanywa kwa uhuru katika Google, Bridgewater na McKinsey, nambari za kweli kuhusu gharama za mikutano, na toleo la hatua nne ambalo timu yoyote inaweza kutekeleza katika robo ijayo.

Mambo ambayo Slides hufanya kwa Maamuzi

Anza na huzuni iliyopimwa. Katika utafiti uliofanywa na Harvard Business Review wa Stop the Meeting Madness (Perlow, Hadley & Eun, 2017), kati ya wasimamizi wakuu 182 kutoka sekta mbalimbali, 65% walisema mikutano inawazuia kumaliza kazi zao wenyewe na 71% walitaja mikutano kama isiyo na tija na isiyo na ufanisi. Nambari hizo zinaelezea mkutano kama taasisi; slaidi inafafanua sehemu ya mfumo huo.

Deck inaunda asimetria ya taarifa kwa makusudi: mtangazaji alitumia masaa kupanga vifaa; chumba kinakutana nayo baridi, kwa wakati halisi, huku pia kikijaribu kusikiliza. Na muundo unakidhi mantiki dhaifu — slide inayoandika kuboresha kuridhika → kuongeza NPS → kuzindua mpango wa uaminifu inaonekana kama mnyororo wa sababu wakati ina hoja tatu zisizochunguzwa. Insha ya Edward Tufte The Cognitive Style of PowerPoint (2003) ilifanya kesi ya kikanuni — ufinyu wa muundo unalainisha umuhimu wa uhusiano na kuficha mantiki ya kuunganisha — na ugunduzi wa bodi ya Columbia ulitoa kesi hiyo maonyesho yake ya kutisha zaidi. Barua pepe ya Bezos ya mwaka 2004 ni ukosoaji sawa katika mstari mmoja: mawasilisho yanatoa ruhusa ya kupuuzia mawazo, kulainisha hisia yoyote ya umuhimu wa uhusiano, na kupuuza uhusiano wa mawazo.

Njia ya Amazon: Hadithi Pamoja na Ukumbi wa Masomo

Mbadala wa Amazon una sehemu mbili, na ya pili ni muhimu kama ya kwanza. Karatasi sita: hati ya hadithi, sentensi kamili na aya, hakuna alama za risasi, ikielezea muktadha, pendekezo, matokeo yanayotarajiwa, na hatari. Na ukumbi wa masomo: kila mkutano unaojengwa juu ya hati huanza kwa kusoma kimya — kila mtu, ikiwa ni pamoja na mtu mwenye cheo cha juu zaidi katika chumba, anasoma hati hiyo hiyo kabla ya mtu yeyote kuzungumza. Bezos alielezea desturi hiyo hadharani katika Mkutano wa Uongozi mwaka 2018; barua yake ya wanahisa ya mwaka 2017 iliongeza kiwango cha ubora: hati nzuri zinaandikwa na kuandikwa tena, zinashirikiwa na wenzake, zinawekwa kando na kuhaririwa tena — haiwezekani kukamilika ndani ya siku moja au mbili. Falsafa ya maamuzi ambayo desturi hiyo inahudumia — maamuzi mazuri matatu kwa siku, na mgawanyiko wa Aina-1 / Aina-2 unaamua ni yapi yanayostahili hati kabisa — ime elezwa kwa maneno yake mwenyewe hapa.

Muundo unatatua matatizo matatu kwa wakati mmoja. Ulinganifu wa taarifa: majadiliano yanaanza baada ya kila mtu kufahamu mantiki sawa, hivyo mikutano huanza ambapo watu walio na taarifa wanakubaliana badala ya kwenye mkutano wa awali. Ukali wa mwandishi: maandiko hayawezi kuficha pengo la mantiki kama risasi inavyoweza — mwandishi anagundua shimo hilo wakati wa kuandika, kabla ya chumba kujua. Na kudumu: kumbukumbu ni rekodi ya uamuzi, si zawadi yake — mantiki inabaki, inapatikana, ambayo ndiyo inafanya kuwa kumbukumbu ya maamuzi badala ya tamasha. Anatomy ya kina ya karatasi sita — na ukosoaji mzito wa upatikanaji ambao imepata — inapata kipande chake cha pamoja: Karatasi ya Sita ya Amazon Ina Tatizo.

Mabadiliko Yanayokaribia: Makampuni Nne, Kanuni Moja

Lakini je, kuandika hakutatuchelewesha?

Pingamizi linaandika lenyewe: kumbukumbu inachukua siku; deck inachukua jioni; hatuna muda. Mfumo wa uendeshaji wa Bezos mwenyewe ndio jibu safi zaidi, kwa sababu mtu aliyeweka sheria ya kuandika pia aliweka sheria za kasi — maamuzi mengi yanapaswa kufanywa na takriban 70% ya taarifa unayotamani ungekuwa nayo, na wakati makubaliano yanashindwa, pingana na kujitolea. Nidhamu ya kumbukumbu inasimamia jinsi mantiki inavyowasilishwa, si jinsi muda wa kufanya maamuzi unavyotumika; Amazon ilipanga ukali wa juu katika hatua ya uwasilishaji na uvumilivu wa makusudi kila mahali pengine.

Triage kutoka kwenye kitabu cha maamuzi ya kuridhisha kinakamilisha jibu: matibabu ya kuandika kwanza ni kwa ajili ya maamuzi yenye matokeo, yanayopingana, magumu kubadilisha — milango ya upande mmoja — si kwa kila sasisho la hali. Na kumbuka kile ambacho muda wa kuandika unununua: masaa ambayo mwandishi anatumia ni masaa ambayo chumba chenye watu kumi hakitumia kupewa taarifa, ndiyo maana biashara inapata faida katika mkutano wowote ambao muda wa washiriki wake ni muhimu. Mkutano ambao ungeweza kufanywa kwa njia isiyo ya moja kwa moja labda ungepaswa kuwa hivyo.

Utekelezaji kwa Kampuni ya Aina Yoyote

Mahali ambapo Argumentree inafaa

Kanuni ya kuandika kwanza, ikichukuliwa kwa uzito, inamalizika katika muundo — ambao ni hasa kile maneno ya Bezos yanavyoelezea: nini muhimu zaidi kuliko nini, na jinsi mambo yanavyohusiana. Mti wa hoja ni huo muundo ulio wazi. Pendekezo ni mzizi; hoja za upande mmoja na mwingine ni vozuri zinazoweza kuonekana zikiwa na ushahidi umeambatanishwa; viwango vinaonyesha wapi kundi halisi lilipo; na kitu chote ni rekodi ya kudumu, inayoweza kutafutwa ambayo kumbukumbu ilijaribu kila wakati kuwa.

Inatoa pia asimetria za kumbukumbu: wachangiaji huongeza na kushambulia hoja kwa wakati tofauti kabla ya mkutano, mjadala huanzia kwenye muundo wa pamoja badala ya mzigo wa kusoma wa pamoja, na mantiki ya mtu yeyote haikwami kwenye deck inayotoweka wakati projector inazima.

Sheria Iliyoko Nyuma ya Sheria

Marufuku ya Amazon, hati za Google, rekodi za Bridgewater na piramidi za McKinsey ni sheria moja inayovaa mavazi manne: fikiria inatolewa nje katika mfumo ulio na muundo, unaoweza kuchunguzwa kabla ya kikao kuanza. Bodi ya Columbia ilionyesha ni nini gharama za kinyume katika kiwango cha juu; nambari za HBR zinaonyesha ni kiasi gani kinagharimu kila wiki ya kawaida.

Huhitaji ukubwa wa Amazon ili kupitisha sheria hiyo — unahitaji mkutano mmoja, muhtasari mmoja, na nidhamu ya kusoma kabla ya kujadili. Slides hazikuwa tatizo, hasa. Tatizo lilikuwa kuruhusu uwasilishaji kuchukua nafasi ya mantiki. Rekebisha hilo, na mkutano unajirekebisha mwenyewe.