Amazon Melarang PowerPoint. Google Mempunyai Peraturan Memo. Apa yang Dilakukan Oleh Syarikat Anda?

Pada 21 Januari 2003, semasa pesawat ulang alik Columbia masih dalam orbit, jurutera memberi taklimat kepada pengurus NASA mengenai serangan buih yang diterima sayapnya semasa pelancaran. Analisis itu adalah nyata; formatnya adalah slaid PowerPoint yang dipenuhi dengan peluru bersarang dan singkatan sehingga penemuan yang paling membimbangkan hampir tidak dapat dilihat. Lembaga penyiasat kemudiannya menghasilkan semula slaid itu dalam laporannya dan menyatakan bahawa adalah mudah untuk memahami bagaimana seorang pengurus kanan mungkin membacanya dan tidak menyedari ia merujuk kepada situasi yang mengancam nyawa — kemudian mengeluarkan ayat yang menjadikan perisian pembentangan sebahagian daripada rekod kemalangan: Lembaga menganggap penggunaan slaid taklimat PowerPoint yang berleluasa sebagai ganti kertas teknikal sebagai satu ilustrasi tentang kaedah komunikasi teknikal yang bermasalah di NASA.

Tujuh belas bulan kemudian — 9 Jun 2004, 6:02 PM — Jeff Bezos menghantar emel kepada pasukan senior Amazon dengan tajuk No powerpoint presentations from now on at steam. Sebab yang dinyatakannya tidak ada kaitan dengan NASA dan semuanya berkaitan dengan diagnosis yang sama: struktur naratif memo yang baik, tulisnya, memaksa pemikiran yang lebih baik dan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang lebih penting daripada yang lain, dan bagaimana perkara-perkara itu berkaitan — dan titik peluru dalam Word, tambahnya, akan sama buruknya. Bertahun-tahun kemudian, dia menyebut larangan itu mungkin perkara paling bijak yang pernah kami lakukan.

Sekarang audit kalendar anda sendiri. Berapa banyak mesyuarat minggu ini yang akan dibuka dengan seseorang membentangkan slaid yang dilihat oleh bilik untuk pertama kalinya — pembentang dengan jam persediaan, para pengambil keputusan dengan beberapa saat bagi setiap poin? Artikel ini membincangkan apa yang sebenarnya dilakukan oleh Amazon, corak yang sama yang ditemui secara bebas di Google, Bridgewater dan McKinsey, angka yang jujur tentang kos mesyuarat, dan versi empat langkah yang boleh dijalankan oleh mana-mana pasukan pada suku berikutnya.

Apa yang Slide Lakukan kepada Keputusan

Mulakan dengan kesengsaraan yang diukur. Dalam tinjauan di belakang Stop the Meeting Madness oleh Harvard Business Review (Perlow, Hadley & Eun, 2017), daripada 182 pengurus kanan di pelbagai industri, 65% berkata mesyuarat menghalang mereka daripada menyelesaikan kerja mereka sendiri dan 71% menganggap mesyuarat tidak produktif dan tidak efisien. Nombor-nombor tersebut menggambarkan mesyuarat sebagai satu institusi; slaid dek menerangkan sebahagian daripada mekanismenya.

Sebuah dek mencipta asimetri maklumat secara reka bentuk: penyampai menghabiskan berjam-jam menyusun bahan; bilik menghadapinya secara sejuk, dalam masa nyata, sambil juga cuba mendengar. Dan format ini memuji pemikiran yang lemah — slaid yang membaca meningkatkan kepuasan → meningkatkan NPS → melancarkan program kesetiaan kelihatan seperti rantai sebab-akibat sementara mengandungi tiga hujah yang tidak diperiksa. Esej Edward Tufte The Cognitive Style of PowerPoint (2003) membuat kes yang kanonik — pemampatan format meratakan kepentingan relatif dan menyembunyikan pemikiran penghubung — dan penemuan lembaga Columbia memberikan kes itu pameran yang paling suram. E-mel Bezos pada tahun 2004 adalah kritikan yang sama dalam satu baris: pembentangan memberikan kebenaran untuk mengabaikan idea, meratakan sebarang rasa kepentingan relatif, dan mengabaikan saling kaitan idea.

Kaedah Amazon: Naratif Plus Dewan Belajar

Pengganti Amazon mempunyai dua bahagian, dan yang kedua sama pentingnya dengan yang pertama. Enam muka surat: satu memo naratif, ayat dan perenggan lengkap, tanpa titik peluru, yang menjelaskan konteks, cadangan, hasil yang dijangkakan, dan risiko. Dan dewan kajian: setiap mesyuarat yang dibina berdasarkan memo dibuka dengan bacaan senyap — semua orang, termasuk orang yang paling senior di dalam bilik, membaca dokumen yang sama sebelum sesiapa bercakap. Bezos menerangkan ritual ini secara terbuka di Forum Kepimpinan pada tahun 2018; surat pemegang sahamnya pada tahun 2017 menambah bar kualiti: memo yang hebat ditulis dan ditulis semula, dikongsi dengan rakan sekerja, diketepikan dan disunting semula — ia tidak boleh disiapkan dalam sehari atau dua. Falsafah keputusan yang dihidupkan oleh ritual ini — tiga keputusan baik sehari, dan pembahagian Jenis-1 / Jenis-2 yang menentukan yang mana yang layak mendapat memo — dinyatakan dalam kata-katanya sendiri di sini.

Reka bentuk ini menyelesaikan tiga masalah sekaligus. Simetri maklumat: perbincangan bermula selepas semua orang telah menyerap alasan yang sama, jadi mesyuarat bermula di mana orang yang berpengetahuan tidak bersetuju dan bukannya di taklimat latar belakang. Ketelitian pengarang: prosa tidak dapat menyembunyikan jurang logik seperti peluru — pengarang menemui lubang itu semasa menulis, sebelum bilik itu melakukannya. Dan ketekalan: memo adalah rekod keputusan, bukan cenderamata daripadanya — alasan itu kekal, boleh dicari, yang menjadikannya dokumentasi keputusan dan bukannya teater. Anatomi yang lebih mendalam tentang enam muka surat — dan kritikan aksesibiliti serius yang telah diperolehnya — mendapat karya pendampingnya sendiri: Enam Muka Surat Amazon Mempunyai Masalah.

Evolusi Konvergen: Empat Syarikat, Satu Prinsip

Tapi Bukankah Menulis Akan Melambatkan Kita?

Bantahan itu menulis dirinya sendiri: sebuah memo mengambil masa berhari-hari; sebuah dek mengambil masa satu malam; kami tidak mempunyai masa. Sistem operasi Bezos sendiri adalah jawapan yang paling jelas, kerana lelaki yang mengenakan peraturan penulisan juga mengenakan peraturan kelajuan — kebanyakan keputusan harus dibuat dengan kira-kira 70% maklumat yang anda harap anda miliki, dan apabila konsensus gagal, tidak setuju dan komited. Disiplin memo mengawal bagaimana alasan dipersembahkan, bukan berapa lama keputusan diambil; Amazon menggabungkan ketelitian maksimum pada titik persembahan dengan ketidaksabaran yang sengaja di mana-mana sahaja.

Triage dari buku panduan satisficing melengkapkan jawapan: rawatan yang ditulis terlebih dahulu adalah untuk keputusan yang berkesan, dipertikaikan, dan sukar untuk dibalikkan — pintu sehala — bukan untuk setiap kemas kini status. Dan perhatikan apa yang sebenarnya dibeli oleh masa menulis: jam yang dihabiskan oleh penulis adalah jam yang tidak dihabiskan oleh bilik sepuluh orang untuk diberi taklimat, itulah sebabnya perdagangan ini memberikan keuntungan positif pada mana-mana mesyuarat yang masa kehadirannya penting. Sebuah mesyuarat yang sepatutnya boleh diserap secara asinkron mungkin sepatutnya.

Pelaksanaan untuk Syarikat Saiz Apa Pun

Di Mana Argumentree Sesuai

Prinsip ditulis dahulu, jika diambil serius, berakhir dalam struktur — yang tepat menggambarkan kata-kata Bezos sendiri: apa yang lebih penting daripada apa, dan bagaimana perkara-perkara itu berkaitan. Pokok hujah adalah struktur yang dinyatakan secara jelas. Cadangan adalah akar; hujah-hujah untuk dan menentang adalah nod yang jelas dengan bukti yang dilampirkan; penilaian menunjukkan di mana kumpulan sebenarnya berdiri; dan keseluruhan objek adalah rekod kekal yang boleh dicari yang memo sentiasa berusaha untuk menjadi.

Ia juga menghapuskan asimetri memo: penyumbang menambah dan menyerang hujah secara tidak serentak sebelum mesyuarat, perbincangan bermula dari struktur yang dikongsi dan bukannya beban bacaan yang dikongsi, dan tiada alasan sesiapa yang terperangkap dalam dek yang hilang apabila projektor dimatikan.

Peraturan di Sebalik Peraturan

Larangan Amazon, dokumen Google, rakaman Bridgewater dan piramid McKinsey adalah satu peraturan yang memakai empat uniform: pemikiran dieksternalisasikan dalam bentuk yang terstruktur dan boleh diperiksa sebelum mesyuarat diadakan. Lembaga Columbia menunjukkan apa kos yang bertentangan pada tahap ekstrem; angka HBR menunjukkan apa kosnya setiap minggu biasa.

Anda tidak memerlukan skala Amazon untuk mengamalkan peraturan itu — anda memerlukan satu mesyuarat, satu ringkasan, dan disiplin untuk membaca sebelum anda berdebat. Slaid bukanlah masalahnya, sebenarnya. Masalahnya adalah membiarkan pembentangan menggantikan alasan. Betulkan itu, dan mesyuarat akan memperbaiki dirinya sendiri.