Prinsip Piramid Minto: Kesimpulan Pertama

TL;DR

Barbara Minto membina ini di McKinsey antara 1963 dan 1973 dan menerbitkannya pada 1985; firma itu masih mengajarnya. Disiplin ini sebenarnya bukan tentang menulis. Untuk meletakkan kesimpulan terlebih dahulu, anda mesti tahu apa itu dan bagaimana ia disokong sebelum anda mula — itulah sebabnya kaedah ini juga berfungsi sebagai ujian sama ada anda benar-benar telah selesai berfikir.

•Kesimpulan dahulu. Satu titik utama di atas, hujah-hujah utama di bawahnya, bukti di bawah itu — terbalik daripada cara kebanyakan orang menulis.
•Tiga peraturan menjadikannya berkesan: setiap idea merangkumkan idea-idea di bawahnya, idea-idea dalam satu kumpulan adalah jenis yang sama, dan mereka berada dalam susunan yang sengaja.
•Pengenalan adalah SCQ — Situasi, Komplikasi, Soalan — jadi jawapan anda menjawab soalan yang sudah ditanyakan oleh pembaca. Nama Minto sendiri untuknya adalah Rangka Kerja SCQ, bukan SCQA yang sering disebut dalam ringkasan.
•Ia tidak universal. Tiada cadangan lagi, berita buruk yang memerlukan konteks, atau audiens yang perlu diambil peduli terlebih dahulu — semua adalah alasan untuk menyusun dengan cara yang berbeza.

Apa itu Prinsip Piramid

Anda telah menghadiri pembentangan ini. Dua puluh minit latar belakang, metodologi dan konteks, dibina dengan teliti menuju kepada satu cadangan yang muncul pada slaid kedua terakhir — pada ketika itu dua orang sedang menggunakan emel dan orang yang penting sudah pun membuat keputusan. Semua maklumat ada di situ. Struktur menyembunyikannya.

Penyelesaian Minto adalah satu ayat, dan ia adalah miliknya: pemikiran anda akan mudah difahami oleh pembaca jika anda menyampaikan idea-idea yang teratur seperti piramid di bawah satu titik tunggal. Satu kesimpulan utama terletak di atas. Di bawahnya, sekumpulan hujah yang menyokongnya. Di bawah setiap hujah tersebut, bukti. Pembaca menemui jawapan dengan segera dan kemudian turun hanya sejauh yang diperlukan oleh skeptisisme mereka.

Dia mengembangkannya di dalam McKinsey — diambil bekerja di Cleveland pada tahun 1963 sebagai MBA wanita pertama firma itu, berpindah ke London pada tahun 1966, meninggalkan pada tahun 1973 — dan menerbitkan The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking pada tahun 1985, diperluas pada tahun 1996 sebagai The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking and Problem Solving. Dia juga merupakan penulis MECE, ujian yang saling eksklusif dan kolektif yang menentukan sama ada sekumpulan hujah adalah kumpulan yang sah. Kedua-duanya terus bertahan selepasnya: firma itu masih mengajar piramid kepada pekerja baru, dan kebanyakan pesaingnya juga mengajar beberapa versi daripadanya.

Bila untuk menggunakannya — dan bila tidak

Prinsip Piramid adalah format untuk menyampaikan keputusan. Itu menjadikannya cemerlang dalam satu set situasi yang sempit dan secara aktif salah dalam beberapa situasi lain, yang sering diabaikan oleh ringkasan popular.

✓Gunakan ia apabila anda mempunyai cadangan. Memo keputusan, cadangan, kertas lembaga, jawapan kes — apa sahaja yang tujuannya adalah untuk mendapatkan jawapan tertentu diterima atau ditolak.
✓Gunakan ia apabila penonton terhad masa dan senior. Orang yang akan berhenti membaca sebaik sahaja mereka mendapat apa yang mereka perlukan adalah tepat orang yang struktur ini dibina untuk.
✓Jangan gunakan ia apabila anda belum mempunyai sebarang cadangan. Sebuah piramid tanpa apa-apa di puncaknya adalah tempat pembuangan fakta yang berpakaian sut. Penemuan sementara memerlukan bentuk yang berbeza.
✓Jangan gunakan ia apabila berita buruk memerlukan konteksnya terlebih dahulu. Memulakan dengan keputusan mengenai kegagalan mengundang penonton untuk mencabar keputusan tersebut daripada memahami puncanya.
✓Jangan gunakan ia apabila penonton perlu dibawa untuk peduli. Kesimpulan pertama mengandaikan pembaca sudah mahu jawapannya. Jika mereka belum tahu bahawa mereka mempunyai masalah, anda memerlukan naratif yang membina satu.

Pengecualian tersebut kini membawa lebih banyak berat berbanding sebelum ini. Brent Dykes, yang bekerja dalam penceritaan data, berpendapat bahawa Prinsip Piramid dibina untuk kecekapan eksekutif dan bukannya untuk memujuk, dan di dalamnya jawapannya jelas dan wawasan itu tersirat — tersedia untuk sesiapa yang mencarinya tetapi tidak pernah muncul sebagai titik utama. Dia mengakui apa yang sebenarnya baik dalam hal ini: mengatur maklumat supaya ia dapat diambil dengan cepat dan cekap. Itulah sempadan yang jujur. Ia adalah format untuk memaklumkan kepada pembuat keputusan, bukan untuk mengubah fikiran yang belum berada di dalam bilik. Tiga peraturan di bawah adalah apa yang memisahkan piramid sebenar daripada senarai dengan tajuk:

✓Setiap idea merangkumkan idea-idea yang dikelompokkan di bawahnya. Jika titik di atas tidak sama dengan jumlah titik-titik di bawah, strukturnya adalah hiasan.
✓Idea dalam satu kumpulan adalah jenis yang sama secara logik. Tiga sebab dan satu cadangan bukanlah satu kumpulan. Ini adalah ujian MECE yang menjalankan fungsinya.
✓Idea dalam kumpulan adalah dalam susunan yang sengaja. Secara kronologi, struktur, atau mengikut kepentingan — tetapi dipilih, dan susunan yang sama dikekalkan di mana sahaja kumpulan itu muncul semula.

Langkah demi langkah, dengan contoh yang telah diselesaikan

Ambil keputusan yang sebenar: sama ada untuk membina integrasi pengebilan secara dalaman atau membelinya. Piramid dibina dari atas ke bawah, tetapi ia ditemui dari bawah ke atas — yang merupakan bahagian yang paling ramai orang abaikan.

1Tuliskan pengenalan SCQ terlebih dahulu. Situasi: kami memproses pengebilan melalui integrasi vendor yang dibina pada tahun 2021. Komplikasi: vendor tersebut akan menghentikan API dalam sembilan bulan. Soalan: adakah kami membina semula di dalam rumah atau beralih kepada vendor baru? Nama Minto untuk ini adalah Kerangka SCQ — Situasi, Komplikasi, Soalan. A yang kebanyakan ringkasan tambahkan adalah piramid anda; ia bukan sebahagian daripada pengenalannya.
2Jawab soalan dalam satu ayat. Pindah ke vendor baru. Ayat itu adalah puncaknya. Jika anda belum dapat menulisnya, berhenti — anda belum bersedia untuk menulis, dan piramid baru sahaja memberitahu anda begitu.
3Kumpulkan hujah-hujah yang menyokongnya. Kos selama lima tahun, masa untuk berpindah, dan kapasiti kejuruteraan yang akan digunakan untuk membina semula. Tiga hujah yang sama: sebab pilihan ini menang.
4Gunakan MECE untuk kumpulan tersebut. Adakah ketiga-tiganya bertindih? Adakah terdapat sesuatu yang menentukan di luar mereka — kunci vendor, kediaman data? Pertindihan menjadikan hujah terasa berulang; jurang adalah tempat di mana bantahan yang tidak anda sediakan datang.
5Letakkan bukti di bawah setiap hujah. Model lima tahun di bawah kos, anggaran migrasi di bawah masa, peta jalan di bawah kapasiti. Tiada yang terapung: setiap nombor menjawab kepada hujah di atasnya.
6Baca terbalik sebagai ujian soalan. Setiap titik harus menimbulkan soalan yang tepat yang dijawab oleh titik-titik di bawahnya. Di mana ia tidak, anda telah menemui anak tangga yang rosak — dan ia sentiasa lebih murah untuk menemuinya di sini daripada di mesyuarat.

Piramid sebagai pokok hujah

Baca semula peraturan dan bentuknya adalah biasa: satu tuntutan, disokong oleh sekumpulan kecil hujah, masing-masing disokong oleh bukti, dengan ujian untuk menentukan sama ada kumpulan itu sah. Itulah pokok hujah yang dilukis di atas kertas — yang merupakan sebab mengapa kaedah ini telah bertahan selama empat puluh tahun dan di mana versi kertasnya berakhir.

✓Sebuah piramid tiada tempat untuk meletakkan bantahan. Struktur ini memegang hujah sokongan; hujah balas yang hampir mengubah cadangan hidup dalam thread komen, atau dalam ingatan seseorang, atau tidak di mana-mana.
✓Ia ditulis, bukan dibincangkan. Seseorang membinanya dan mempersembahkannya. Perselisihan berlaku selepas itu, terhadap artefak yang telah siap, dan tidak meninggalkan jejak di dalamnya.
✓Ia adalah satu tangkapan layar. Dokumen yang ditulis pada bulan Mac tidak dapat menunjukkan argumen mana yang bertahan pada bulan April. Apabila soalan dibuka semula, piramid memberitahu anda apa yang telah disimpulkan tetapi tidak apa yang telah menahan pemeriksaan.

Versi satu ayat

Prinsip Piramid menjadikan alasan dalam bentuk yang boleh diserang oleh pembaca; pokok hujah menyimpan serangan tersebut. Disiplin yang sama, satu dibawa oleh penulis dan satu lagi dibawa oleh struktur — lihat jejak audit keputusan untuk apa yang anda dapat sebelas bulan kemudian.

Prinsip Piramid vs alternatifnya

Jika soalan anda adalah…	Capai untuk	Mengapa tidak piramid
Bagaimana saya menyusun cadangan untuk eksekutif?	Prinsip Piramid	Ini adalah tepat tugasnya.
Bagaimana saya boleh mendapatkan sekumpulan orang untuk berfikir bersama, bukan sekadar menerima keputusan?	Enam Topi Pemikiran	Piramid ini ditulis oleh seorang individu dan disampaikan; ia tidak mempunyai mod kumpulan.
Bagaimana saya merekod apa yang telah diputuskan dan mengapa, supaya ia kekal?	Rekod keputusan	Sebuah piramid berpendapat untuk satu pilihan; ia bukan rekod yang boleh ditanya tentang satu pilihan.
Bagaimana saya membandingkan pilihan berdasarkan kriteria yang diberi berat?	Analisis pokok keputusan	Piramid itu menyampaikan satu kesimpulan; ia tidak mengira satu.
Bagaimana saya memastikan mesyuarat itu sendiri menghasilkan pemikiran?	Bacaan pra-tulis	Pelengkap, bukan alternatif — enam muka surat Amazon adalah piramid yang dibaca orang di dalam bilik

Soalan Lazim

Apakah Prinsip Piramid dalam satu ayat?

Nyatakan kesimpulan anda terlebih dahulu, kemudian hujah utama yang menyokongnya, dan seterusnya bukti di bawah setiap satu — supaya pembaca mendapat jawapan dengan segera dan hanya menyelami sejauh mana skeptisisme mereka memerlukan. Formulasi Barbara Minto sendiri adalah bahawa berfikir adalah mudah difahami apabila idea-idea diatur sebagai piramid di bawah satu titik tunggal.

Adakah ia SCQA atau SCQ?

Bahan Minto sendiri menyebutnya sebagai Rangka Kerja SCQ — Situasi, Komplikasi, Soalan. A untuk Jawapan yang biasanya ditambah dalam ringkasan sekunder bukanlah sebahagian daripada pengenalan beliau; jawapan adalah puncak piramid yang dipimpin oleh pengenalan tersebut. Kedua-dua penggunaan adalah biasa dalam amalan, tetapi SCQ adalah yang boleh dijejaki kepada sumbernya.

Siapa Barbara Minto?

Seorang perunding Amerika yang mengambil MBA Harvard pada tahun 1963 sebagai salah satu daripada hanya lapan wanita dalam kelas yang terdiri daripada 600 orang, telah diambil bekerja pada tahun yang sama sebagai MBA wanita pertama McKinsey, bekerja di Cleveland dan kemudian di London sehingga tahun 1973, dan menerbitkan The Pyramid Principle pada tahun 1985. Dia juga mencipta MECE — mutually exclusive, collectively exhaustive.

Adakah terdapat bukti bahawa memulakan dengan kesimpulan sebenarnya berkesan?

Bukan untuk Prinsip Piramid secara khusus — tiada ujian terkawal mengenai kaedah Minto. Bukti yang paling hampir dan ketat adalah bersebelahan: Kajian Garner dan Alley pada tahun 2013 terhadap 110 pelajar kejuruteraan mendapati bahawa slaid yang dibina berdasarkan tajuk pernyataan yang disokong oleh bukti visual menghasilkan pemahaman yang lebih baik, kurang salah faham, beban kognitif yang dirasakan lebih rendah dan ingatan tertangguh yang lebih kuat berbanding slaid bertajuk topik konvensional. Itu menyokong tuntutan sempit bahawa meletakkan pernyataan terlebih dahulu membantu pembaca, bukan tuntutan yang lebih luas bahawa keseluruhan rangka kerja telah disahkan.

Bilakah saya tidak seharusnya menggunakan Prinsip Piramid?

Empat kes. Apabila anda belum mempunyai sebarang cadangan dan sedang berkongsi penemuan sementara. Apabila berita buruk memerlukan konteks sebelum keputusan dibuat. Apabila penonton belum tahu mereka mempunyai masalah dan perlu dibawa untuk mengambil peduli terlebih dahulu. Dan apabila dokumen itu adalah bahan yang berdiri sendiri dan bukan sesuatu yang dibincangkan dalam bilik.

Bagaimana ia berbeza daripada hanya mempunyai ringkasan eksekutif yang baik?

Ringkasan eksekutif adalah satu bahagian; piramid adalah struktur keseluruhan dokumen, diterapkan secara rekursif. Setiap titik pada setiap tahap perlu merangkum apa yang berada di bawahnya, jadi disiplin ini berjalan hingga ke bawah dan tidak berhenti selepas halaman pertama.

Apa itu MECE dan bagaimana ia berkaitan?

MECE — saling eksklusif, secara kolektif menyeluruh — adalah ujian Minto untuk menentukan sama ada sekumpulan hujah adalah kumpulan yang sah: tiada pertindihan, tiada jurang. Ia menguatkuasakan peraturan kedua piramid. Hujah yang bertindih membuatkan kes terasa berulang; jurang adalah di mana bantahan yang tidak anda sediakan muncul.

Rangka kerja berkaitan

Enam Topi Berfikir

Protokol pemikiran selari De Bono untuk mesyuarat: enam mod, satu pada satu masa, supaya kritikan dan kreativiti tidak saling membatalkan.

Kekalkan alasan, bukan sekadar cadangan

Sebuah piramid menjadikan hujah anda dalam bentuk yang boleh diserang oleh orang. Sebuah pokok hujah menyimpan apa yang mereka katakan ketika mereka melakukannya — pilihan, bantahan dan alasan yang memutuskan, dalam rekod.

Mula Percubaan Percuma 14 Hari

Tiada kad kredit diperlukan

Prinsip Piramid Minto: Menstrukturkan Kesimpulan Argumen Terlebih Dahulu

Prinsip Piramid Minto