Cara Mendokumentasikan Keputusan Supaya Ia Betul-Betul Berkesan (dan Tidak Diperdebatkan Semula)

Sebelas bulan yang lalu, pasukan anda menghabiskan tiga mesyuarat untuk memilih antara membina integrasi secara dalaman dan membelinya. Orang-orang datang dengan persediaan. Seseorang membuat spreadsheet. Perbincangan itu benar-benar baik — kebimbangan dibangkitkan, pertukaran ditimbang, keputusan dibuat. Kemudian semua orang kembali bekerja.

Minggu ini, seorang ketua kejuruteraan baru telah menyertai, melihat integrasi, dan mengajukan soalan yang munasabah: "Kenapa kita tidak membina ini sendiri?" Dan jawapan yang jujur yang tersedia kepada sesiapa di dalam bilik adalah: tiada siapa yang ingat dengan tepat. Jadi soalan itu terbuka semula. Tiga mesyuarat akan berlaku lagi — dengan maklumat yang kurang daripada kali pertama, kerana orang yang membuat spreadsheet itu telah pergi pada bulan Mac.

Tiada apa-apa tentang cerita itu yang luar biasa, dan itulah masalahnya. Pasukan yang tidak akan pernah kehilangan tugas sentiasa kehilangan keputusan, kerana tugas mempunyai sistem dan keputusan mempunyai suasana. Pos ini adalah penyelesaian praktikal yang lengkap: apa yang perlu ditulis, tujuh bidang yang penting, rangka kerja yang berbaloi untuk dipinjam, dan tabiat yang menjadikan amalan ini berkesan.

Apa itu Rekod Keputusan — dan Apa yang Dibincangkan dalam Pos Ini

Rekod keputusan adalah dokumen ringkas dan terstruktur yang merakam satu keputusan penting: apa yang diputuskan, apa alternatif yang ada, mengapa pilihan ini dipilih, siapa yang membuat keputusan, dan bila anda akan menyemak sama ada ia berkesan. Ia ditulis apabila keputusan dibuat, bukan dibina semula kemudian, dan ia disimpan di tempat yang boleh dicari oleh seluruh pasukan.

Ia bukan minit mesyuarat — catatan kronologi tentang perbualan — dan ia bukan tugas. Perbezaan tersebut cukup penting sehingga masing-masing mempunyai posnya sendiri: minit mesyuarat vs. log keputusan merangkumi tahap dokumen, dan item tindakan vs. keputusan merangkumi tahap tugas. Pos ini adalah panduan yang kedua-duanya merujuk kembali.

Satu nota skop: keputusan yang signifikan. Tempat untuk mengadakan sesi luar tidak memerlukan rekod. Apa sahaja yang anda benci untuk dibincangkan semula dalam enam bulan — seni bina, vendor, harga, dasar, tahap pengambilan — memerlukan rekod. Ujian yang berguna: jika seorang rakan sekerja di masa depan boleh dengan munasabah bertanya "mengapa ia seperti ini?", keputusan itu layak.

Kos Sebenarnya Keputusan Tanpa Dokumen

Kos-kos ini adalah biasa, berulang, dan kebanyakannya tidak kelihatan kerana ia datang menyamar sebagai kerja biasa. Soalan-soalan yang telah diselesaikan dibangkitkan semula — perdebatan yang sama, dipentaskan semula, tanpa sesiapa yang memegang konteks. Pekerja baru mewarisi sistem yang bentuknya tidak dapat dijelaskan oleh sesiapa, jadi mereka sama ada belajar semula dengan merosakkan sesuatu atau mengarahkan setiap soalan kepada orang yang paling lama berkhidmat di dalam bilik. Dan apabila hasilnya tidak memuaskan, tiada cara untuk mengetahui sama ada penalaran itu buruk atau nasib yang buruk — yang bermaksud proses itu tidak pernah bertambah baik.

Terdapat juga satu sudut yang lebih tajam: tanggungjawab. Apabila satu keputusan hanya wujud dalam ingatan, sejarahnya akan ditulis semula oleh sesiapa yang menceritakannya — biasanya untuk kepentingan mereka sendiri. Rekod menjadikan alasan itu boleh diperiksa apabila ia penting, yang merupakan asas kepada jejak audit keputusan yang sebenar. Kami menulis satu artikel pendek sebagai pendamping mengenai kos pengumpulan itu sendiri: kos keputusan yang tidak didokumenkan.

Kerangka yang Sudah Ada — dan Jurang yang Mereka Tinggalkan

Anda tidak perlu mencipta amalan ini; beberapa rangka kerja yang serius menyentuhnya. Tetapi adalah berbaloi untuk memperhatikan apa yang sebenarnya dibahas oleh setiap satu, kerana yang paling popular menyelesaikan masalah yang berbeza daripada yang dibincangkan dalam pos ini.

Perhatikan coraknya: tiga daripada empat rangka kerja terkenal menetapkan peranan; hanya ADR yang menghasilkan rekod. Peranan dan rekod adalah separuh yang saling melengkapi — RAPID atau DACI memberitahu anda siapa yang mempunyai D; rekod mengekalkan apa yang D putuskan dan mengapa. Kebanyakan pasukan yang merasakan "kami mempunyai proses keputusan" telah mengadopsi rangka kerja peranan dan mengabaikan rekod sepenuhnya. Itulah jurang yang diisi oleh tujuh bidang di bawah. Satu rangka kerja melintasi garis, dan ia berbaloi untuk dinamakan kerana ia adalah perkara yang paling hampir dengan rekod yang dihasilkan oleh rangka kerja peranan: SPADE (Gokul Rajaram, digunakan di Google, Facebook dan Square) menambah Alternatif dan Jelaskan kepada peranan yang ditetapkan oleh yang lain — dua daripada tujuh bidang di bawah, ditangkap pada saat membuat keputusan dan bukannya selepas itu. Ia masih mengatur mengikut mesyuarat keputusan dan bukannya mengikut keputusan, jadi ia belum lagi menjadi log; tetapi pasukan yang sudah menjalankan SPADE adalah dua bidang dari satu. Versi ringkasnya adalah rangka kerja SPADE dalam lima huruf, dan keempat-empat rangka kerja peranan duduk berdampingan dalam panduan hak keputusan.

Apa yang Perlu Ditangkap: Tujuh Bidang

Ini adalah templat milik Argumentree — bukan standard luar, tetapi sintesis yang kami gunakan dan syorkan: disiplin rekod ADR, diperluas dengan dua perkara yang diperlukan oleh keputusan pasukan umum yang diperoleh secara percuma oleh keputusan seni bina (pemilik yang jelas, dan tarikh semakan). Ambil ia seperti sedia ada.

Rekod yang Anda Boleh Salin

Dalam amalan, tujuh bidang muat pada separuh halaman. Contoh yang telah diselesaikan, dipadatkan:

Itu adalah keseluruhan artifak. Sesiapa yang menyertai pasukan tahun depan membacanya dalam empat puluh saat dan tahu apa yang telah diputuskan, apa yang telah dicapai, berapa kosnya, dan bila ia akan kembali. Bandingkan itu dengan minit dari tiga mesyuarat.

Amalan yang Membuatnya Kekal

Templat tidak gagal; tabiat yang gagal. Empat amalan memisahkan pasukan yang log keputusan mereka hidup dari pasukan yang log mereka mati selepas minggu kedua:

Kesilapan Umum

Empat mod kegagalan menyumbang kepada kebanyakan log keputusan yang ditinggalkan:

Kami Agile — Bukankah Ini Hanya Beban Dokumentasi?

Versi yang paling kuat bagi bantahan ini layak dinyatakan dengan betul: dokumentasi mempunyai kos yang sebenar, kebanyakan dokumen tidak pernah dibaca, dan sebuah pasukan yang menghabiskan tenaganya menulis tentang kerja bukannya melakukannya telah menjadikan dirinya lebih lambat tanpa sebab. Pandangan Agile — perisian yang berfungsi lebih diutamakan berbanding dokumentasi yang menyeluruh — adalah satu pembetulan kepada penyakit yang sebenar.

Jawapannya adalah bahawa bantahan itu menyasarkan artefak yang salah. Nygard menulis ADR untuk pasukan agile, berdasarkan alasan ini: rekod itu setengah halaman, ditulis sekali, pada saat pengetahuan itu bebas — dan pembacanya bukanlah seorang juruaudit tetapi anda di masa depan, sebelas bulan dari sekarang, merenung pada integrasi dan tertanya-tanya mengapa. Asimetri kos adalah ekstrem: lima minit pada waktu keputusan berbanding tiga mesyuarat litigasi semula kemudian. Ini adalah dokumentasi yang jarang berlaku yang membayar dirinya sendiri dengan mengelakkan mesyuarat.

Amaran yang jujur: amalan ini gagal apabila ia dikenakan sebagai teater proses — medan yang diwajibkan yang tidak dipercayai oleh sesiapa, rekod yang ditulis untuk memenuhi kot cek. Ia berfungsi apabila pasukan telah merasai kesakitan yang ia cegah. Jika pasukan anda belum kehilangan sebarang keputusan lagi, mulakan dengan satu entri log untuk panggilan penting anda seterusnya dan biarkan momen "tunggu, kami telah menulis ini!" yang pertama menjual tabiat tersebut.

Bagaimana Argumentree Menghasilkan Keputusan Secara Automatik

Semua yang di atas berfungsi dengan halaman wiki. Sebab kami membina Argumentree adalah kerana bidang yang paling sukar untuk ditangkap secara manual adalah bidang 3 — argumen — kerana ia berlaku secara langsung, dalam perbincangan, dan menuliskannya selepas itu bermakna merumuskan dari ingatan. Dalam Argumentree, perbincangan itu sendiri terstruktur: soalan adalah jelas, pilihan dan argumen pro/con mereka membentuk satu pokok, dan penilaian menunjukkan argumen mana yang sebenarnya mempengaruhi keputusan.

Ini bermakna rekod keputusan bukanlah dokumen yang ditulis seseorang selepas mesyuarat — ia adalah struktur mesyuarat itu sendiri, yang dipelihara. Semua tujuh bidang muncul secara automatik: soalan, pilihan, hujah, keputusan, rasional (laluan hujah yang menang), pemilik, dan tarikh semakan. Tiada langkah transkripsi, tiada penyimpangan ingatan, dan keseluruhan alasan tetap boleh diperiksa untuk setiap pembaca di masa hadapan. Lihat ia dari awal hingga akhir dalam inteligens mesyuarat. Jika anda ingin mencuba format ini pada keputusan sebenar minggu ini, anda boleh mula secara percuma dan mendokumentasikan yang seterusnya semasa anda membuatnya.

Keputusan adalah Aset — Jika Anda Menjaganya

Perbezaan antara organisasi yang menjadi lebih pintar dan yang terus sibuk bukanlah kecerdasan — ia adalah ingatan. Tugas diselesaikan dan hilang; keputusan, disimpan bersama dengan alasan mereka, bertambah: preseden terbentuk, corak muncul, dan ulasan mengajar proses untuk memperbaiki dirinya sendiri.

Mulakan dengan lebih kecil daripada yang terasa serius. Keputusan penting seterusnya: lima minit, tujuh bidang, satu rumah yang boleh dicari, satu tarikh ulasan. Apabila ketua kejuruteraan baru bertanya "kenapa kita tidak membina ini sendiri?" — dan seseorang menjawab dengan bacaan empat puluh saat dan bukannya tiga mesyuarat — amalan itu akan membayar dirinya sendiri, secara kekal.