Cuộc họp này có thể đã là một email

Bạn tham gia cuộc gọi. Ai đó chia sẻ màn hình của họ và bắt đầu đọc các trang trình bày. Từng chữ. Từng chữ. Bốn mươi ba phút sau, không có quyết định nào được đưa ra, ba người đã lặng lẽ rời khỏi cuộc gọi, và bạn đang nghĩ đến suy nghĩ đã vang lên trong các văn phòng suốt một thập kỷ:

"Cuộc họp này có thể đã là một email."

Nó có trên cốc. Nó tràn ngập TikTok. Nó là bài hát không chính thức của người lao động tri thức hiện đại. Nhưng đây là điều mà hầu hết mọi người bỏ lỡ: nó không chỉ là một trò đùa. Nó là một chẩn đoán — và phương pháp chữa trị mà hầu hết mọi người tìm đến là sai lầm.

Các con số thật tàn nhẫn

Đây không phải là "một vài cuộc họp tồi tệ." Dữ liệu thực sự đáng lo ngại:

• ✕62% cuộc họp được lên lịch mà không có mục tiêu rõ ràng — Atlassian, Tình trạng của các Nhóm 2024, khảo sát 5.000 nhân viên tri thức.
• ✕77% công nhân thường xuyên tham gia các cuộc họp kết thúc bằng việc lên lịch cho một cuộc họp khác (khảo sát tương tự). Một phiên họp mà đầu ra duy nhất là một phiên họp khác không có câu hỏi nào trên bàn.
• ✕Khoảng 31% sự tham gia cuộc họp là không cần thiết — Steven Rogelberg với Otter.ai, 2022, 632 công nhân trong 20 ngành.

Và cái giá phải trả cho con người: gần một nửa số nhân viên thừa nhận đã đưa ra lý do để tránh các cuộc họp, và hầu hết đã tham gia một cuộc họp chỉ để "xuất hiện có sự tham gia." Khi một nửa đội ngũ của bạn đang cố gắng tránh các cuộc họp của bạn, đó không phải là vấn đề của con người. Đó là sự thất bại của hệ thống.

Bài phân tích chi tiết đầy đủ, với nguồn cho từng con số ở trên, có trên blog: Đây Có Thể Đã Là Một Email.

Tại sao chúng ta cứ tổ chức những cuộc họp không cần thiết?

Hiếm khi nào là ác ý hay lười biếng. Đó là một cơn bão hoàn hảo của những lý do rất con người:

• •FOMO — chúng ta coi việc có mặt trong phòng là điều quan trọng.
• •Hiệu ứng khẩn cấp giả — việc lên lịch một cuộc họp cảm thấy có hiệu quả, ngay cả khi nó không phải vậy.
• •Vấn đề HiPPO — Ý kiến của người được trả lương cao nhất chiếm ưu thế, vì vậy các cuộc họp trở thành sân khấu nơi mọi người thể hiện sự đồng thuận thay vì thử nghiệm ý tưởng.
• •Sợ hãi về hồ sơ viết — email tạo ra biên lai; các cuộc họp tạo ra khả năng phủ nhận hợp lý. "Tôi nghĩ chúng ta đã đồng thuận" dễ hơn là có lập trường của bạn bằng văn bản.

Cái cuối cùng đó là dấu hiệu. Nhiều cuộc họp tồn tại chính xác vì không ai muốn quyết định — và lý do của nó — được xác định rõ ràng.

Và vấn đề HiPPO không chỉ xuất hiện trong các cuộc họp. Đó là hình dạng hàng ngày của bẫy tiếng nói lớn nhất: âm lượng và thứ hạng thay thế cho bằng chứng, trong một căn phòng mà không ai đang theo dõi các lập luận thực sự.

"Chỉ cần gửi một email" chưa bao giờ là giải pháp.

Vì vậy, các đội chuyển sang cực đối diện: hủy cuộc họp, đưa nó vào Slack, gửi một email. Và điều đó... giúp được một nửa.

Bởi vì async không có cấu trúc có chế độ thất bại riêng. Luồng bị nổ tung. Ngữ cảnh bị chôn vùi trong 40 phản hồi. Và quyết định thực sự không bao giờ được đưa ra, vì không ai muốn là người quyết định trong một chuỗi 47 tin nhắn. Một người nổi tiếng đã hủy một cuộc họp 30 phút để "hiệu quả" — và cuối cùng nhận được 25 email trong ba ngày mà vẫn không có giải pháp.

Sự tiến triển mà hầu hết các đội ngũ trải qua: hỗn loạn trong cuộc họp (đọc slide → không có quyết định) → hỗn loạn trong email (chuỗi email vô tận → không có quyết định).

Cả hai đều thất bại vì cùng một lý do: không có cấu trúc nào buộc các lập luận phải được đưa ra và cho phép lập luận tốt nhất chiến thắng.

Giải pháp thực sự: cấu trúc, không phải kênh

Cải tiến thực sự không phải là "ít cuộc họp hơn" hay "nhiều email hơn." Đó là quyết định có cấu trúc, trong ba bước:

• ✓Trích xuất các lập luận — đưa những lý do thực sự ủng hộ và phản đối ra khỏi đầu mọi người và lên trang giấy.
• ✓Vẽ sơ đồ chúng — lợi ích, bất lợi, sự đánh đổi, có thể nhìn thấy bởi mọi người cùng một lúc.
• ✓Quyết định dựa trên ưu điểm — để đội ngũ cân nhắc và bỏ phiếu về các lựa chọn, lý tưởng là ẩn danh, để lý lẽ tốt nhất chiến thắng — không phải tiếng nói lớn nhất, không phải người đã đặt phòng, không phải chức vụ cao nhất.

Làm theo cách này, "điều này có thể đã là một email" trở thành "điều này đã được giải quyết rõ ràng, bằng văn bản, mà không làm mất một giờ cuộc sống của mọi người." Chuỗi bề mặt-rồi-cân-nặng-rồi-kết luận đó là phương pháp nằm dưới mọi quyết định nhóm tốt.

Đó là toàn bộ bước đi: tách câu hỏi kênh ra khỏi câu hỏi thực sự. Thông báo → gửi cập nhật không đồng bộ. Thảo luận → một cuộc họp ngắn, có thời gian giới hạn với một chương trình nghị sự. Quyết định → cấu trúc nó, để lý do được hiển thị và lập luận tốt nhất thắng.

Các công ty phát triển không phải là những công ty có lịch trình dày đặc nhất. Chúng là những công ty coi thời gian là nguồn tài nguyên không thể tái tạo — và xây dựng một hệ thống nơi ý tưởng được đánh giá dựa trên giá trị, chứ không phải số lượng hay cấp bậc.

Meme này sẽ không biến mất, và đó là điều tốt — nó có nghĩa là mọi người cuối cùng đã đặt tên cho sự rối loạn đã làm cạn kiệt lịch trình trong nhiều thập kỷ.

Nhưng câu hỏi thực sự không phải là "liệu điều này có thể là một email không?" Câu hỏi hay hơn là:

Công việc của bạn sẽ trông như thế nào nếu mọi quyết định thực sự đều có một cấu trúc mà ở đó lập luận tốt nhất thực sự chiến thắng?

Câu chuyện tồi tệ nhất của bạn về "cuộc họp này lẽ ra có thể là một email" là gì — và có phải có một quyết định thực sự nào đó ẩn giấu bên trong mà chưa bao giờ được đưa ra không?

Trả lời và cho tôi biết. Chúng ta ai cũng có một cái.