Có một câu mà bạn đã nghe trong hàng trăm cuộc họp. Có lẽ bạn cũng đã nói nó.

"Hãy bàn về vấn đề này sau."

Nghe có vẻ có trách nhiệm. Hiệu quả, thậm chí — như thể bạn đang bảo vệ thời gian của mọi người và thúc đẩy mọi thứ tiến triển. Nhưng hãy xem điều gì thực sự xảy ra tiếp theo.

Không có gì.

Quyết định không được đưa ra. Nó chỉ rời khỏi phòng — không có người sở hữu, không có thời hạn, và không có ghi chép về những gì đã được quyết định. Nó trôi vào những cuộc trò chuyện ở hành lang và tin nhắn trực tiếp một-một, và ba tuần sau, ai đó hỏi "chờ đã, chuyện đó đã xảy ra như thế nào?" và không ai thực sự biết.

Câu nói 'Hãy đưa việc này ra ngoài' là nơi mà các quyết định đi đến cái chết. Và hầu hết các đội nhóm không biết nó đang tốn kém cho họ bao nhiêu.

Điều gì thực sự đang xảy ra

Khi một quyết định bị đẩy "ngoài lề," ba điều biến mất ngay lập tức:

• ✕Lý do — các lập luận thực sự ủng hộ và phản đối, chỉ tồn tại một cách ngắn gọn trong phòng, rồi tan biến. Không ai ghi chép lại chúng.
• ✕Sự minh bạch — sự lựa chọn bây giờ được đưa ra trong bí mật, bởi bất kỳ ai theo đuổi quyết liệt nhất, chứ không phải bởi ai có trường hợp tốt nhất.
• ✕Ký ức — sáu tháng sau, khi quyết định bị đặt câu hỏi, không có ghi chép nào về tại sao nó được đưa ra. Vì vậy, nó lại được xét xử lại từ đầu.

Cuộc họp cảm thấy hiệu quả. Bạn "đã có tiến triển." Nhưng bạn không quyết định điều gì — bạn chỉ chuyển quyết định đến một căn phòng tối tăm hơn.

Tại sao chúng tôi làm điều đó

Câu nói 'Hãy đưa việc này ra ngoài' hiếm khi liên quan đến hiệu quả. Thường thì đó là sự tránh né mặc bộ trang phục năng suất.

• •Có sự không đồng thuận trong phòng, và việc giải quyết nó một cách công khai cảm thấy không thoải mái, vì vậy chúng tôi hoãn lại.
• •Một người cấp cao không chắc chắn, và không ai muốn thúc ép.
• •Chúng tôi muốn trông quyết đoán ("đừng sa vào chi tiết này") trong khi thực sự hoãn quyết định hoàn toàn.

Nhớ sự hài hòa giả tạo đã làm sụp đổ Challenger chứ? Đây là phiên bản hàng ngày của nó. Chúng ta nhầm lẫn sự vắng mặt của xung đột rõ ràng với sự đồng thuận — khi thực ra chúng ta chỉ đồng ý không đồng ý ở một nơi ít trách nhiệm hơn.

Hóa đơn ẩn giấu

Một câu "hãy bàn chuyện này sau" thì rẻ. Mô hình này thì vô cùng đắt đỏ:

• ✕Các quyết định bị tái xét xử nhiều lần, vì không ai ghi lại lý do lần đầu tiên.
• ✕Giọng nói lớn nhất hoặc kiên trì nhất sẽ thắng trong việc theo dõi trực tiếp — không phải là lập luận tốt nhất.
• ✕Các ý tưởng hay từ những người ít nói sẽ biến mất, vì quyết định thực sự đã xảy ra trong một kênh bên mà họ không có mặt.
• ✕Không ai có thể trả lời "tại sao chúng ta lại quyết định điều này?" — vì vậy đội ngũ không thể học hỏi từ những lựa chọn của chính mình.

Nhân điều đó với một năm các cuộc họp và bạn không chỉ đang nhìn vào một thói quen giao tiếp. Bạn đang nhìn vào một loại thuế chậm rãi, vô hình trên mỗi quyết định quan trọng mà đội ngũ của bạn đưa ra.

Giải pháp không phải là "ngừng đưa mọi thứ ra ngoài mạng".

Đôi khi một chủ đề thực sự cần nhiều thời gian hơn, nhiều dữ liệu hơn hoặc ít người hơn. Hoãn lại không phải lúc nào cũng sai.

Điều sai là trì hoãn vào một hư vô. Cách khắc phục là đảm bảo rằng khi một quyết định rời khỏi phòng, nó phải đi kèm với cấu trúc:

• ✓Người sở hữu — một người được chỉ định chịu trách nhiệm cho cuộc gọi.
• ✓Một thời hạn — khi quyết định sẽ thực sự được đưa ra.
• ✓Các lập luận được ghi lại — những lý do thực sự ủng hộ và phản đối, được viết ra để mọi người đều có thể thấy.
• ✓Một ngôi nhà rõ ràng — nơi mà quyết định và lý do của nó sống, thay vì bị rải rác khắp các tin nhắn trực tiếp.

Chú ý điều đó cộng lại thành gì: điều ngược lại của "ngoại tuyến." Đó là làm cho quyết định, và suy nghĩ đứng sau nó, trở nên rõ ràng — để lập luận tốt nhất thắng trong công khai, và đội ngũ có thể nhìn lại sau này và thấy chính xác cách mà họ đã đến đó.

Nguyên tắc đó — những quyết định tốt được đưa ra trong ánh sáng, không phải trong các kênh bên — là lý do chính khiến quy trình ra quyết định có cấu trúc và được tài liệu hóa vượt trội hơn so với việc ra quyết định trong hành lang. Đó là sự khác biệt giữa một đội ngũ chỉ quyết định một lần và một đội ngũ quyết định cùng một điều năm lần.

Vậy: quyết định nào mà đội của bạn "đã đưa ra ngoài" gần đây mà vẫn chưa thực sự được thực hiện? Có lẽ nó đang nằm ở đâu đó trong một tin nhắn trực tiếp.