Thiết Kế Sprint Có Thể Tồn Tại Qua Thứ Hai: Hướng Dẫn Từng Ngày Về Tổ Chức

Cuộc chạy nước rút đã biến mất vào thứ Hai

Thứ Sáu, 4:55 chiều, kết thúc tuần sprint. Năm cuộc phỏng vấn người dùng đã hoàn thành, nguyên mẫu hoạt động chủ yếu, và căn phòng cảm thấy mệt mỏi theo cách tích cực. Trên tường: hai trăm ghi chú dán, một bức tường được đánh dấu nhiệt độ với các phác thảo giải pháp, một bản đồ trên bảng trắng với một mục tiêu được khoanh tròn bằng màu đỏ, và một bảng lật có nhãn "BÃI ĐẬU XE" với mười một câu hỏi không ai trả lời. Ai đó chụp ảnh mọi thứ. Mọi người đều đồng ý rằng đó là một tuần tuyệt vời.

Bây giờ hãy tiến tới ba tuần sau. Bạn đang trong một cuộc họp lập kế hoạch, và ai đó hỏi tại sao nhóm lại cam kết với khái niệm onboarding concierge thay vì wizard tự phục vụ. Bạn nhớ rằng người quyết định đã chọn nó. Bạn không nhớ lý do tại sao. Các bức ảnh nằm trong một thư mục có tên Sprint_Week_Final; lý do thì không ai nhớ trong dạng có thể tái tạo; và hai trong số mười một câu hỏi đã được đặt ra hóa ra lại là những vấn đề chính đang cản trở kỹ thuật.

Đó là chế độ thất bại tiêu chuẩn của nghi thức mà Jake Knapp, John Zeratsky và Braden Kowitz xây dựng tại Google Ventures và được ghi lại trong Sprint (2016). Cấu trúc năm ngày thực sự xuất sắc — hướng dẫn này không thay đổi điều đó. Điều nó thay đổi là phương tiện ghi chép: các hiện vật chính của sprint trở thành các lập luận trên một cây, vì vậy quyết định tồn tại vào thứ Sáu là lý do, chứ không phải là những bức ảnh.

"Làm việc cùng nhau một mình" — ý tưởng tốt nhất của sprint, được giữ lại

Động tác đặc trưng của buổi chạy nước rút là điều mà Knapp gọi là làm việc một mình cùng nhau: ý tưởng được tạo ra độc lập — phác thảo im lặng, bỏ phiếu im lặng, ghi chú viết trước khi thảo luận — và chỉ sau đó được đánh giá như một nhóm. Cuốn sách thẳng thắn về lý do: brainstorming nhóm tạo ra ít hơn so với cùng một nhóm người làm việc một mình, và thảo luận mở trao kết quả cho tiếng nói lớn nhất và có thâm niên nhất. Tập hợp của chúng tôi cũng liên tục đạt được kết quả tương tự từ những hướng khác — các quan điểm độc lập vượt trội hơn tư duy nhóm, và các phán đoán độc lập tổng hợp vượt trội hơn các chuyên gia chính xác khi chúng thực sự độc lập.

Mọi thứ trong hướng dẫn này đều giữ nguyên đặc tính đó. Các lập luận được gửi đi trước khi chúng trở nên rõ ràng; phản biện diễn ra như những cuộc đối thoại riêng tư song song trước bất kỳ cuộc thảo luận nhóm nào; đánh giá là cá nhân. Công cụ này không thay thế tâm lý của sprint — nó củng cố nó, bao gồm cả những người tham gia từ xa mà cuốn sách gốc chưa bao giờ phải tính đến. (Về lý do tại sao cấu trúc lại vượt trội hơn thảo luận mở nói chung, xem sự bất đồng có cấu trúc.)

Thứ Hai: lập bản đồ vấn đề — thành các lập luận, không phải ghi chú dán

Thứ Hai là ngày thu thập kiến thức của sprint: mục tiêu dài hạn, câu hỏi của sprint, bản đồ vấn đề, và các cuộc phỏng vấn "Hỏi các Chuyên gia" kết thúc với việc mọi người viết ghi chú How-Might-We. Trong sprint cổ điển, điều này tạo ra bức tường dính — dày đặc, có giá trị, và không thể đọc được vào chiều thứ Ba.

1. 1Đặt câu hỏi sprint dưới dạng tuyên bố gốc. Không phải "làm thế nào chúng ta có thể cải thiện việc onboarding" mà là quyết định mà tuần này phải sản xuất: "Chúng tôi sẽ phát hành khái niệm X để giải quyết tình trạng bỏ qua onboarding." Công việc của tuần này là tấn công, hỗ trợ và cuối cùng chọn những gì lấp đầy X. Điểm kiểm tra: tuyên bố gốc tồn tại; mục tiêu dài hạn và câu hỏi sprint được gắn liền như những đứa con đầu tiên của nó.
2. 2Trích xuất các cuộc phỏng vấn chuyên gia. Ghi âm hoặc ghi chú như thường lệ — sau đó tải lên các ghi chú và để AI trích xuất chúng thành các lập luận có cấu trúc ủng hộ/phản đối với đoạn văn nguồn được đính kèm cho mỗi lập luận. Cảnh báo của chuyên gia trở thành một lập luận phản đối với lời của họ làm bằng chứng, không phải là một điểm trong ghi chú mà không ai đọc lại. Điểm kiểm tra: mỗi cuộc phỏng vấn đều tạo ra các lập luận trên cây; nguồn gốc cho thấy những lập luận nào đã được trích xuất.
3. 3Các ghi chú HMW được dán lên cây. Mỗi ghi chú HMW là một tuyên bố, được nộp độc lập — cùng một nghi thức, phương tiện bền vững. Các bản sao trở nên rõ ràng ngay lập tức thay vì bị dán lại ở ba góc của bức tường. Điểm kiểm tra: Vòng HMW hoàn thành; mọi người đã nộp trước khi đọc ghi chú của người khác.
4. 4Chọn mục tiêu với một lượt đánh giá đầu tiên. Việc chọn mục tiêu trên bản đồ — thường là nhãn dán chấm — là một vòng đánh giá về các yêu cầu của ứng viên. Sự phân phối, không phải trí nhớ của người điều phối về các chấm, ghi lại vị trí của phòng. Điểm kiểm tra: mục tiêu đã chọn; sự phân phối đã chọn nó được ghi lại.

Thứ Ba: phác thảo trên giấy, nghiên cứu trên hồ sơ

Thứ Ba thuộc về Lightning Demos và phác thảo giải pháp — và phác thảo vẫn giữ nguyên vị trí mà Knapp đã đặt: trên giấy. Crazy 8s với một cây bút đánh dấu là một kỹ thuật tư duy, không phải là một vấn đề tài liệu, và việc chuyển nó vào bất kỳ công cụ nào sẽ làm chậm lại tay làm cho nó hoạt động. Đây là phạm vi có chủ đích: cái cây ghi lại lý do, không phải là những bản vẽ.

Điều đáng chú ý trong hồ sơ là nửa nghiên cứu. Lightning Demos — cuộc săn lùng các giải pháp hiện có đáng để sao chép — mở rộng ra ngoài phòng họp: thực hiện một cuộc tranh luận persona ArgumenTroupe để nghe cách các kiểu người dùng khác nhau phản ứng với một mẫu ứng viên, hoặc một cuộc quét đa mô hình Argumentree.AI để thu thập cách mà một số mô hình lập luận ủng hộ và phản đối một phương pháp. Cả hai đều được ghi lại dưới dạng các lập luận có nhãn (đã được xác thực nguồn gốc), vì vậy nghiên cứu bàn làm việc vào thứ Ba có thể được truy vấn vào thứ Tư thay vì chỉ sống trong các tab trình duyệt của một người.

Thứ Tư: ngày quyết định mà sprint được đặt tên theo

Sáng thứ Tư là bảo tàng nghệ thuật: phác thảo trên tường, đánh giá im lặng, chấm nhiệt độ, phê bình nhanh, thăm dò ý kiến, và cuối cùng là Siêu phiếu của Người quyết định. Đây là cuộc họp quyết định được thiết kế tốt nhất trong tài liệu kinh doanh — và là ngày mà hầu hết lý do của nó bay hơi. Dưới đây là cùng một chuỗi với lý do được giữ lại:

1. 1Bảo tàng nghệ thuật, không thay đổi. Các bản phác thảo (được chụp hoặc xuất ra) được đại diện bởi một nút lập luận — khái niệm như một tuyên bố. Bản phác thảo tự nó được đính kèm như là triển lãm của nút. Điểm kiểm tra: mỗi bản phác thảo có một nút; các tác giả vẫn giữ bí danh cho đến bây giờ, đúng như Knapp quy định.
2. 2Phê bình im lặng như các chuỗi Đánh giá song song. Thay vì phê bình nhanh bằng lời nói — nơi tiếng nói tự tin đầu tiên làm điểm tựa cho không gian — mỗi người tham gia mở các chuỗi Đánh giá về những khái niệm mà họ nghi ngờ: một đánh giá bằng văn bản, phản hồi của người bảo vệ khái niệm, theo dõi, phản hồi. Phê bình nhóm là N chuỗi song song về một khái niệm, mỗi nhà phê bình trong cuộc đối thoại bốn lượt riêng với tác giả — không có chuỗi phê bình chung, theo thiết kế. Điểm kiểm tra: mọi nghi ngờ nghiêm túc đều tồn tại như một chuỗi, có thể quy cho và được trả lời.
3. 3Bãi đỗ xe như chuỗi câu hỏi và câu trả lời. Câu hỏi mà thường sẽ chết trên bảng flipchart trở thành một chuỗi câu hỏi và câu trả lời về khái niệm liên quan: được hỏi, được trả lời bởi người dẫn dắt, được theo dõi, được trả lời lại — sau đó nó hoàn thành. Mười một câu hỏi được đỗ trở thành mười một cuộc trao đổi hoàn chỉnh thay vì mười một sự tiếc nuối. Điểm kiểm tra: bãi đỗ xe trống; mỗi câu hỏi được đỗ là một chuỗi.
4. 4Bỏ phiếu nhanh như một vòng đánh giá. Mọi người đánh giá từng khái niệm — mỗi khái niệm được gán một điểm số. Bản đồ nhiệt trở thành một phân bố mà bạn có thể đọc lại, bao gồm cả các phân chia. Điểm kiểm tra: tất cả các khái niệm được đánh giá bởi tất cả người tham gia.
5. 5Siêu phiếu, với lý do của nó. Người quyết định quyết định — phần đó của cuộc chạy nước rút là thiêng liêng. Nhưng siêu phiếu được ghi nhận như một lập luận do Người quyết định viết dưới khái niệm đã chọn, nêu rõ tại sao, bao gồm cả lý do họ đã đi ngược lại cuộc thăm dò ý kiến nếu có. Một nút này là sự khác biệt giữa cuộc họp lộ trình mở lại quyết định và cuộc họp chỉ đọc nó. Điểm kiểm tra: quyết định đã được ghi lại, do Người quyết định viết, lý do đã được bao gồm.
6. 6Chia phòng? Chuỗi thỏa hiệp. Khi hai bên thực sự bế tắc — trường hợp mà Knapp giải quyết bằng "có thể cả hai" — một chuỗi thỏa hiệp cho phép một người ủng hộ đề xuất khái niệm hợp nhất cho bên kia, được ghi lại. Dù có giải quyết hay không, nỗ lực này được ghi chép lại. Điểm kiểm tra: không để lại sự chia rẽ chưa được giải quyết nào vô hình.

Thứ Năm: nguyên mẫu — cố ý không phải bộ phận của chúng tôi

Thứ Năm là để xây dựng mặt tiền trong Figma, Keynote hoặc giấy. Công việc duy nhất của cây vào thứ Năm là thụ động: đó là bản tóm tắt. Nguyên mẫu xây dựng nút của khái niệm đã chọn — tuyên bố của nó, các lập luận hỗ trợ của nó, những phản đối mà nó đã vượt qua — và bất kỳ câu hỏi nào mà những người xây dựng gặp phải sẽ được chuyển đến chuỗi Q&A với người quyết định thay vì một cuộc phục kích tại buổi tóm tắt vào thứ Sáu.

Thứ Sáu: năm người dùng, và những phát hiện kết nối lại

Năm cuộc phỏng vấn người dùng vào thứ Sáu là phần thưởng của sprint — và, trong phiên bản cổ điển, là hiện vật bị lãng phí nhất. Các phát hiện được đưa vào một lưới tóm tắt, lưới này được đưa vào một bộ tài liệu, và bộ tài liệu đi đến bất cứ đâu mà các bộ tài liệu thường đi. Cách khắc phục không tốn kém gì: ghi lại mỗi phát hiện như một lập luận liên kết với giả thuyết vào thứ Hai mà nó kiểm tra. "Người dùng không hiểu bước định giá" trở thành một điểm bất lợi cho tuyên bố về giá của khái niệm, với khoảnh khắc phỏng vấn làm bằng chứng. Việc trích xuất cũng giúp ích ở đây — tải lên ghi chú hoặc bản sao phỏng vấn và để cấu trúc được rút ra, sau đó xem xét.

Trước các cuộc phỏng vấn, một lần quét tùy chọn nữa: một dự đoán phản đối Argumentree.AI — nhiều mô hình tranh luận về nơi mà nguyên mẫu sẽ thất bại — tạo ra một bài tập so sánh sắc nét khi người dùng thực sự không đồng ý với các máy. Ghi nhãn và đọc theo cách tương ứng.

Những gì sống sót sau một tuần

Chạy theo cách này, phần dư của sprint là một cấu trúc liên kết: câu hỏi sprint, kiến thức chuyên gia đã định hình nó, mọi khái niệm với các chuỗi phê bình của nó, các đánh giá, lý do có căn cứ của người quyết định, và các phát hiện từ thử nghiệm gắn liền với các giả thuyết mà chúng đã chạm tới. Cuộc họp lộ trình ba tuần sau đó mở ra cây, đọc nút Supervote, và tiếp tục — định nghĩa làm việc của một chuỗi chất lượng quyết định, được sản xuất như một sản phẩm phụ của một tuần mà bạn đã chạy dù sao. Nó cũng là thuốc giải mạnh nhất cho vấn đề cuộc họp-nên-lẽ-ra-phải-là-một-email theo chiều ngược lại: đây là một tuần mà đáng ra phải là một cuộc họp, và bây giờ nó có thể chứng minh điều đó (thử nghiệm).

Giới hạn trung thực

• ✗Công cụ không chạy sprint. Không có mẫu sprint, bộ đếm thời gian, hoặc hướng dẫn từng ngày — kỷ luật điều phối (khung thời gian, quyền lực của người quyết định, quy tắc không sử dụng thiết bị) là của bạn, từ cuốn sách.
• ✗Phác thảo và tạo mẫu là ngoài phạm vi theo thiết kế. Crazy 8s thuộc về giấy; mẫu thử thuộc về công cụ thiết kế. Ép bất kỳ cái nào vào một cây lập luận sẽ làm hỏng cả hai.
• ✗Đánh giá là một giá trị được gán nhãn đơn lẻ cho mỗi người — một cuộc thăm dò ý kiến, không phải là một điểm số đa tiêu chí có trọng số. Supervote tồn tại chính xác vì cuộc thăm dò không phải là quyết định.
• ✗Một chuỗi là bốn vòng, sau đó hoàn thành. Những bất đồng sâu sắc về thiết kế vẫn cần không gian; chuỗi ghi lại những gì đã được tranh luận.
• ✗Các cuộc tranh luận về nhân vật và các cuộc quét đa mô hình mở rộng đầu vào; họ không phải là người dùng. Năm con người vào thứ Sáu vẫn là bằng chứng. Các lập luận của máy vẫn được gán nhãn để không ai quên cái nào là cái nào.
• ✗Định dạng giả định các điều kiện tiên quyết của nó. Năm ngày liên tiếp, một phòng, bảy người hoặc ít hơn, một người quyết định — nếu không đáp ứng được bất kỳ điều kiện nào trong số đó, kịch bản sprint sẽ chống lại bạn. Đối với các đội phân tán, nhóm hai mươi người, các vòng lặp kéo dài nhiều tháng, hoặc công việc không có người ra quyết định duy nhất, hãy chạy các chế độ trực tiếp: sổ tay hướng dẫn tổ chức workshop tư duy thiết kế là tài liệu hướng dẫn đi kèm cho chính những dự án đó.

Bài học thực hành

• ✓Thiết lập cây trước thứ Hai. Yêu cầu gốc, mục tiêu, câu hỏi sprint — mười phút vào Chủ nhật sẽ tiết kiệm được sự lúng túng vào sáng thứ Hai, điều này làm mất đi sự tự tin của cả phòng.
• ✓Việc trích xuất diễn ra trong các khoảng nghỉ. Tải lên ghi chú phỏng vấn chuyên gia trong giờ nghỉ cà phê; xem xét các lập luận đã được trích xuất theo nhóm sau bữa trưa. Không ai ghi chép gì trong thời gian thực.
• ✓Giữ tên tác giả ẩn cho đến sau khi đánh giá. Các quy tắc về tính ẩn danh của sprint (bản phác thảo không có chữ ký cho đến sau khi bỏ phiếu) được áp dụng rõ ràng — tiết lộ sau cuộc thăm dò ý kiến, như Knapp đã làm.
• ✓Lý do cho Supervote là không thể thương lượng. Nếu người quyết định chỉ viết một câu trong suốt tuần, thì đó là câu này. Không được phép kết thúc thứ Tư mà không có nó.

Thứ Sáu, 4:55 chiều, lại một lần nữa

Cùng một phòng, cùng cảm giác mệt mỏi theo cách tích cực. Sự khác biệt là những gì còn lại khi những bức ảnh được chụp: không phải là một thư mục hình ảnh, mà là một cái cây có thể trả lời những câu hỏi duy nhất mà buổi sprint sẽ được hỏi sau này — chúng tôi đã chọn gì, chúng tôi đã từ chối gì, ai đã nghi ngờ và tại sao, và người dùng thực sự đã nói gì. Buổi sprint luôn là một cỗ máy quyết định. Bây giờ nó giữ lại quyết định.