Quyết Định Không Đồng Bộ cho Các Nhóm Từ Xa: Quyết Định Mà Không Cần Cuộc Họp

Hiện tại là 8:00 ở San Francisco, 17:00 ở Berlin, và 23:00 ở Singapore, và có tám người đang tham gia một cuộc gọi để đưa ra một quyết định. Kỹ sư ở Singapore có bối cảnh liên quan nhất và sự chú ý còn lại ít nhất. Cuộc họp mà trước đây cảm thấy dễ dàng trong văn phòng — mọi người đã có mặt trong phòng, bảng trắng ở phía sau họ — giờ đây đã trở thành điều tốn kém nhất mà đội này thực hiện, và người phải trả nhiều nhất chính là người mà quyết định rất cần.

Các đội làm việc cùng nhau quyết định trong phòng vì phòng đó có sẵn. Một đội phân tán không có phòng đó, và giả vờ ngược lại biến mọi quyết định quan trọng thành một vấn đề sắp xếp với một vấn đề công bằng bên trong: luôn có người tham gia trước bữa sáng hoặc sau bữa tối, mệt mỏi và nửa vời.

Vậy câu hỏi chân thành cho một đội ngũ làm việc từ xa không phải là "làm thế nào để chúng ta tổ chức các cuộc họp quyết định tốt hơn?" mà là "quyết định nào thực sự cần phải có cuộc họp?" Đối với một phần lớn trong số đó, câu trả lời là không có — chúng được đưa ra tốt hơn bằng văn bản, trong một khoảng thời gian xác định, nơi mà múi giờ không còn quan trọng. Đó là quyết định không đồng bộ, và đối với các đội ngũ phân tán, đây không phải là một giải pháp tạm thời. Đây là mặc định tốt hơn. Dưới đây là lý do cho điều đó, sách hướng dẫn năm bước, và các chế độ thất bại cần thiết kế để chống lại.

Tại sao các đội ngũ làm việc từ xa cần quyết định không đồng bộ

Ba lực lượng thúc đẩy các đội ngũ phân tán quyết định theo cách không đồng bộ — và mỗi lực lượng trong số đó biến một rào cản của công việc từ xa thành một lợi thế.

Không có điều nào trong số này có nghĩa là "không bao giờ gặp mặt." Nó có nghĩa là cuộc họp không còn là phản xạ nữa. Thời gian không đồng bộ là nơi diễn ra quyết định; thời gian đồng bộ được dành cho những gì mà việc viết thực sự không thể làm. Cách nhìn nhận lại này giống như cách nhìn nhận đằng sau quyết định hợp tác lành mạnh — mục tiêu là một quyết định tốt mà nhóm sở hữu, chứ không phải một cuộc họp có đông người tham dự. (Và nó có một bằng chứng tồn tại nổi tiếng: GitLab, công ty hoàn toàn từ xa với hơn 1.500 thành viên trong nhóm ở hơn 65 quốc gia, hoạt động dựa trên phiên bản cẩm nang đầu tiên của chính mô hình này — ghi lại, quyết định bằng văn bản, ghi lại nơi mọi người có thể tìm thấy.)

Sổ tay quyết định bất đồng bộ

Quyết định không đồng bộ thất bại khi chúng chỉ là "một cuộc họp, nhưng chậm hơn." Chúng thành công khi tuân theo một hình thức. Đây là hình thức hiệu quả — năm bước, mỗi bước ngăn chặn một cách cụ thể mà quyết định không đồng bộ có thể sai lầm.

Những cạm bẫy âm thầm phá vỡ nó

Hầu hết các quyết định bất đồng bộ thất bại đều theo một vài cách giống nhau. Hãy liệt kê chúng, và bạn có thể thiết kế để chống lại chúng.

Chẳng phải async chỉ làm mọi thứ chậm hơn sao?

Theo quyết định, thường thì có — và đáng để thành thật về bằng chứng. Phân tích tổng hợp cổ điển về ra quyết định nhóm qua phương tiện máy tính (Baltes và các đồng nghiệp, 2002) phát hiện rằng các nhóm làm việc qua các kênh viết mất nhiều thời gian hơn để đạt được quyết định so với các nhóm gặp mặt trực tiếp, và thường không hài lòng với quá trình này. Một khoảng thời gian viết được đo bằng ngày hiếm khi vượt qua một cuộc gọi ba mươi phút về độ trễ.

Nhưng độ trễ mỗi quyết định là đơn vị sai cho một đội ngũ phân tán. Cuộc gọi giải quyết một câu hỏi trong ba mươi phút tốn của tám người một khoảng thời gian đồng bộ — vào lúc 6 giờ sáng cho một người và 11 giờ tối cho người khác — cộng với việc chuyển đổi ngữ cảnh ở cả hai bên, và nó không tạo ra bất kỳ ghi chép nào. Luồng không đồng bộ tốn của mỗi người mười lăm phút tập trung trong ngày làm việc của họ, chạy song song với mọi luồng khác, và kết thúc bằng một quyết định được ghi lại. Bạn đang đánh đổi một chút tốc độ cho quyết định đơn lẻ để lấy năng suất cho tất cả chúng — và cho chất lượng đầu vào: những lập luận được cân nhắc, có bằng chứng mà những người nói nhanh nhất trong một cuộc họp trực tiếp không bao giờ để lại chỗ cho. Phân chia hợp lý, do đó, không phải là "luôn luôn không đồng bộ"; mà là bảng dưới đây — và đối với cuộc gọi thực sự khẩn cấp, một cuộc họp vẫn là công cụ đúng, được ghi biên bản như một cuộc họp.

Đồng bộ vs không đồng bộ: quyết định nào đi đâu

Async là mặc định, không phải là quy tắc. Kỹ năng là biết quyết định nào cần giữ trực tiếp. Một bài kiểm tra đơn giản: nếu quyết định chủ yếu cần đầu vào được xem xét và một bản ghi, hãy quyết định theo cách bất đồng bộ; nếu nó chủ yếu cần kết nối con người theo thời gian thực hoặc các tùy chọn mới, hãy quyết định theo cách đồng bộ. (Một sắc thái nghiên cứu đáng biết: Brucks và Levav đã chỉ ra trong Nature vào năm 2022 rằng các cuộc gọi video làm giảm sự phát sinh ý tưởng sáng tạo — nhưng không tệ hơn cho việc lựa chọn giữa các tùy chọn. Nếu công việc là phát minh ra các tùy chọn, hãy vào một phòng hoặc gọi điện; nếu công việc là chọn và ghi chép, viết sẽ phục vụ.)

Chú ý điều mà cả hai cột đều chia sẻ: quyết định được ghi lại theo cả hai cách. Một quyết định trực tiếp mà không có hồ sơ có cùng chế độ thất bại như một quyết định không đồng bộ — nó sẽ biến mất. Nếu bạn muốn biết sự khác biệt giữa biên bản và một hồ sơ thực sự, đó là khoảng cách giữa biên bản cuộc họp và một nhật ký quyết định: một cái ghi lại những gì đã nói, cái kia ghi lại những gì đã được quyết định và lý do tại sao. (Và trước khi lên lịch cho những cái đồng bộ, hãy cho chúng qua bài kiểm tra bốn câu hỏi trong điều này có thể đã là một email — nhiều cái sẽ không vượt qua được.)

Cách Argumentree hỗ trợ quyết định bất đồng bộ

Bạn có thể chạy playbook bằng tay với kỷ luật và một tài liệu chung. Argumentree xây dựng hình thức vào công cụ để cấu trúc giữ vững mà không cần một người điều phối giám sát chủ đề. Mọi người gửi trước lập luận của họ trong giờ làm việc của riêng họ, vì vậy sự đóng góp không bao giờ phụ thuộc vào việc trực tuyến cùng một lúc — rào cản múi giờ đơn giản không còn áp dụng.

Những đóng góp đó đến dưới dạng các lập luận có cấu trúc ủng hộ và phản đối gắn liền với yêu cầu cụ thể mà chúng đề cập, không phải là một luồng bình luận phẳng — vì vậy một đồng đội bắt kịp sau vài giờ có thể đọc ngay trạng thái thực tế của lập luận mà không cần cuộn qua một bức tường các phản hồi. Và khi cửa sổ đóng lại, cuộc thảo luận trở thành biên bản quyết định: kết quả, lý do ủng hộ và phản đối, và một dấu vết đầy đủ về ai đã lập luận điều gì. Biên bản đó là thứ biến một cuộc thảo luận bất đồng bộ tốt thành ký ức thể chế bền vững — để một đội ngũ phân tán quyết định một lần và tham khảo lại, thay vì phải lập luận lại cùng một câu hỏi sau một quý. Nếu đội của bạn sẵn sàng thử nghiệm sách hướng dẫn cho một quyết định thực tế trong tuần này, bạn có thể bắt đầu dùng thử miễn phí và thực hiện quyết định đầu tiên trong công cụ.

Quyết định bằng văn bản, gặp gỡ có mục đích

Kỹ sư Singapore từ phần mở đầu không cần một thời gian họp tốt hơn — không có thời gian nào như vậy tồn tại. Họ cần quyết định đến với họ: một đề xuất bằng văn bản mà họ có thể đọc vào lúc 9 giờ sáng theo giờ của họ, một nơi có cấu trúc để thêm lập luận mà chỉ họ nắm giữ, một khoảng thời gian cho biết khi nào việc đóng góp kết thúc, và một hồ sơ mà họ có thể chỉ ra khi câu hỏi xuất hiện trở lại. Mỗi bước trong sách hướng dẫn chỉ là nhu cầu đó, được tổng quát hóa.

Quyết định không đồng bộ không phải là phần thưởng an ủi của công việc từ xa. Khi đã hoàn thành với cấu trúc — đề xuất, khoảng thời gian, người quyết định, lập luận, ghi chép — đây thực sự là một quy trình tốt hơn so với phòng hội nghị mà nó thay thế: đầu vào được xem xét kỹ lưỡng hơn, nhiều tiếng nói hơn, và một ký ức tồn tại lâu hơn chủ đề. Những đội ngũ gặp khó khăn với nó không phải là do làm quá nhiều việc không đồng bộ; họ đang làm việc không đồng bộ mà không có cấu trúc. Sửa chữa cấu trúc, và bản đồ múi giờ trên trang đội ngũ của bạn không còn là một rào cản mà bắt đầu trở thành lý do mà các quyết định của bạn được ghi lại.