Bu Toplantı Bir E-posta Olabilirdi
Mug üzerindeki şaka aslında bir teşhis ve çoğu takımın başvurduğu tedavi yanlış. Ölçek, anekdotlardan ziyade belgelenmiştir: Atlassian State of Teams 2024, 5,000 bilgi çalışanını anketle inceleyerek, toplantıların %62'sinin belirli bir hedef olmadan planlandığını ve çalışanların %77'sinin sık sık başka bir toplantı planlayarak sona eren toplantılarda bulunduğunu bulmuştur. 2022'de Steven Rogelberg'in Otter.ai ile yaptığı araştırma ise 20 sektörde 632 çalışanı kapsayarak, toplantı katılımının yaklaşık %31'inin gereksiz olduğunu sınıflandırmıştır. Sebepler insani ve kötü niyetli değil: FOMO, çünkü odada olmayı önemli olmakla eşitliyoruz; aciliyet etkisi, çünkü bir toplantı planlamak, verimliymiş gibi hissettiriyor; HiPPO problemi, en yüksek maaşlı kişinin görüşünün baskın olduğu ve toplantının insanların fikirleri test etmek yerine anlaşmayı sahnelediği bir durum; ve yazılı kayıtlardan korku, çünkü e-postalar makbuz oluştururken toplantılar inandırıcı bir inkâr yaratır. Son sebep, birçok toplantının tam olarak kimsenin kararın ve gerekçesinin netleşmesini istemediği için var olduğu gerçeğidir. Tam tersine savrulmak da durumu düzeltmez, çünkü yapılandırılmamış asenkronun kendi başarısızlık modu vardır: konu patlar, bağlam kırk yanıtın içinde kaybolur ve kimse kırk yollu bir zincirde kararı vermek istemez, bu yüzden toplantı kaosu sadece e-posta kaosuna dönüşür. Her ikisi de aynı nedenle başarısız olur; bu da hiçbir yapının argümanları dışarı zorlamaması ve en iyi olanın kazanmasına izin vermemesidir. Gerçek yükseltme, üç adımda yapılandırılmış karar verme sürecidir: argümanları çıkararak gerçek lehine ve aleyhine olanların insanların kafasından çıkıp sayfaya ulaşmasını sağlamak, artıları, eksileri ve değişimlerin herkes tarafından bir anda görünür olmasını sağlamak için haritalamak ve ekibin seçenekleri tartıp oylayarak, ideal olarak anonim olarak, en iyi mantığın kazanmasını sağlamak, en yüksek sesin, odayı rezerve eden kişinin veya en kıdemli unvanın değil. Kanal sorusunu gerçek sorudan ayırın: asenkron bir güncelleme ile bilgilendirin, kısa süreli bir toplantıda gündemle tartışın ve yapıyla karar verin, böylece gerekçe görünür kalır ve en iyi argüman gerçekten kazanır.
Bu Toplantı Bir E-posta Olabilirdi
Ama gerçek çözüm e-posta değil. Neredeyse hiçbir ekibin gerçekten yapmadığı bir şey.
Çağrıya katılıyorsunuz. Birisi ekranını paylaşıyor ve slaytları kelime kelime okumaya başlıyor. Kırk üç dakika sonra, hiçbir karar alınmamış, üç kişi sessizce toplantıdan çıkmış ve siz on yıldır ofislerde yankılanan düşünceyi düşünüyorsunuz:
"Bu toplantı bir e-posta olabilirdi."
Kahvelerde var. TikTok'ta her yerde. Modern bilgi çalışanının resmi olmayan marşı. Ama çoğu insanın kaçırdığı şey şu: bu sadece bir şaka değil. Bu bir teşhis — ve çoğu insanın başvurduğu tedavi yanlış.
Rakamlar acımasız.
Bu "birkaç kötü toplantı" değil. Veriler gerçekten endişe verici:
- ✕Toplantıların %62'si belirli bir hedef olmadan planlanıyor — Atlassian, Ekiplerin Durumu 2024, 5,000 bilgi çalışanını anketle değerlendirdi.
- ✕Çalışanların %77'si sık sık başka bir toplantı planlayarak sona eren toplantılara katılmaktadır (aynı anket). Tek çıktısı başka bir oturum olan bir oturumun masada bir sorusu yoktu.
- ✕Toplantı katılımının yaklaşık %31'i gereksizdir — Steven Rogelberg, Otter.ai, 2022, 20 sektörde 632 çalışan.
Ve insan kaybı: İşçilerin neredeyse yarısı toplantılara katılmamak için bahaneler uydurduğunu kabul ediyor ve çoğu sadece "katılımcı görünmek" için bir toplantıya katılmış. Ekibinizin yarısı toplantılarınızı kaçırmaya çalışıyorsa, bu bir insan sorunu değil. Bu bir sistem hatası.
Tam derinlemesine inceleme, yukarıdaki her sayı için kaynaklarla birlikte blogda: Bu Bir E-posta Olabilirdi.
Neden var olmaması gereken toplantılar yapmaya devam ediyoruz?
Nadiren kötü niyet veya tembelliktir. Bu, çok insani nedenlerin mükemmel bir fırtınasıdır:
- •FOMO — odada olmayı önemli olmakla eşitliyoruz.
- •Basit aciliyet etkisi — bir toplantı planlamak verimli gibi hissettirir, hatta bu verimli olmasa bile.
- •HiPPO problemi — En Yüksek Ücretli Kişinin Görüşü baskın çıkar, bu nedenle toplantılar, insanların fikirleri test etmek yerine anlaşma sağlamak için performans sergilediği bir tiyatro haline gelir.
- •Yazılı kayıtlardan korku — e-postalar makbuzlar oluşturur; toplantılar makul bir inkar olanağı sağlar. "Aynı fikirde olduğumuzu düşünmüştüm" demek, pozisyonunuzu yazılı olarak belirtmekten daha kolaydır.
Sonuncusu işaret. Birçok toplantı, tam olarak çünkü kimsenin kararı — ve onun gerekçesini — netleştirmek istememesi nedeniyle var.
Ve HiPPO sorunu yalnızca toplantılara özgü değil. Bu, en yüksek ses tuzağının günlük şeklidir: ses seviyesi ve rütbe, gerçek argümanların puanlandığı bir odada kanıt yerine geçiyor.
"Just send an email" asla çözüm olmadı.
Bu yüzden ekipler zıt uca kayar: toplantıyı iptal et, Slack'e koy, bir e-posta gönder. Ve bu... yarı yarıya yardımcı olur.
Çünkü yapılandırılmamış asenkronun kendi hata modu vardır. İlgili konu kaybolur, 40 yanıtın içinde gömülür. Ve karar aslında hiç verilmez, çünkü kimse 47 mesajlık bir zincirde bunu üstlenmek istemez. Bir kişi ünlü bir şekilde "verimli" olmak için 30 dakikalık bir toplantıyı iptal etti — ve üç gün boyunca 25 e-posta aldı ve hala bir çözüm bulamadı.
Çoğu ekibin yaşadığı ilerleme: toplantı kaosu (slaytları oku → karar yok) → e-posta kaosu (sonsuz diziler → karar yok).
Her ikisi de aynı nedenle başarısız: argümanları dışarı çıkaran ve en iyisinin kazanmasına izin veren bir yapı yok.
Gerçek çözüm: yapı, kanal değil
Gerçek yükseltme "daha az toplantı" veya "daha fazla e-posta" değil. O, yapılandırılmış karar verme, üç adımda:
- ✓Argümanları çıkarın — insanların kafasındaki gerçek nedenleri ve karşıt görüşleri kağıda dökün.
- ✓Haritalandırın — artıları, eksileri, karşılaştırmaları, herkesin aynı anda görebileceği şekilde.
- ✓Faydalara karar verin — ekibin seçenekleri değerlendirmesine ve oylamasına izin verin, tercihen anonim olarak, böylece en iyi mantık kazanır — en yüksek ses, odayı rezerve eden kişi veya en kıdemli unvan değil.
Bu şekilde yapıldığında, "bu bir e-posta olabilirdi" ifadesi "bu, herkesin hayatından bir saati kaybetmeden, açıkça, yazılı olarak çözüldü" haline gelir. O yüzeyde değerlendirme, ardından tartma ve sonuç çıkarma sırası, her iyi grup kararının altında yatan yöntemdir.
Bu hareketin tamamı: kanal sorusunu gerçek sorudan ayırmak. Bilgilendir → asenkron güncellemeyi gönder. Tartış → bir gündemle kısa, zaman sınırlı bir toplantı. Karar ver → yapısını oluştur, böylece akıl yürütme görünür olsun ve en iyi argüman kazansın.
Başarılı olan şirketler, en dolu takvimlere sahip olanlar değildir. Zamanı yenilenemez bir kaynak olarak gören ve fikirlerin, hacim veya rütbe yerine, erdeme dayalı olarak yükseldiği bir sistem kuranlardır.
Meme kaybolmuyor ve bu iyi bir şey — bu, insanların nihayet on yıllardır takvimleri boşaltan işlev bozukluğunu adlandırdıkları anlamına geliyor.
Ama soru aslında hiç "bu bir e-posta olabilir miydi?" olmadı. Daha iyi olanı ise:
Her gerçek kararın en iyi argümanın gerçekten kazandığı bir yapıya sahip olduğu bir durumda işiniz nasıl görünürdü?
En kötü "bu toplantı bir e-posta olabilirdi" hikayeniz nedir — ve içinde gerçekten yapılmamış bir karar mı gizleniyordu?
Cevap ver ve bana söyle. Hepimizin bir tane var.
Toplantıyı bir takip değil, bir kararla sonlandırın.
Argumentree, tartışmadan lehte ve aleyhte olanları çıkarır, ticari dengeleri yan yana koyar ve ekibin bunları değerlendirmesine olanak tanır — böylece akıl yürütme görünür kalır ve en iyi argüman kazanır, hangi kanaldan başlamış olursanız olun.
Ücretsiz 14 Gün Deneme Başlat →İlgili Okuma
Bu Bir E-posta Olabilirdi
Bu parçanın özüne indirgenmiş tam derinlemesine inceleme, her rakam için kaynaklarla birlikte.
"Bu Konuyu Yüzyüze Tartışalım" Kararlarınızı Öldürüyor
Diğer bir yol, bir toplantının hiçbir şey karara bağlamadan sona ermesidir.
Belgesiz Kararların Gizli Maliyeti
Akıl yürütmenin asla yazılmadığında neye mal olduğu.
Toplantı Zekası Devrimi
Toplantılar tartışma yerine kararlar ürettiğinde ne değişir.