Uzaktan Ekipler için Asenkron Karar Verme: Toplantı Olmadan Karar Verin

San Francisco'da saat 08:00, Berlin'de 17:00 ve Singapur'da 23:00 ve sekiz kişi bir karar vermek için bir arama yapıyor. Singapur'daki mühendis en ilgili bağlama sahip ve en az dikkat kalan kişi. Ofiste zahmetsizce geçen toplantı — herkes zaten odada, arkasında beyaz tahta — bu ekibin yaptığı en pahalı şey haline geldi ve en çok ödeyen kişi, kararın en çok ihtiyaç duyduğu kişi.

Bir arada bulunan ekipler odada karar verir çünkü oda boştur. Dağıtık bir ekip o odaya sahip değildir ve aksi gibi davranmak, her önemli kararı bir zamanlama problemi haline getirir ve bunun içinde bir adalet problemi barındırır: birisi her zaman kahvaltıdan önce veya akşam yemeğinden sonra, yorgun ve yarı dikkatli bir şekilde katılır.

Yani uzaktan çalışan bir ekip için dürüst soru "daha iyi karar toplantıları nasıl yaparız?" değil, "hangi kararlar toplantı olmalı?"dır. Bunların büyük bir kısmı için cevap hiçbiri — yazılı olarak, belirli bir zaman diliminde, saat diliminin önemsiz hale geldiği durumlarda daha iyi alınır. Bu eşzamanlı olmayan karar vermedir ve dağıtılmış ekipler için bir geçici çözüm değildir. Bu, daha iyi bir varsayılandır. İşte bunun gerekçesi, beş adımlık kılavuzu ve tasarlanması gereken başarısızlık modları.

Uzaktan ekiplerin neden asenkron kararlara ihtiyacı var

Dağıtılmış ekipleri asenkron karar vermeye yönlendiren üç güç vardır — ve bunların her biri uzaktan çalışmanın bir kısıtlamasını avantaja dönüştürür.

Bunların hiçbiri "asla buluşma" anlamına gelmiyor. Bu, buluşmanın refleks olmaktan çıktığı anlamına geliyor. Asenkron, kararın alındığı yerdir; senkron zaman, yazmanın gerçekten yapamadığı şeyler için ayrılmıştır. Bu yeniden çerçeveleme, sağlıklı işbirlikçi karar alma arkasındaki aynı düşüncedir — hedef, grubun sahip olduğu iyi bir karar, iyi katılımlı bir toplantı değil. (Ve bunun varlığının iyi bilinen bir kanıtı vardır: 65'ten fazla ülkede 1.500'den fazla ekip üyesine sahip tamamen uzaktan çalışan şirket GitLab, tam olarak bu modelin el kitabı öncelikli bir versiyonuyla çalışmaktadır — yazın, yazılı olarak karar verin, herkesin bulabileceği bir yere kaydedin.)

Asenkron karar oyun kitabı

Asenkron kararlar, sadece "bir toplantı, ama daha yavaş" olduğunda başarısız olur. Bir şekli takip ettiklerinde başarılı olurlar. İşte işe yarayan şekil — her biri asenkronun yanlış gidebileceği belirli bir yolu engelleyen beş adım.

Sakince onu kıran tuzaklar

Çoğu başarısız asenkron karar, aynı birkaç şekilde başarısız olur. Onları adlandırın ve bunlara karşı tasarım yapabilirsiniz.

Async her şeyi yavaşlatmıyor mu?

Karara göre, genellikle evet — ve kanıtlar hakkında dürüst olmak önemlidir. Bilgisayar aracılığıyla yapılan grup karar verme üzerine klasik meta-analiz (Baltes ve arkadaşları, 2002), yazılı kanallar aracılığıyla çalışan grupların yüz yüze gruplara göre karar vermek için daha uzun zaman aldığını ve genellikle süreçten daha az memnun kaldıklarını bulmuştur. Günler içinde ölçülen bir yazılı iletişim, genellikle otuz dakikalık bir çağrının gecikmesini geçemez.

Ancak karar başına gecikme, dağıtılmış bir ekip için yanlış bir ölçü birimidir. Otuz dakikada bir soruyu çözen çağrı, sekiz kişinin senkronize bir zaman dilimini alır — biri için sabah 6'da, diğeri için akşam 11'de — artı her iki taraftaki bağlam değişikliği ve hiçbir kayıt üretmez. Asenkron iplik, her kişinin kendi çalışma gününde on beş odaklanmış dakikasını alır, diğer tüm ipliklerle paralel olarak çalışır ve yazılı bir kararla sona erer. Tek bir karar üzerindeki biraz hızı, hepsinin üzerinden geçiş için takas ediyorsunuz — ve girdi kalitesi için: canlı bir toplantının en hızlı konuşanlarının asla yer bırakmadığı düşünülmüş, kanıt destekli argümanlar. Dolayısıyla dürüst ayrım "her zaman asenkron" değildir; aşağıdaki tablodur — ve gerçekten acil bir çağrı için, bir toplantı hala doğru araçtır, bir toplantı tutanağı gibi.

Senkranizasyon vs asenkron: hangi kararlar nereye gider

Async varsayılandır, kural değil. Beceri, hangi kararların canlı tutulacağını bilmektir. Basit bir test: eğer karar esasen düşünülmüş girdi ve bir kayıt gerektiriyorsa, async karar verin; eğer esasen gerçek zamanlı insan bağlantısı veya taze seçenekler gerektiriyorsa, sync karar verin. (Bilmeniz gereken bir araştırma nüansı: Brucks ve Levav, 2022'de Nature'da video görüşmelerin yaratıcı fikir üretimini azalttığını gösterdi — ancak seçenekler arasında seçim yapmak için daha kötü değildir. Eğer iş seçenekler icat etmekse, bir odaya girin veya bir görüşme yapın; eğer iş seçmek ve kaydetmekse, yazmak yeterlidir.)

Her iki sütunun da paylaştığı şeye dikkat edin: karar, her iki durumda da kaydedilir. Kayıt olmadan yapılan bir canlı karar, asenkron bir karar ile aynı hata moduna sahiptir — buharlaşır. Bir transkript ile gerçek bir kayıt arasındaki farkı istiyorsanız, bu, toplantı tutanakları ile karar kaydı arasındaki boşluktur: biri söylenenleri, diğeri ise neyin karar verildiğini ve nedenini kaydeder. (Ve senkron olanları planlamadan önce, bunları bu bir e-posta olabilirdi içindeki dört soru testinden geçirin — birçokları bunu geçemeyecek.)

Argumentree, asenkron kararları nasıl destekler

Oyun kitabını disiplinle ve paylaşılan bir belgeyle manuel olarak çalıştırabilirsiniz. Argumentree, yapıyı araca entegre eder, böylece yapı bir kolaylaştırıcının ipi denetlemesine gerek kalmadan korunur. İnsanlar argümanlarını önceden sunarlar kendi çalışma saatlerinde, bu nedenle katkı asla aynı anda çevrimiçi olmaya bağlı değildir — saat dilimi kısıtlaması artık geçerli olmaktan çıkar.

Bu katkılar, ele aldıkları belirli iddiaya ekli yapılandırılmış artı ve eksi argümanlar olarak gelir, düz bir yorum akışı değil — böylece bir takım arkadaşı saatler sonra geri döndüğünde, yanıtlar duvarını kaydırmak yerine argümanın gerçek durumunu bir bakışta okuyabilir. Ve pencere kapandığında, tartışma karar kaydı haline gelir: sonuç, lehine ve aleyhine nedenler ve kimin neyi savunduğuna dair tam bir iz. Bu kayıt, iyi bir asenkron tartışmayı kalıcı kurumsal hafızaya dönüştüren şeydir — böylece dağıtılmış bir ekip bir kez karar verir ve geri döner, aynı soruyu bir çeyrek sonra yeniden tartışmak yerine. Eğer ekibiniz bu hafta gerçek bir karar üzerinde oyun planını denemeye hazırsa, ücretsiz deneme başlatabilirsiniz ve aracı kullanarak ilkini gerçekleştirebilirsiniz.

Yazılı olarak karar ver, amaçla buluş.

Açılışta bahsedilen Singapur mühendisinin daha iyi bir toplantı zamanına ihtiyacı yok — böyle bir zaman yok. Onların, kendilerine ulaşacak bir karara ihtiyacı var: kendi saatlerinde sabah 9'da okuyabilecekleri yazılı bir öneri, yalnızca kendilerinin sahip olduğu argümanı ekleyebilecekleri yapılandırılmış bir yer, geri bildirimin kapanma zamanını bildiren bir pencere ve sorunun yeniden gündeme geldiğinde işaret edebilecekleri bir kayıt. Oyun kitabının her adımı, sadece bu ihtiyacı, genelleştirilmiş bir şekilde karşılamaktadır.

Asenkron karar verme, uzaktan çalışmanın teselli ödülü değildir. Yapıdan — öneri, pencere, karar verici, argümanlar, kayıt — kurtulmuş olan bu süreç, yerini aldığı konferans odasından gerçekten daha iyi bir süreçtir: daha düşünceli girdiler, daha fazla ses ve ipliği aşan bir hafıza. Bununla mücadele eden takımlar, çok fazla asenkron çalışmıyor; yapısız asenkron çalışıyorlar. Yapıyı düzeltin ve ekip sayfanızdaki zaman dilimi haritası bir kısıtlama olmaktan çıkıp, kararlarınızın yazılı olmasının nedeni haline gelir.