Mkutano huu ungeweza kuwa barua pepe

Unajiunga na simu. Mtu anashiriki skrini yake na kuanza kusoma slaidi. Neno. Kwa. Neno. Dakika arobaini na tatu baadaye, hakuna uamuzi uliofanywa, watu watatu wameondoka kimya kimya, na unafikiria wazo ambalo limekuwa likirudiwa katika ofisi kwa muongo mmoja:

"Kikao hiki kingeweza kuwa barua pepe."

Iko kwenye vikombe. Iko kila mahali TikTok. Ni wimbo usio rasmi wa mfanyakazi wa kisasa wa maarifa. Lakini hapa kuna kile ambacho watu wengi wanakosa: si tu utani. Ni uchunguzi — na tiba ambayo watu wengi wanatafuta ni mbaya.

Nambari ni kali

Hii si "mikutano michache mibaya." Takwimu ni za kutisha kweli:

• ✕62% ya mikutano imepangwa bila lengo lililotajwa — Atlassian, Hali ya Timu 2024, ikifanya utafiti kwa wafanyakazi 5,000 wa maarifa.
• ✕77% ya wafanyakazi mara nyingi wako katika mikutano ambayo huisha kwa kupanga mkutano mwingine (tafiti hiyo hiyo). Kikao ambacho matokeo yake pekee ni kikao kingine hakikuwa na swali kwenye meza.
• ✕Takriban 31% ya ushiriki wa mikutano si wa lazima — Steven Rogelberg na Otter.ai, 2022, wafanyakazi 632 kutoka sekta 20.

Na athari kwa watu: karibu nusu ya wafanyakazi wanakiri kufanya visingizio ili kukosa mikutano, na wengi wamejiunga na mmoja kwa sababu ya "kuonekana wakiwajibika." Wakati nusu ya timu yako inajaribu kuepuka mikutano yako, hiyo si tatizo la watu. Ni kushindwa kwa mifumo.

Uchambuzi kamili, ukiwa na vyanzo vya kila nambari iliyo juu, upo kwenye blogu: Hii Ingawa Iwe Barua Pepe.

Kwa nini tunaendelea kuwa na mikutano ambayo haipaswi kuwepo

Nadhani ni nadra kuwa na chuki au uvivu. Ni dhoruba kamili ya sababu za kibinadamu:

• •FOMO — tunalinganisha kuwa katika chumba na kuwa muhimu.
• •Mfano wa dharura wa tu — kupanga mkutano huhisi kuwa na tija, hata wakati hauko hivyo.
• •Shida ya HiPPO — Maoni ya Mtu Aliyelipwa Zaidi yanatawala, hivyo mikutano inakuwa kama tamthilia ambapo watu wanaonyesha makubaliano badala ya kujaribu mawazo.
• •Hofu ya rekodi za maandiko — barua pepe zinaunda risiti; mikutano inaweka uwezekano wa kukana. "Nilidhani tulikuwa na maelewano" ni rahisi kuliko kuwa na msimamo wako kwa maandiko.

Hiyo ya mwisho ndiyo ishara. Mikutano mingi ipo hasa kwa sababu hakuna anayetaka uamuzi — na sababu zake — kuwekwa wazi.

Na tatizo la HiPPO haliko pekee kwa mikutano. Ni sura ya kila siku ya mtego wa sauti kubwa: sauti na hadhi vinachukua nafasi ya ushahidi, katika chumba ambacho hakuna anayeshika alama za hoja halisi.

"Kutuma barua pepe tu" hakuwahi kuwa suluhisho.

Hivyo timu zinaenda upande wa pili kabisa: kufuta mkutano, kuuweka kwenye Slack, kutuma barua pepe. Na inasaidia nusu.

Kwa sababu async isiyo na muundo ina njia yake ya kushindwa. Thread inapasuka. Muktadha unazikwa katika majibu 40. Na uamuzi haujawahi fanywa, kwa sababu hakuna anayetaka kuwa yule wa kuamua katika mfuatano wa ujumbe 47. Mtu mmoja maarufu alifuta mkutano wa dakika 30 ili kuwa "na ufanisi" — na akajikuta na barua pepe 25 katika siku tatu na bado hakuna suluhisho.

Mwelekeo ambao timu nyingi zinaishi: machafuko ya mikutano (soma slaidi → hakuna uamuzi) → machafuko ya barua pepe (nyuzi zisizo na mwisho → hakuna uamuzi).

Zote zinashindwa kwa sababu moja: hakuna muundo unaolazimisha hoja kutoka na kuacha bora ipate ushindi.

Suluhisho halisi: muundo, si kipitishio

Sasisho halisi si "mikutano michache" au "barua pepe nyingi." Ni mchakato wa maamuzi ulio na muundo, katika hatua tatu:

• ✓Pata hoja za msingi — toa kesi halisi za upande mmoja na mwingine kutoka kwa akili za watu na uziandike kwenye ukurasa.
• ✓Yapange — faida, hasara, mbadala, zinazoonekana kwa kila mtu mara moja.
• ✓Amua kwa faida — acha timu ipime na kupiga kura juu ya chaguzi, bora iwe kwa siri, ili mantiki bora ishinde — si sauti kubwa, si mtu aliyeweka chumba, si cheo cha juu zaidi.

Kufanywa kwa njia hii, "hii ingeweza kuwa barua pepe" inakuwa "hii ilitatuliwa kwa wazi, kwa maandiko, bila kupoteza saa moja ya maisha ya kila mtu." Mfuatano huu wa kuangalia kwanza-kisha kupima-kisha kufikia hitimisho ni mbinu inayokaa chini ya kila uamuzi mzuri wa kikundi.

Hiyo ndiyo hatua nzima: tengeneza swali la channel kutoka kwa lile halisi. Toa taarifa → tuma sasisho la async. Jadili → mkutano mfupi, ulio na muda maalum na ajenda. Amua → panga hivyo, ili mantiki iwe wazi na hoja bora ishinde.

Makampuni yanayofanikiwa siyo yale yenye kalenda nyingi. Ni yale yanayot treating muda kama rasilimali isiyoweza kuongezeka — na kujenga mfumo ambapo mawazo yanainuka kwa sifa, siyo kwa wingi au cheo.

Meme hiyo haiondoki, na hiyo ni jambo zuri — inamaanisha watu hatimaye wanaitaja kasoro ambayo imechukua muda wa kalenda kwa miongo kadhaa.

Lakini swali halikuwahi kuwa "je, hii ingeweza kuwa barua pepe?" Swali bora ni:

Je, kazi yako ingekuwa vipi kama kila uamuzi halisi ungekuwa na muundo ambapo hoja bora kweli ingeshinda?

Nini hadithi yako mbaya zaidi ya "mkutano huu ungeweza kuwa barua pepe" — na je, kulikuwa na uamuzi halisi uliofichwa ndani yake ambao haukufanywa kamwe?

Jibu na niambie. Sote tuna moja.