Jinsi ya Kufanya Pre-Mortem: Mwongozo wa Urahisishaji
Pre-mortem (Gary Klein, Harvard Business Review, 2007) inawaomba timu kufikiria kuwa mpango umeshindwa tayari na kuandika sababu — mtazamo wa nyuma wa uwezekano huongeza idadi na uhalisia wa hatari ambazo watu wanaweza kuonyesha. Problemu inayotatuliwa ni ya kijamii, si ya uchambuzi: watu wanajua hatari na hawatasema mbele ya mdhamini. Ili kuendesha moja katika dakika 60–90 kwenye Argumentree: weka mpango kama mada ya msingi (siyo swali); kila mshiriki aongeze kimya sababu za kushindwa kama hoja huru za kupinga; kwa hiari, angalia njia za kushindwa zilizopendekezwa na mashine, ambazo zinabaki zikiwa na lebo wazi na zinaweza kuhojiwa kwa sababu hoja zilizoandikwa na AI zinajibu maswali kiotomatiki; chunguza sababu kupitia mnyororo wa maswali na majibu (mizunguko minne, changamoto na mwandishi); jaribu sababu kupitia mnyororo wa Mapitio — ukosoaji wa kikundi ni mnyororo mingi sambamba juu ya sababu moja, si mzunguko mmoja wa pamoja; ungana na duplicates kupitia mnyororo wa Makubaliano kwenye rekodi; pima kila sababu na usome usambazaji, si tu wastani — tofauti kubwa inamaanisha chumba hakikubaliani, ambayo yenyewe ni matokeo; na ambatanisha mipango ya kupunguza kama hoja za kupinga chini ya kila sababu, ambapo con-of-a-con inaunga mkono mpango. Mipaka ya uaminifu: zana hazileti usalama wa kisaikolojia, viwango ni thamani moja iliyo na lebo badala ya matrix ya uwezekano-athari, mnyororo ni mizunguko minne kisha kukamilika, na pre-mortem inaonyesha na kuipa kipaumbele — haifanyi maamuzi.
Pre-mortem ya Gary Klein inawaambia watu katika chumba kuwa mpango umeishindwa tayari na inauliza kwa nini — kwa sababu mtazamo wa nyuma wa uwezekano huleta hatari ambazo adabu inakandamiza. Fanya hivyo ili kila hatari ibaki imeunganishwa na uamuzi:
- Panga mpango kama madai, ili mambo yaweze kuishambulia — kisha dakika kumi za kimya za kuandika kushindwa kwa uhuru
- Chunguza na upime kile kilichojitokeza kupitia mchakato wa Maswali na Majibu na Mreview — mazungumzo ya mizunguko minne na kila mwandishi wa hatari, kwa wakati mmoja
- Thamini kila sababu na usome tofauti — tofauti kubwa inamaanisha chumba hakikubaliani, ambayo yenyewe ni matokeo.
- Mitigations ni hoja za kupinga: hasara ya sababu — na hasara ya hasara inasaidia mpango
Retro iliyoja kuchelewa sana
Miezi kumi na mbili kutoka sasa, unakaa katika mkutano wa kukumbuka kuhusu mpango unaotarajia kuidhinisha. Uzinduzi umekosa, nambari ni mbaya, na chumba kinafanya kile ambacho vyumba hufanya katika mikutano ya kukumbuka: kuelezea, kwa ufasaha na kwa undani, kwa nini ilikuwa daima itakwenda vibaya. Kutegemea muuzaji ambacho kila mtu alikidhania kwa siri. Dhana ya kuajiri ambayo hakuna aliyekubali. Hatari ya uunganisho ambayo engineer mmoja alitaja mara moja, kwa sauti ya chini, na kamwe tena.
Hapa kuna sehemu isiyofurahisha: sehemu kubwa ya maarifa hayo ipo leo, katika vichwa vya watu watakaokaa katika mkutano huo. Timu yako haikosi kuona hatari. Inakosa kusema hizo hatari — kwa sababu mpango una mdhamini, mdhamini yupo katika chumba, na hakuna anayeweza kujenga taaluma yake kwa kuwa mtu ambaye alitaja sababu ambazo mpango wa bosi utashindwa.
Pre-mortem ni ibada iliyoundwa kwa ajili ya hili hasa. Gary Klein aliielezea katika Harvard Business Review mwaka 2007: waambie watu katika chumba kuwa mpango umeishindwa tayari, miezi kumi na mbili mbele, na uwaombe kila mtu aandike sababu. Mabadiliko ya wakati yanafanya kazi halisi — utafiti kuhusu mtazamo wa baadaye unapata kuwa kufikiria matokeo kama ya hakika, badala ya kuwa tu yanawezekana, kunapanua idadi na uainishaji wa sababu ambazo watu wanazalisha. Na uwasilishaji unafanya kazi ya kijamii pia: hujashutumu mpango wa mdhamini; unafafanua historia ya kufikirika. Kila mtu sasa anaruhusiwa kujua kile wanachokijua.
Kwa nini watu walijua tayari
Ni muhimu kuwa sahihi kuhusu kile kinachorekebishwa na pre-mortem, kwa sababu si mbinu ya uchambuzi. Njia za kushindwa ambazo inazionyesha mara nyingi zilijulikana kwa mtu kabla ya uamuzi. Kilichozuia ni mashine ya kawaida ya heshima ya kikundi: kukataa ni ghali kijamii, maoni ya awali yanashikilia yale ya baadaye, na mtu mwenye wasiwasi wa uamuzi mara nyingi ndiye sauti ya chini zaidi kwenye simu. Vipande vyetu kuhusu muktadha wa kutokubaliana kwa muundo na steelmanning vinatembea mashine hiyo kwa undani — pre-mortem ni kipimo kilichotumika.
Hiyo ndiyo sababu pia kuendesha kwa mitambo sahihi kuna umuhimu zaidi kuliko kuendesha kwa shauku. Mali hizo mbili za kubeba mzigo ni uhuru — kila mtu anaandika kabla ya mtu yeyote kuona sababu za mwingine — na kuunganishwa — kila sababu inabaki kuunganishwa na mpango inao hatarisha, ikiwa na mwandishi, ili iweze kuhojiwa, kupingwa, na kupunguziliwa mbali badala ya kupigwa picha kwenye ubao mweupe na kusahaulika.
Unachohitaji
Majadiliano ya Argumentree (mpango wowote unafanya kazi — kiwango cha bure kinatosha kuendesha pre-mortem yako ya kwanza), mmiliki wa mpango yuko katika chumba, na dakika 60–90. Washiriki wanaweza kujiunga kutoka mahali popote; ibada inafanya kazi kwa ushirikiano au kusambazwa katika siku.
Hatua ya 1: Panga mpango kama madai
Unda mjadala na mpango kama hoja ya msingi — iliyoelezwa kama dai lililo na dhamira, si swali: "Tutapeleka X kwa sehemu Y ifikapo Q2." Maneno ni muhimu. Swali ("je, tunapaswa kupeleka X?") linakaribisha mjadala kuhusu kama; dai linaumba kitu ambacho sababu za kushindwa zinaweza shambulia. Sentensi moja, iliyo na tarehe, inayomilikiwa na mdhamini wa mpango.
Kisha peleka muundo wa Klein kwenye chumba, kama unavyopenda: "Ni miezi kumi na mbili kutoka sasa. Mpango huu umeshindwa - vibaya. Chukua dakika kumi, peke yako, na uandike kila sababu kwa nini."
- ✓Jumla ya msingi imeundwa — mpango kama sentensi moja iliyo na ahadi, iliyoandikwa na mdhamini wake. Kitovu: inasomeka kama mada ambayo inaweza kushambuliwa, si swali.
Hatua ya 2: Dakika kumi za kimya
Kila mshiriki sasa anaongeza sababu za kushindwa kama hoja za kupinga chini ya mpango — kwa uhuru. Hapa ndipo chombo kinapata nafasi yake juu ya ubao mweupe: sababu inaonekana kwa wengine tu mara inapowasilishwa, hivyo hakuna anayejiweka kwenye sauti ya kwanza yenye kujiamini, na hakuna anayeondoa hatari zao baada ya kuona uso wa mdhamini. Omba angalau sababu tatu kila mmoja, zikiandikwa kama madai maalum ("uunganisho wa SSO unakosa tarehe ya majaribio"), si makundi ("hatari ya kiufundi").
Kama chaguo, fanya kuangalia AI sambamba: pata njia za kushindwa za ziada zinazozalishwa kutoka kwa mifano mingi. Zinakuja zikiwa zimeandikwa wazi kama zilizopendekezwa na mashine — asili imewekwa kwenye kila hoja — hivyo chumba kinaweza kila wakati kutofautisha wasiwasi wa mhandisi kutoka kwa muundo wa mfano. Zihifadhi tofauti katika kusoma kwako pia: AI inapanua nafasi ya hatari zinazoweza kutokea; haijui shirika lako.
- ✓Kizazi cha kimya kamili — kila mtu alikabidhi kwa uhuru. Kitovu: ≥3 sababu kwa kila mshiriki; hakuna aliyemhariri mwingine; sababu za AI (ikiwa zipo) zimeandikwa wazi.
Wakati sweep ya AI inasababisha maumivu
Fanya mzunguko wa kimya wa binadamu kwanza, kisha utafutaji wa mashine. Ikiwa muundo wa maneno unavyotumika unakuja kabla ya watu kuandika, unawashikilia — unapata hatari za jumla zenye maneno mazuri badala ya zile maalum ambazo timu yako pekee inazijua. Utafutaji ni wavu wa kile ambacho binadamu walikosa, kamwe sio kitendo cha ufunguzi.
Hatua ya 3: Uliza kile kilichotokea
Sasa chumba kinachambua mti — na badala ya mjadala wa wazi ambapo msomaji mwenye sauti kubwa anashinda, sababu zinashughulikiwa kupitia hatua tatu zilizopangwa, kila moja ikiwa mazungumzo ya mzunguko nne kati ya changamoto na mwandishi wa sababu hiyo:
Mnyororo wa maswali na majibu — uelewe huo
Fungua mnyororo wa maswali na majibu kuhusu sababu yoyote ambayo huwezi kutathmini: "nini kinashindwa kwanza, na tutagundua vipi?" Mwandishi anajibu, unafuata, wanajibu tena — kisha inakamilika. Hakuna sababu inayopaswa kuachwa ambayo hakuna anayeielewa.
Kagua mnyororo — jaribu kuutathmini
Fikiria kuwa sababu imeelezwa kupita kiasi (au chini ya kiwango)? Fungua mnyororo wa Mapitio: tathmini yako, majibu ya mwandishi, ufuatiliaji, majibu. Mabadilishano hayo yanabaki kama rekodi ya changamoto.
Mnyororo wa makubaliano — ungana na nakala za ziada
Watu wawili waliandika hatari hiyo hiyo kwa njia tofauti? Pendekeza maandiko yaliyojumuishwa kwa mwandishi mwingine. Ujumuishaji unafanyika kwenye rekodi — si kwa mwezeshaji kufuta kimya kimya noti ya sticky.
Kikundi cha ukosoaji = minyororo sambamba
Hakuna kitufe cha "anzisha mzunguko wa ukosoaji", kwa muundo: ukosoaji wa kikundi ni Watu N kila mmoja akifungua mnyororo wake kuhusu sababu hiyo hiyo, na mwandishi akijibu kila mmoja. Kila pingamizi linaweza kuhusishwa na kujibiwa.
Sifa moja inastahili kutajwa, kwa sababu inabadilisha thamani ya AI sweep: sababu zinazopendekezwa na mashine zinajibu. Hoja iliyoandikwa na mfano inajibu moja kwa moja katika mnyororo wake — ikielekezwa kwa mfano huo huo ulioandika — hivyo unaweza kuhoji hali ya kushindwa iliyopendekezwa na mashine na kupata jibu la maana mara moja. Hiyo ndiyo jibu halisi kwa "kwa nini usiombe chatbot orodha ya hatari": orodha haiwezi kuhojiwa.
Hatua ya 4: Pima, na soma tofauti
Kila mshiriki anapima kila sababu — kiwango kimoja kila mmoja, thamani yenye lebo. Panga kwa usambazaji, kisha fanya jambo ambalo vyumba vingi vinakosa: angalia usambazaji, si tu wastani. Sababu ambayo kila mtu anapima 8 ni kipaumbele. Sababu ambayo nusu ya chumba inapima 9 na nusu inapima 2 ni kitu bora: kutokubaliana halisi kuhusu jinsi dunia inavyofanya kazi, kilichojitokeza na kutajwa. Mgawanyiko huo mara nyingi ndio ugunduzi wenye thamani zaidi wa kikao chote.
- ✓Kipaumbele kimefanywa — sababu zimepimwa na kila mtu. Kitovu: sababu kuu zimebainishwa; sababu zenye tofauti kubwa zimewekwa alama kama kutokubaliana, siyo zilizopimwa kwenye kati.
Swali la kuuliza chumbani
Ni sababu ipi ambayo hakuna mtu aliyoipima kwa njia sawa? Mgawanyiko huo ndiko ambapo mifano ya ukweli ya timu yako inatofautiana — na ndipo mazungumzo yafuatayo yanapaswa kuanzia.
Hatua ya 5: Kupunguza kama hoja za kupinga
Kwa kila sababu kuu, ongeza mipango ya kupunguza — na hapa mti unafanya kitu ambacho orodha haiwezi. Mpango wa kupunguza umeongezwa kama hasara ya sababu: hoja inayoshambulia hali ya kushindwa. Na kwa sababu faida/hasara inahusiana na mzazi, hasara-ya-hasara inaunga mkono mpango — muundo unahifadhi mantiki kwa asili. Kila mpango wa kupunguza una mwandishi, na mwandishi ndiye mmiliki.
Hii ndiyo wakati ambapo pre-mortem kawaida hufa katika mfumo wa ubao mweupe: hatari zinaorodheshwa, vichwa vinakubali, hakuna kitu kinachopata mmiliki. Hapa kipimo ni cha muundo — sababu kuu bila kupunguza hatari iliyoko chini yake inaonekana wazi.
- ✓Hatua za kupunguza madhara zimeambatanishwa — kila sababu kuu ina angalau hoja moja ya kupinga yenye mwandishi aliyepewa jina. Kitovu: hakuna sababu iliyo na kiwango cha juu iliyotelekezwa.
Kile unachokiona bado baada ya miezi sita
Kipande hicho ndicho muhimu. Miezi sita kutoka sasa, wakati kitu kinapokwenda vibaya na mtu anapouliza "je, tulifikiria hili?", jibu liko umbali wa utafutaji mmoja: mpango, kila pingamizi lililotolewa dhidi yake, nani alileta kila moja, changamoto ambazo kila moja ilikabiliana nazo, na hatua za kupunguza ambazo zilikuwa (au hazikuwa) zimeambatanishwa. Bodi ya mzunguko iliyopigwa picha haiwezi kujibu swali hilo; hii inaweza — ni mfano wa kazi wa mnyororo wa ubora wa maamuzi, uliojengwa ndani ya dakika tisini.
Mipaka ya uaminifu
- ✗Zana hazileti usalama wa kisaikolojia. Uwasilishaji huru unondoa tatizo la kujiweka sawa; haiondoi meneja anayepiga marufuku tofauti za mawazo. Ikiwa watu wanaogopa mdhamini, fanya marekebisho hayo kwanza.
- ✗Hatari zinazozalishwa na AI ni mwito wa kufikiri, si orodha ya hatari. Zimewekwa lebo kwa sababu hiyo hasa. Sababu ambayo hakuna atakayechukua ni matokeo.
- ✗Viwango ni thamani moja iliyo na lebo, si matrix ya uwezekano × athari. Ikiwa unahitaji matrix rasmi ya hatari, peleka na ijenge mahali pengine — usijaribu kudai kwamba kiwango ni moja.
- ✗Minyororo ni mizunguko minne, kisha ikamilike. Ni ubadilishanaji ulio na muundo, si uzi usiokoma. Ikiwa kutakuwa na tofauti, inahitaji mkutano zaidi.
- ✗Uchunguzi wa kabla ya kifo hauamua chochote. Unaleta mambo wazi na kuweka kipaumbele; uamuzi — na ujasiri wa kubadilisha mpango — bado ni wako.
Masomo ya vitendo kutoka kuendesha haya
- ✓Weka kimya katika muda maalum kwa nguvu. Dakika kumi, kutangazwa, kutekelezwa. Thamani iko katika uhuru; wakati mjadala unapoanza, hauwezi kuendelea kukusanya.
- ✓Uliza sentensi maalum, si makundi. "Hatari ya uunganisho" haipa kipaumbele chochote; "uunganisho wa SSO unakosa tarehe ya majaribio" unaweza kupingwa, kutathminiwa na kupunguzia hatari.
- ✓Mdhamini anaandika pia. Hakuna kitu kinachothibitisha uaminifu kama mmiliki wa mpango kuchangia njia tatu za kushindwa za kwake — kwanza.
- ✓Funga mzunguko katika kikao kijacho cha kupanga. Fungua tena mti, angalia ni mitigations gani zilifanyika, na upime sababu tena. Kipindi cha pili kinachukua dakika ishirini na ndiko ambapo ibada inazidishwa.
Rudi kwenye retro
Rudi kwenye ile tathmini ya miezi kumi na mbili iliyopita. Kila toleo linaweza kutokea. Katika moja, chumba kinaelezea kwa ufasaha kushindwa ambacho kilitabiriwa kwa kimya, na rekodi haionyeshi chochote. Katika nyingine, tathmini ya nyuma inaanza na mti wa kabla ya kifo: hapa kuna kile tulichosema kinaweza kwenda vibaya, hapa kuna kile tulichofanya kuhusu hilo, hapa kuna kile tulikosa. Tathmini ya pili ni fupi, yenye huruma, na ndiyo pekee inayofanya mpango ujao kuwa bora. Dakika tisini, wiki hii, inakununulia.
Vyanzo na kusoma zaidi
- Klein, G. (2007). Kufanya Premortem ya Mradi. Harvard Business Review, Septemba 2007.Maelezo ya kanuni ya kurasa mbili kuhusu ibada na mantiki ya mtazamo wa baadaye.
- Mitchell, D. J., Russo, J. E., & Pennington, N. (1989). Kurudi kwa wakati ujao: Mtazamo wa muda katika ufafanuzi wa matukio. Jarida la Uamuzi wa Kihisia, 2(1).Utafiti wa mtazamo wa baadaye nyuma ya mabadiliko ya wakati: kufikiria matokeo kama ya hakika kunapanua idadi na maelezo ya sababu zinazozalishwa.
- Klein, G., Koller, T., & Lovallo, D. (2019). Wavunja Upendeleo: Premortems — kuwa na akili mwanzoni. McKinsey Quarterly.Pre-mortem iliyo katika miongoni mwa mbinu za kupunguza upendeleo katika maamuzi ya kimkakati.
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Nini maana ya pre-mortem na inatofautianaje na tathmini ya hatari?
Pre-mortem, iliyoelezwa na Gary Klein katika Harvard Business Review (2007), inawaomba timu kufikiria kuwa mpango umeshindwa tayari na kuandika sababu zake. Mabadiliko ya wakati yana umuhimu: utafiti wa mtazamo wa nyuma wa matarajio unapata kwamba kufikiria matokeo kama hakika badala ya uwezekano huongeza idadi na uainishaji wa sababu ambazo watu wanazalisha. Inatofautiana na tathmini ya kawaida ya hatari katika kile inachokirekebisha — tatizo ni la kijamii, si la uchambuzi. Watu kwa kawaida wanajua hatari; muundo wa kihistoria wa pre-mortem unafanya kuwa salama kusema hizo mbele ya mdhamini wa mpango.
Pre-mortem inachukua muda gani kufanyika?
Dakika 60–90 kwa ibada kuu: dakika chache za kuweka mpango kama madai ya kujitolea, dakika kumi za kimya za kuandika kushindwa kwa uhuru, takriban nusu saa ya kuuliza na kujaribu sababu zilizojitokeza, dakika kumi za kutathmini, na zilizobaki kuambatanisha hatua za kupunguza madhara na wamiliki waliopewa majina. Fanya kwa njia isiyo ya pamoja, hatua hizo hizo zikiwa zimeenea kwa urahisi katika siku, huku muda wa kuandika kimya ukiwa umepangwa.
Jinsi gani unafanya pre-mortem kwa mbali au kwa njia isiyo ya wakati mmoja?
Rituali hii kwa asili ni rafiki wa async kwa sababu hitaji lake kuu ni uhuru, si uwepo wa pamoja. Panga mpango kama mada ya msingi, wape washiriki dirisha la kuwasilisha ambapo kila mmoja anaongeza sababu za kushindwa kama hoja za kupinga bila kuona maoni ya wengine, kisha fungua mti kwa ajili ya maswali na majibu na mnyororo wa Mapitio — ambayo ni mazungumzo ya hatua nne yanayofanya kazi kupitia maeneo ya muda kwa muundo. Pima ndani ya dirisha la pili na soma usambazaji pamoja. Wakati pekee wa synchronous unaostahili kuwepo ni kusoma kwa mwisho sababu zenye tofauti kubwa.
Je, AI inapaswa kutumika kuunda hatari za kabla ya kifo?
Kama kupita kwa pili, ndiyo; kama kitendo cha ufunguzi, hapana. Njia za kushindwa zinazozalishwa na mashine zinaongeza nafasi ya wagombea na kuwasilishwa kwa alama wazi, hivyo hazichanganywi kamwe na wasiwasi wa mtu wa timu — na kwa sababu hoja zilizoandikwa na AI zinajibu maswali kiotomatiki, hatari inayopendekezwa na mashine inaweza kuchunguzwa badala ya kusomwa tu. Lakini fanya mzunguko wa kimya wa kibinadamu kwanza: matumizi ya lugha ya mashine yanayoeleweka mapema yanawashikilia watu, na unapata hatari za jumla zenye maneno mazuri badala ya zile maalum ambazo timu yako pekee inazijua.
Unafanya nini na matokeo ya kabla ya kifo?
Mambo matatu. Panga kwa usambazaji wa viwango — na itendee sababu zenye tofauti kubwa (nusu ya chumba inasema 9, nusu inasema 2) kama tofauti halisi za kutatua, si kelele ya kuondoa kwa wastani. Ambatanisha mpango wa kupunguza na mmiliki aliyepewa jina chini ya kila sababu kuu — katika mti wa hoja, mpango wa kupunguza ni hasara ya sababu, na hasara ya hasara inasaidia mpango. Na weka mti kama rekodi: katika miezi sita, "je, tulizingatia hili?" inajibiwa kwa utafutaji, si kwa kumbukumbu.
Je, pre-mortem inabadilisha uamuzi kweli?
Wakati mwingine — na kwa ukweli, hiyo si kazi yake kuu. Pre-mortem inajitokeza na kuweka kipaumbele; haifanyi maamuzi. Thamani yake inayoweza kupimwa ni kwamba hatari ambazo zingekaa zisemwe zinazungumzwa, zinapata wamiliki, na zinapunguza madhara kabla ya kujitolea, na kwamba rekodi inabaki. Ikiwa mpango unabadilika basi ni uamuzi wa mtu anayefanya maamuzi — ambaye sasa anafanya hivyo akijua kile ambacho timu inafikiri kwa kweli.
Fanya pre-mortem yako ya kwanza wiki hii.
Panga mpango, fungua dirisha kimya, na acha hatari ambazo timu yako tayari inazijua zionekane hatimaye — zimeunganishwa na uamuzi, zikiwa na wamiliki.
Anza Jaribio la Bure la Siku 14