Nini PDCA ni — na marekebisho ya neno moja ambayo Deming alisisitiza
Mifupa ya mzunguko inatoka kwa Walter Shewhart, mwanafizikia wa Bell Labs ambaye kazi yake ya kudhibiti ubora wa takwimu katika miaka ya 1920 na 1930 ilileta wazo kwamba kuboresha kunafuata mzunguko unaojirudia wa spesifikesheni, uzalishaji, na ukaguzi — ukakamilishwa kuwa mzunguko wa dhana na mtihani. W. Edwards Deming alikipeleka mbele zaidi na, kupitia mihadhara yake katika Japani baada ya vita, katika mazoezi ya utengenezaji wa Kijapani — ambayo kutoka kwake mchakato wa lean, kaizen na maboresho ya kisasa yanatokana. Deming, kwa kawaida, alikikadiria kama mzunguko wa Shewhart; mazoezi ya Kijapani yalikipa jina mzunguko wa Deming; kifupi PDCA kimejikita duniani kote.
Awamu nne: Panga — eleza tatizo, chunguza sababu za msingi, na jitoe kwa nadharia inayoweza kuthibitishwa: ikiwa tutabadilisha X, kipimo Y kitaboreshwa, kwa sababu Z — na vigezo vya mafanikio vikiandikwa kabla ya chochote kuanza. Fanya — fanya mabadiliko madogo: mstari mmoja, timu moja, wiki moja; jaribio lililodhibitiwa, si uzinduzi. Angalia — linganisha kilichotokea dhidi ya kile ambacho Mpango ulitabiri. Tenda — ikiwa nadharia ilishikilia, kubali na kuimarisha; ikiwa sivyo, acha au badilisha; kwa njia yoyote, zamu inayofuata inaanzia kwenye kile ambacho hii ilijifunza.
Na marekebisho: Deming mwenyewe alipendelea PDSA — Panga, Fanya, Chunguza, Tenda — na alikuwa na msisitizo kuhusu hilo. 'Kagua' inahusisha ukaguzi: je, matokeo yalipita? 'Chunguza' inahitaji zaidi: nini hasa kilitokea, ikiwa ni pamoja na sehemu ambazo hakuna aliyotabiri? Tofauti hiyo inaonekana kuwa ya kisomi na badala yake ndiyo njia nzima — mzunguko ambao unakagua tu ufanisi haujifunzi chochote kutokana na mshangao, na mshangao ndiyo mahali ambapo kujifunza kunapatikana. Tunaweka jina la kawaida na maana ya Deming. Muktadha: mfano wa kufanya maamuzi.
Wakati wa kuitumia — na wakati wa kutokuitumia
PDCA inapata thamani yake wakati:
- ✓Kuboresha mchakato wa mara kwa mara — mifumo ya msaada, mipango ya kutekeleza, kuanzisha, matatizo ya ubora — chochote kinachofanyika mara nyingi vya kutosha kwa majaribio madogo kusoma.
- ✓Badiliko linaweza kurekebishwa na kujaribiwa. Nguvu ya PDCA ni mizunguko ya bei nafuu; ikiwa unaweza kujaribu kidogo, unaweza kumudu kukosea haraka.
- ✓Kujenga utamaduni wa kuboresha. Mzunguko unafundisha kufikiri kwa dhana: timu zinazofanya PDSA kwa uaminifu hazichanganyi shughuli na kujifunza.
Na ambapo inashindwa au haifai:
- ✗Panga-Fanya-Panga-Fanya. Ufisadi wa kawaida: timu zinapeleka mabadiliko baada ya mabadiliko na kamwe hazijifunzi matokeo. Bila S, ni tu mzunguko wa shughuli bila maana.
- ✗Kigezo cha mafanikio baada ya ukweli. Ikiwa 'mafanikio yangekuwa vipi?' inajibiwa baada ya data kuwasilishwa, kila mzunguko unafanikiwa na hakuna chochote kinachojifunza. Kigezo kiandikwe kabla ya Kufanya.
- ✗Kitendo = slaidi. Mzunguko unaomalizika kwa kusoma badala ya kiwango kilichobadilishwa (au kuachwa wazi) una shimo mahali ambapo awamu yake ya nne inapaswa kuwa.
- ✗Maamuzi ya mara moja, yasiyoweza kubadilishwa. PDCA ni kwa ajili ya kurudiarudia; kuingia sokoni au ununuzi haupati zamu ya pili. Hayo yanahitaji michakato ya maamuzi, michakato, na vifaa vingine vya zana.
Hatua kwa hatua, na mfano uliofanywa
Mfano wa kuelezea: timu ya msaada iliyobuniwa ambayo muda wake wa majibu ya kwanza umekuwa mbaya. Mzunguko mmoja kamili:
- 1Panga — gundua kabla ya kufikiria. Timu inachukua sampuli ya tiketi za polepole na inapata muundo: usambazaji unasubiri kwenye mkutano wa kila siku wa ugawaji. Dhana: ikiwa tiketi zinajielekeza kiotomatiki kwa kundi zinapofika (X), wakati wa majibu ya kati unashuka kwa theluthi (Y), kwa sababu kusubiri kwa ugawaji ndiko kuchelewesha kubwa (Z). Kigezo cha mafanikio, kimeandikwa sasa: wastani chini ya masaa 4 katika kipindi cha wiki mbili, bila kuongezeka kwa kiwango cha upya wa usambazaji (kipimo kinachokamata udanganyifu).
- 2Fanya — ndogo. Auto-routing kwenye makundi mawili ya tiketi, timu moja, wiki mbili. Mchakato mzima unabaki kama ulivyo, hivyo kulinganisha kunabaki safi.
- 3Utafiti — kinyume na utabiri, ikiwa ni pamoja na mshangao. Kati ilishuka hadi masaa 3.6 — dhana inashikilia. Lakini upya wa njia uliongezeka katika kundi moja: auto-router inakosea kupeleka tiketi zinazohusiana na bili. Mshangao huo ni mavuno halisi ya awamu hiyo; 'Angalia' ingekuwa imetumwa kama kupita.
- 4Chukua hatua — sanifisha ushindi, piga mzunguko wa mshangao. Uelekezaji wa moja kwa moja unakuwa kiwango kilichorekodiwa kwa makundi ambapo ulishikilia. Uwekaji wa bili vibaya unakuwa Mpango wa mzunguko unaofuata. Maamuzi yote mawili yameandikwa na sababu zao.
- 5Geuka tena. Mzunguko unaofuata unarithi ushahidi wa wa mwisho — ambao ni mantiki nzima ya kuunganisha ya mbinu, na hasa kile kinachopotea wakati mizunguko inapoishi katika slaidi.
PDCA kama mti wa hoja
Katika maneno ya ubora wa maamuzi, PDCA inatoa ahadi ya hatua — ni mfumo nadra ambao hatua yake ya nne ni kutenda — na inasimamia taarifa: hatua ya Utafiti inazalisha ushahidi kwa ratiba. Ncha yake dhaifu ni kumbukumbu kati ya mizunguko. Katika mti wa hoja:
Hypothesis → mada ya msingi
"Auto-routing hupunguza muda wa majibu ya kwanza kwa theluthi moja kwa sababu ya kusubiri kwa ugawaji kunatawala." Inaweza kupingwa, ina tarehe, na vigezo vya mafanikio vinavyohusishwa — kabla ya majaribio kuanza.
Uchambuzi wa sababu ya msingi → kesi inayounga mkono
Ushahidi wa sampuli ya tiketi unasaidia madai; utambuzi mbadala wa mwenzi wa timu (kuajiri, si upitishaji) unashikilia kama hoja ya kupinga, kwenye rekodi kabla ya majaribio kuamua.
Matokeo ya utafiti → ushahidi kuhusu madai
Muda wa kati wa saa 3.6 unakuwa kama msaada; makosa ya bili yanakuwa kama mshangao ulioangaziwa na nodi yake mwenyewe — inaonekana, siyo imefichwa katika kiambatisho cha ripoti.
Kitendo → uamuzi ulioandikwa, mizunguko → mnyororo
Kuweka viwango au kuacha kunarekodiwa kwa sababu, na mzunguko unaofuata unarejea nyuma. Mwaka wa kuboresha unakuwa mnyororo wa majaribio yaliyoshughulikiwa badala ya folda ya mipangilio.
PDCA inatoa ahadi na ushahidi-kwa-muda; mti wa hoja unatoa mantiki sahihi inayofanya kujifunza kwa kila mzunguko kudumu hadi mzunguko unaofuata. Tazama ubora wa maamuzi.
PDCA dhidi ya mbadala
| Ikiwa swali lako ni… | Fikia kwa | Kwa nini si PDCA |
|---|---|---|
| Malengo ya kimkakati gani ya kuboresha kuelekea? | Kadi ya Usawa | Kadi ya alama inaweka mwelekeo; PDCA ni mzunguko ndani ya lengo moja. |
| Kama shirika linaweza kubeba mabadiliko makubwa | McKinsey 7S | PDCA inarudiarudia ndani ya mfumo; 7S inachambua mfumo |
| Ahadi ya mara moja, isiyoweza kubadilishwa | Miti ya maamuzi / CBA | Hakuna zamu ya pili inamaanisha hakuna mzunguko |
| Kusimamia orodha ya hatari zinazodumu | Usimamizi wa hatari za biashara | Mzunguko tofauti: kufuatilia mfiduo, si kuboresha mchakato |