आप कॉल में शामिल होते हैं। कोई अपनी स्क्रीन साझा करता है। वे स्लाइड पढ़ना शुरू करते हैं। शब्द। के लिए। शब्द। अड़तीस मिनट बाद किसी ने भी किसी चीज़ पर असहमति नहीं जताई, किसी ने भी कुछ तय नहीं किया, और आप अपना लैपटॉप बंद करते हैं यह सोचते हुए कि आधे उपस्थित लोग क्या सोच रहे हैं:

"यह बैठक एक ईमेल हो सकती थी।"

आप लगभग निश्चित रूप से सही हैं — लेकिन जिस कारण से मग और टिक टॉक ध्वनि का संकेत है, वह नहीं। शिकायत यह नहीं है कि बैठक लंबी थी, या उबाऊ, या खराब ढंग से संचालित की गई। शिकायत यह है कि इसमें कुछ भी ऐसा नहीं हुआ जो सभी को एक ही समय पर उपस्थित होने की आवश्यकता हो। यह एक विशिष्ट, निदान योग्य विफलता है, और इसका एक परीक्षण है। अधिकांश बैठकें इसमें असफल होती हैं। कुछ वास्तव में असफल नहीं होतीं — और उन्हें अलग करना पूरी कला है।

वाक्यांश का असली मतलब क्या है

एक बैठक एक ईमेल हो सकती थी जब यह एकतरफा जानकारी का हस्तांतरण है: कोई कुछ जानता है, बाकी सभी को इसे जानने की आवश्यकता है, और हस्तांतरण को एक समकालिक घटना के रूप में निर्धारित किया गया है। कोई निर्णय नहीं लिया जाता। कोई असहमति हल नहीं होती। सामग्री को किसी अन्य महाद्वीप पर 8 बजे पढ़े जाने पर भी जीवित रह सकती है, और शायद यह अधिक स्पष्ट होगी।

दूसरी तरफ से कहें: एक बैठक ठीक दो चीजें खरीदती है जो एक दस्तावेज़ नहीं कर सकता। समानांतरता — जहाँ मेरा वाक्य आपके वाक्य को खत्म करने से पहले बदल देता है। और सामाजिक उपस्थिति — स्वर, हिचकिचाहट, किसी के "ठीक है" कहने से पहले का ठहराव। यदि एक सत्र इनमें से कोई भी उपयोग नहीं करता है, तो निमंत्रण एक दस्तावेज़ का काम कर रहा है, बुरी तरह से।

एक संगठन को कुल मिलाकर इसकी लागत कितनी होती है, यह एक अलग विषय है, और हम मीटिंग इंटेलिजेंस पर आंकड़े कवर करते हैं। यह पोस्ट आपके सामने के निर्णय के बारे में है: यह बैठक, इस निमंत्रण पर — क्या इसे लिखा जा सकता था?

चार-प्रश्न परीक्षण

इससे पहले कि आप एक निमंत्रण स्वीकार करें, और इससे पहले कि आप एक भेजें, इसे चलाएँ। प्रत्येक प्रश्न पूछता है कि क्या सत्र को समकालिकता या उपस्थिति की आवश्यकता है।

चार नहीं और इसे लिखा जाना चाहिए था। एक स्पष्ट हाँ एक वास्तविक बैठक है — और इसे एक की तरह चलाने का हकदार है, जिसमें पढ़ाई पहले से की गई हो ताकि समय असहमति पर जाए न कि ब्रीफिंग पर।

पाँच प्रारूप जो लगभग हमेशा असफल होते हैं

ये हर कंपनी में दोहराते हैं, और वे एक ही कारण से परीक्षण में असफल होते हैं: सामग्री जानकारी है, और प्रारूप प्रसारण है।

लेकिन मेरी कुछ बेहतरीन कृतियाँ बैठकों में होती हैं।

यह सच है, और यह वाक्यांश एक प्रतिक्रिया के रूप में अधिक उपयोग किया जाता है। विचार-विमर्श वास्तव में एक कमरे में तेज़ होता है: जब चार लोग किसी व्यापार-समझौते पर बहस कर रहे होते हैं, तो एक घंटे की जीवंत बहस उस सामग्री को कवर करती है जो जवाब देने में एक सप्ताह लेगी, क्योंकि आपत्तियों का उत्तर तब दिया जाता है जब उनका उत्तर देना अभी भी सस्ता होता है।

लिखित चैनल कुछ चीजों में सक्रिय रूप से खराब होते हैं। ये स्थितियों को कठोर बना देते हैं: जब आपकी आपत्ति लिखित रूप में दर्ज हो जाती है, तो इससे पीछे हटना एक हार की तरह महसूस होता है। एक कमरे में कोई व्यक्ति वाक्य के मध्य में अपने विचार बदल सकता है, जिसका सामाजिक लागत लगभग नहीं होती — और यही आप चाहते हैं जब लक्ष्य सबसे अच्छा उत्तर है न कि सबसे अच्छी तरह से बचाव किया गया। संघर्ष, अस्पष्टता, बुरी खबर और बातचीत सभी इस कारण से कमरे में शामिल होते हैं।

तो शिकायत का ईमानदार संस्करण मीम से संकीर्ण है: बैठकें बेकार हैं नहीं, बल्कि यह विशेष बैठक ऐसी चीज़ पर उपस्थिति खर्च कर रही थी जिसकी आवश्यकता नहीं थी। विपरीत विफलता भी उतनी ही महंगी है — एक वास्तविक निर्णय जो कमरे से बाहर धकेल दिया गया, जिसे हम "लेट्स टेक दिस ऑफलाइन" इज़ किलिंग योर डिसीज़न्स में अलग करते हैं।

वे ईमेल जो बैठकें होनी चाहिए थीं

विपरीत त्रुटि के लिए देखें, क्योंकि यह बेहतर तरीके से छिपती है। एक थ्रेड तीन दिनों से चल रहा है और नौ उत्तर हैं। दो लोग बढ़ती विनम्रता के साथ अपने विचारों को दोहरा रहे हैं। किसी ने अपने बिंदुओं को संख्या देना शुरू कर दिया है। एक असहमति जो दो दौर के उत्तरों से आगे बढ़ चुकी है, एक बैठक में बदल गई है जिसमें अधिक विलंबता है — आप कैलेंडर दिनों में बैठक की लागत चुका रहे हैं बजाय मिनटों के, और कोई भी किसी के चेहरे को नहीं देख सकता।

जो एक कार्यशील डिफ़ॉल्ट प्रदान करता है। जानकारी लिखी जाती है। असहमति देखी जाती है। और एक निर्णय तीनों को प्राप्त करता है: पहले लिखा जाता है ताकि लोग सूचित होकर आएं, लाइव तय किया जाता है, फिर रिकॉर्ड किया जाता है ताकि तर्क जीवित रहे — वह रूप जिसे हम असिंक्रोनस निर्णय-निर्माण के तहत वर्णित करते हैं।

क्यों ईमेल-योग्य बैठकें फिर भी निर्धारित की जाती हैं

कोई भी जानबूझकर बेकार की बैठक नहीं करता। चार सामान्य दबाव उन्हें लगातार उत्पन्न करते हैं।

इसके बजाय क्या लिखें

"ईमेल भेजना" समाधान नहीं है, और 900 शब्दों की पाठ की दीवार भेजना असिंक्रोनस काम को खराब नाम देता है। ईमेल योग्य बैठक के लिए विकल्प एक दस्तावेज़ है जिसमें निर्णय-आकार की रीढ़ हो: क्या निर्णय लिया जा रहा है, विकल्प, आपकी सिफारिश और क्यों, पाठक से आपको क्या चाहिए, और एक तारीख जिसके बाद चुप्पी को सहमति माना जाएगा।

अंतिम उपबंध ही इसे कार्यशील बनाता है। बिना समय सीमा के एक अपडेट को नजरअंदाज किया जाता है; एक आपत्ति विंडो के साथ एक सिफारिश को पढ़ा जाता है, क्योंकि अब कुछ न कहना बाद में सहमत होने का मतलब है। यह यह भी है कि तर्क अगले तिमाही के संपर्क में कैसे जीवित रहता है — यह उस रिकॉर्ड के बीच का अंतर है जो यह बताता है कि क्या तय किया गया था और उस रिकॉर्ड के बीच जो क्यों बताता है, जो हम बैठक बुद्धिमत्ता क्रांति में तर्क करते हैं।

और जो बैठकें हो चुकी हैं उनकी रक्षा करें। उन्हें पूर्व-पठन दें, पृष्ठभूमि के बजाय आपत्तियों के साथ शुरू करें, और जो चुना गया और कौन से तर्क हार गए, उसे रिकॉर्ड करें। एक बैठक जो अपना समय कमाती है, उसे पहले बीस मिनट लोगों को अपडेट करने में नहीं बिताना चाहिए।

वास्तविक प्रश्न

यह वाक्यांश मग्स पर जीवित रहता है क्योंकि यह लगभग हमेशा सच होता है और लगभग कभी कार्रवाई योग्य नहीं होता। इसके बाद कहा गया तो यह एक शिकायत है; आमंत्रण भेजने से पहले लागू किया गया तो यह एक फ़िल्टर है — और चार प्रश्न फ़िल्टर हैं।

अधिकांश बैठकें जानकारी हैं जो बैठक के कपड़े पहनती हैं। कुछ वास्तविक विचार-विमर्श होते हैं, और उन्हें उन बैठकों के खिलाफ बचाने के लायक है जो वास्तविक नहीं हैं। इस वर्गीकरण को सही करना किसी उपकरण, नीति या अनुमति की आवश्यकता नहीं है।