अमेज़न ने पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगा दिया। गूगल के पास एक मेमो नियम है। आपकी कंपनी क्या करती है?

21 जनवरी, 2003 को, जब शटल कोलंबिया अभी भी कक्षा में था, इंजीनियरों ने नासा के प्रबंधकों को लॉन्च के समय इसके पंख पर लगे फोम के हमले के बारे में जानकारी दी। विश्लेषण वास्तविक था; प्रारूप एक पावरपॉइंट स्लाइड था जो इतनी अधिक बुलेट्स और संक्षेपों से भरी हुई थी कि इसका सबसे चिंताजनक निष्कर्ष लगभग अदृश्य था। जांच बोर्ड ने बाद में अपनी रिपोर्ट में उस स्लाइड को पुन: प्रस्तुत किया और टिप्पणी की कि यह समझना आसान था कि एक वरिष्ठ प्रबंधक इसे कैसे पढ़ सकता है और यह नहीं समझ सकता कि यह एक जीवन-धमकी देने वाली स्थिति को संबोधित कर रहा है — फिर उस वाक्य को जारी किया जिसने प्रस्तुति सॉफ़्टवेयर को एक दुर्घटना रिकॉर्ड का हिस्सा बना दिया: बोर्ड तकनीकी पत्रों के बजाय पावरपॉइंट ब्रीफिंग स्लाइड्स के व्यापक उपयोग को नासा में तकनीकी संचार के समस्याग्रस्त तरीकों का एक उदाहरण मानता है।

सत्रह महीने बाद — 9 जून, 2004, 6:02 PM — जेफ बेजोस ने अमेज़न की वरिष्ठ टीम को अब से स्टीम पर कोई पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन नहीं विषय पंक्ति के साथ एक ईमेल भेजा। उनका stated कारण नासा से संबंधित नहीं था और उसी निदान से संबंधित था: एक अच्छे मेमो की कथा संरचना, उन्होंने लिखा, बेहतर विचार और यह समझने के लिए मजबूर करती है कि क्या अधिक महत्वपूर्ण है और चीजें कैसे संबंधित हैं — और वर्ड में बुलेट पॉइंट्स, उन्होंने जोड़ा, उतने ही खराब होंगे। वर्षों बाद उन्होंने इस प्रतिबंध को शायद सबसे स्मार्ट चीज कहा जो हमने कभी की।

अब अपने कैलेंडर का ऑडिट करें। इस सप्ताह की कितनी बैठकों की शुरुआत किसी के द्वारा स्लाइड प्रस्तुत करने से होगी जिसे कमरे में पहली बार देखा जा रहा है — प्रस्तुतकर्ता के पास घंटों की तैयारी है, निर्णय लेने वालों के पास प्रति बुलेट सेकंड हैं? यह लेख बताता है कि अमेज़न वास्तव में क्या करता है, वही पैटर्न जो स्वतंत्र रूप से गूगल, ब्रिजवाटर और मैकिन्से में खोजा गया, बैठकों की लागत पर ईमानदार आंकड़े, और एक चार-चरणीय संस्करण जिसे कोई भी टीम अगले क्वार्टर में चला सकती है।

स्लाइड्स निर्णयों पर क्या प्रभाव डालती हैं

मापी गई दुखदाई स्थिति से शुरू करें। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के स्टॉप द मीटिंग मैडनेस (परलोव, हैडली और यून, 2017) के सर्वेक्षण में, 182 वरिष्ठ प्रबंधकों में से, 65% ने कहा कि बैठकें उन्हें अपने काम को पूरा करने से रोकती हैं और 71% ने बैठकों को अप्रभावी और असमर्थित बताया। ये आंकड़े बैठक को एक संस्था के रूप में वर्णित करते हैं; स्लाइड डेक तंत्र के एक भाग को स्पष्ट करता है।

एक डेक जानबूझकर जानकारी की विषमता पैदा करता है: प्रस्तुतकर्ता ने सामग्री को व्यवस्थित करने में घंटों बिताए; कमरा इसे ठंडा, वास्तविक समय में अनुभव करता है, जबकि सुनने की कोशिश भी करता है। और प्रारूप कमजोर तर्क को बढ़ावा देता है — एक स्लाइड जो पढ़ती है "संतोष बढ़ाएं → NPS बढ़ाएं → वफादारी कार्यक्रम शुरू करें" एक कारणात्मक श्रृंखला की तरह दिखती है जबकि इसमें तीन अनexamined तर्क होते हैं। एडवर्ड टफ्टे का निबंध The Cognitive Style of PowerPoint (2003) ने इस मामले को स्थापित किया — प्रारूप का संकुचन सापेक्ष महत्व को समतल करता है और संबंधी तर्क को छिपाता है — और कोलंबिया बोर्ड की खोज ने मामले को इसका सबसे गंभीर प्रदर्शनी दी। बेजोस का 2004 का ईमेल एक पंक्ति में वही आलोचना है: प्रस्तुतियाँ विचारों को नजरअंदाज करने, सापेक्ष महत्व की किसी भी भावना को समतल करने, और विचारों के आपसी संबंध को अनदेखा करने की अनुमति देती हैं।

अमेज़न विधि: कथा प्लस अध्ययन हॉल

अमेज़न का प्रतिस्थापन दो भागों में है, और दूसरा पहले के समान महत्वपूर्ण है। छह-पृष्ठीय: एक वर्णनात्मक मेमो, पूर्ण वाक्य और अनुच्छेद, कोई बुलेट पॉइंट नहीं, संदर्भ, प्रस्ताव, अपेक्षित परिणाम और जोखिमों को स्पष्ट करता है। और अध्ययन कक्ष: हर बैठक जो एक मेमो पर आधारित होती है, मौन पठन के साथ शुरू होती है — सभी, जिसमें कमरे में सबसे वरिष्ठ व्यक्ति भी शामिल है, एक ही दस्तावेज़ पढ़ते हैं इससे पहले कि कोई बोले। बेजोस ने 2018 में नेतृत्व पर फोरम में इस अनुष्ठान का सार्वजनिक रूप से वर्णन किया; उनके 2017 के शेयरधारक पत्र ने गुणवत्ता मानक जोड़ा: महान मेमो लिखे और फिर से लिखे जाते हैं, सहकर्मियों के साथ साझा किए जाते हैं, अलग रखे जाते हैं और फिर से संपादित किए जाते हैं — इन्हें एक या दो दिन में पूरा नहीं किया जा सकता। निर्णय दर्शन जो यह अनुष्ठान सेवा करता है — एक दिन में तीन अच्छे निर्णय, और टाइप-1 / टाइप-2 विभाजन जो यह तय करता है कि कौन से मेमो के योग्य हैं — यहां उनके अपने शब्दों में सेट किया गया है।

डिज़ाइन एक साथ तीन समस्याओं का समाधान करता है। जानकारी की समरूपता: चर्चा तब शुरू होती है जब सभी ने एक ही तर्क को समझ लिया है, इसलिए बैठकें उन सूचित लोगों के बीच शुरू होती हैं जो असहमत होते हैं, न कि पृष्ठभूमि ब्रीफिंग पर। लेखक की कठोरता: गद्य एक तार्किक अंतर को उस तरह नहीं छिपा सकता जैसे एक बुलेट कर सकता है — लेखक लेखन के दौरान उस छिद्र को खोजता है, कमरे से पहले। और स्थिरता: मेमो निर्णय का रिकॉर्ड है, इसका स्मारिका नहीं — तर्क जीवित रहता है, खोजने योग्य, जो इसे निर्णय दस्तावेज़ीकरण बनाता है न कि नाटक। छह-पृष्ठीय दस्तावेज़ की गहरी संरचना — और इसे मिली गंभीर पहुंच की आलोचना — का अपना एक साथी लेख है: अमेज़न 6-पेजर को एक समस्या है।

संवहनीय विकास: चार कंपनियाँ, एक सिद्धांत

लेकिन क्या लिखना हमें धीमा नहीं करेगा?

आपत्ति स्वयं लिखती है: एक मेमो में दिन लगते हैं; एक डेक में एक शाम लगती है; हमारे पास समय नहीं है। बेजोस का अपना ऑपरेटिंग सिस्टम सबसे साफ उत्तर है, क्योंकि जिस व्यक्ति ने लेखन नियम लागू किया, उसने गति के नियम भी लागू किए - अधिकांश निर्णय लगभग 70% जानकारी के साथ लिए जाने चाहिए जो आप चाहते हैं कि आपके पास हो, और जब सहमति विफल हो, तो असहमत हों और प्रतिबद्ध हों। मेमो अनुशासन यह निर्धारित करता है कि तर्क कैसे प्रस्तुत किया जाता है, यह नहीं कि निर्णय लेने में कितना समय लगता है; अमेज़न ने प्रस्तुति के बिंदु पर अधिकतम कठोरता को हर जगह जानबूझकर अधीरता के साथ जोड़ा।

संतोषजनक खेल पुस्तक से तिर्यक उत्तर को पूरा करता है: लिखित-प्रथम उपचार उन महत्वपूर्ण, विवादित, कठिन-से-उलटने वाले निर्णयों के लिए है — एकतरफा दरवाजे — न कि हर स्थिति अपडेट के लिए। और ध्यान दें कि लेखन का समय वास्तव में क्या खरीदता है: लेखक द्वारा बिताए गए घंटे वे घंटे हैं जो दस-व्यक्ति का कमरा ब्रीफिंग में नहीं बिताता, यही कारण है कि व्यापार किसी भी बैठक पर सकारात्मक होता है जिसकी उपस्थित लोगों का समय महत्वपूर्ण होता है। एक बैठक जिसे असिंक्रोनस रूप से अवशोषित किया जा सकता था संभवतः ऐसा ही होना चाहिए था।

किसी भी आकार की कंपनी के लिए कार्यान्वयन

जहाँ Argumentree फिट होता है

लिखित-प्रथम सिद्धांत, जिसे गंभीरता से लिया जाता है, संरचना में समाप्त होता है — जो कि बेजोस के अपने शब्दों का वर्णन करता है: क्या अधिक महत्वपूर्ण है और चीजें कैसे संबंधित हैं। एक तर्क वृक्ष वह संरचना है जिसे स्पष्ट किया गया है। प्रस्ताव जड़ है; इसके लिए और इसके खिलाफ तर्क स्पष्ट नोड हैं जिनसे सबूत जुड़े हुए हैं; रेटिंग दिखाती हैं कि समूह वास्तव में कहां खड़ा है; और पूरा ऑब्जेक्ट वह स्थायी, खोजने योग्य रिकॉर्ड है जो मेमो हमेशा बनने की कोशिश कर रहा था।

यह मेमो की विषमताओं को भी हटा देता है: योगदानकर्ता बैठक से पहले असिंक्रोनस तरीके से तर्क जोड़ते और उन पर हमला करते हैं, चर्चा एक साझा संरचना से शुरू होती है न कि एक साझा पठन बोझ से, और किसी का तर्क उस डेक में फंसा नहीं होता जो प्रोजेक्टर बंद होने पर गायब हो जाता है।

नियमों के पीछे का नियम

अमेज़न का प्रतिबंध, गूगल के दस्तावेज़, ब्रिजवाटर की रिकॉर्डिंग और मैकिन्से के पिरामिड एक नियम हैं जो चार वर्दियों में हैं: सोच को एक संरचित, परीक्षण योग्य रूप में बाहरी रूप में प्रस्तुत किया जाता है इससे पहले कि बैठक शुरू हो। कोलंबिया बोर्ड ने दिखाया कि विपरीत का मूल्य चरम पर क्या होता है; HBR के आंकड़े दिखाते हैं कि यह हर सामान्य सप्ताह में क्या लागत होती है।

आपको नियम अपनाने के लिए अमेज़न के पैमाने की आवश्यकता नहीं है — आपको एक बैठक, एक संक्षिप्त और तर्क करने से पहले पढ़ने की अनुशासन की आवश्यकता है। स्लाइड कभी समस्या नहीं थीं, वास्तव में। समस्या यह थी कि प्रस्तुति को तर्क के लिए प्रतिस्थापित करने दिया गया। इसे ठीक करें, और बैठक अपने आप ठीक हो जाएगी।