تصمیمگیری غیرحضوری برای تیمهای دورکار: بدون جلسه تصمیم بگیرید
تصمیمگیری غیرهمزمان به یک تیم توزیعشده اجازه میدهد بدون اینکه همه بهطور همزمان حاضر باشند، تصمیم بگیرد. تیمهای دورکار به این روش نیاز دارند زیرا تفاوتهای زمانی باعث میشود جلسات تصمیمگیری زنده برای برخی افراد بار مالی ایجاد کند، زیرا بار جلسات مانع از انجام کار واقعی میشود (در نظرسنجی HBR از 182 مدیر ارشد توسط پرلو، هادلی و یون، 65% گفتند جلسات مانع از تکمیل کار خودشان میشود) و همچنین ورودی مکتوب بیشتر مورد توجه و فراگیر است — نوشتن همچنین یک اقدام مستقیم برای مقابله با مشکل پروفایل پنهان است، شکست مستند گروهها در بهدست آوردن اطلاعاتی که تنها یک عضو در اختیار دارد. کتابچه راهنمای تصمیمگیری غیرهمزمان شامل پنج مرحله است: نوشتن پیشنهاد و زمینه آن؛ تعیین یک بازه زمانی برای تصمیمگیری و یک تصمیمگیرنده واضح؛ جمعآوری استدلالهای ساختاریافته (مزایا و معایب مرتبط با ادعاهای خاص)؛ حل صریح اعتراضات؛ و تصمیمگیری و ثبت نتیجه با دلایل آن. دامهای اصلی شامل انحراف (عدم وجود مهلت یا مالک)، تلقی سکوت بهعنوان رضایت و نادیده گرفتن ثبت تصمیم است. تصمیمگیری غیرهمزمان، تأخیر را با بازدهی مبادله میکند: تحقیقات در مورد گروههای میانافزاری کامپیوتری (بالته و همکاران، 2002) نشان میدهد که فرآیندهای مکتوب برای هر تصمیم زمان بیشتری میبرند، اما تیم دیگر مالیات هماهنگی همزمان را پرداخت نمیکند. تصمیمگیری غیرهمزمان را زمانی انجام دهید که سوال بهخوبی تعریف شده و به ورودی و ثبت مورد توجه نیاز دارید؛ تصمیمگیری همزمان را زمانی انجام دهید که مشکل هنوز در حال شکلگیری است، تعارض بالا است، یا در حال تولید گزینهها بهجای انتخاب بین آنها هستید. گیتلب، شرکتی کاملاً دورکار با بیش از 1500 عضو تیم در بیش از 65 کشور، بر اساس این الگوی کتابچه راهنما عمل میکند. آرگومنتری از این طریق حمایت میکند که به افراد اجازه میدهد استدلالهای ساختاریافته مزایا و معایب را پیشثبت کنند و نتیجه را به یک ثبت تصمیم پایدار تبدیل کند.
برای یک تیم دورکار و توزیعشده، جلسه تصمیمگیری زنده مالیاتی است که همیشه کسی آن را پرداخت میکند. راهحل بهتر شدن جلسه نیست — بلکه تصمیمگیری بهصورت مکتوب، با هدف و با ساختار است.
- تیمهای دورکار به تصمیمگیریهای غیرهمزمان نیاز دارند به دلیل منطقههای زمانی، بار زیاد جلسات و کیفیت بالاتر ورودیهای مکتوب — نوشتن همچنین بهترین راهحل مستند برای عدم توانایی گروهها در بهدست آوردن اطلاعاتی است که تنها یک عضو در اختیار دارد.
- کتاب راهنما: پیشنهاد را بنویسید، یک بازه زمانی و یک تصمیمگیرنده تعیین کنید، استدلالهای ساختاریافته را جمعآوری کنید، اعتراضات را حل کنید، تصمیم بگیرید و ثبت کنید
- سه قاتل عبارتند از رانش، سکوت به عنوان رضایت، و عدم ثبت تصمیم
- تجارتهای غیرهمزمان تاخیر را برای توان عملیاتی فدای میکنند — و نه همه چیز باید در یک رشته باشد؛ بدانید کدام تصمیمات را باید همزمان نگه دارید.
ساعت ۸:۰۰ در سان فرانسیسکو، ۱۷:۰۰ در برلین و ۲۳:۰۰ در سنگاپور است و هشت نفر در یک تماس برای اتخاذ یک تصمیم حضور دارند. مهندس در سنگاپور مرتبطترین زمینه را دارد و کمترین توجه باقیمانده را. جلسهای که در یک دفتر بیزحمت به نظر میرسید — همه در اتاق حاضر بودند و تختهسفید پشت سرشان بود — به گرانترین کاری که این تیم انجام میدهد تبدیل شده است و کسی که بیشترین هزینه را میپردازد، همان کسی است که بیشترین نیاز را به تصمیم دارد.
تیمهای هممکان در اتاق تصمیمگیری میکنند زیرا اتاق خالی است. یک تیم توزیعشده آن اتاق را ندارد و تظاهر به غیر از این، هر تصمیم مهمی را به یک مشکل زمانبندی با یک مشکل انصاف درون آن تبدیل میکند: همیشه کسی قبل از صبحانه یا بعد از شام، خسته و نیمهحاضر به جمع میپیوندد.
پس سوال صادقانه برای یک تیم دورکار این نیست که "چگونه میتوانیم جلسات تصمیمگیری بهتری برگزار کنیم؟" بلکه این است که "کدام تصمیمات اصلاً باید جلسه داشته باشند؟" برای بخش بزرگی از آنها، پاسخ هیچکدام است — بهتر است به صورت مکتوب، در یک بازه زمانی مشخص، جایی که تفاوت زمانی دیگر اهمیتی ندارد، اتخاذ شوند. این تصمیمگیری غیرهمزمان است و برای تیمهای توزیعشده، این یک راهحل موقتی نیست. این پیشفرض بهتری است. در اینجا دلایل آن، کتابچه راهنمای پنج مرحلهای و حالتهای شکست برای طراحی در برابر آن آورده شده است.
سوال این نیست که "چگونه میتوانیم جلسات تصمیمگیری بهتری برگزار کنیم؟"
این "کدام تصمیمات باید اصلاً جلسهای باشد؟"
چارچوبی که باعث میشود تیمهای توزیعشده کار کنند
چرا تیمهای دورکار به تصمیمگیریهای غیرهمزمان نیاز دارند
سه نیروی محرکه تیمهای توزیعشده را به سمت تصمیمگیری غیرهمزمان سوق میدهند و هر یک از آنها یک محدودیت کار از راه دور را به یک مزیت تبدیل میکند.
منطقههای زمانی، برگزاری جلسههای همزمان را به یک بار مالی تبدیل میکنند.
زمانی که یک تیم در چندین منطقه زمانی فعالیت میکند، ساعتی وجود ندارد که برای همه مناسب باشد — بنابراین یک جلسه تصمیمگیری زنده همیشه کسی را مجبور میکند که در ساعت ۶ صبح یا ۱۰ شب شرکت کند، در حالی که خسته و نیمهحاضر است. روش غیرهمزمان این جریمه را حذف میکند: همه در یک بازه مشترک، در ساعات کاری خود و با تمام توجه مشارکت میکنند.
جلسات کمتر، کار واقعی بیشتر
یک تیم توزیعشده که همه چیز را در تماسها تصمیمگیری میکند، ساعات همپوشانی خود را در جلسات صرف میکند به جای اینکه به ساخت و ساز بپردازد. هزینه آن اندازهگیری شده است: در نظرسنجی HBR پرلو، هادلی و یون از 182 مدیر ارشد، 65٪ گفتند که جلسات مانع از انجام کارهای خودشان میشود و 71٪ جلسات خود را غیرمولد نامیدند. انتقال تصمیمات روتین به نوشتار، زمان همزمان کمیاب را برای چیزهایی که واقعاً به آن نیاز دارند آزاد میکند.
ورودی مکتوب بیشتر مورد توجه قرار میگیرد — و بیشتر به سطح میآید
در یک جلسه زنده، سریعترین سخنران و با تجربهترین صدا غالب میشوند و مشارکتکنندگان آرامتر یا غیر بومی به حاشیه رانده میشوند. نوشتن به همه این امکان را میدهد که فضای یکسانی داشته باشند، زمان برای فکر کردن و فرصتی برای ارجاع به شواهد به جای واکنش فوری داشته باشند. همچنین به یک شکست گروهی مستند حمله میکند: دههها تحقیق در مورد "پروفایل پنهان" نشان میدهد که گروهها بحث خود را بر روی آنچه که همه قبلاً میدانند صرف میکنند و اطلاعاتی را که تنها یک عضو در اختیار دارد، به سطح نمیآورند. یک دور نوشتاری که در آن هر شخص استدلالهای خود را قبل از خواندن نظرات دیگران بیان میکند، مؤثرترین اقدام مقابلهای است که وجود دارد.
هیچیک از اینها به معنای "هرگز ملاقات نکنید" نیست. این به این معناست که ملاقات دیگر به یک واکنش خودکار تبدیل نمیشود. زمان غیرهمزمان جایی است که تصمیمگیری انجام میشود؛ زمان همزمان برای آنچه که نوشتن واقعاً نمیتواند انجام دهد، اختصاص داده شده است. این بازنگری همان چیزی است که پشت تصمیمگیری همکاری سالم قرار دارد — هدف یک تصمیم خوب است که گروه مالک آن باشد، نه یک جلسه با حضور خوب. (و این یک اثبات وجود شناخته شده دارد: GitLab، شرکتی کاملاً از راه دور با بیش از ۱,۵۰۰ عضو تیم در بیش از ۶۵ کشور، بر اساس نسخهای از این الگو که ابتدا به صورت کتابچه است، فعالیت میکند — آن را بنویسید، به صورت مکتوب تصمیم بگیرید، و آن را جایی ثبت کنید که همه بتوانند آن را پیدا کنند.)
65% از مدیران ارشد گفتند که جلسات آنها را مشغول نگه میدارد
از اتمام کار خودشان.
— پرلو، هادلی و یون، نظرسنجی از ۱۸۲ مدیر ارشد، مجله هاروارد بیزنس ریویو (۲۰۱۷)
کتابچه راهنمای تصمیمگیری غیرهمزمان
تصمیمات غیرهمزمان زمانی شکست میخورند که فقط "یک جلسه، اما کندتر" باشند. آنها زمانی موفق میشوند که یک شکل را دنبال کنند. در اینجا شکلی که کار میکند وجود دارد — پنج مرحله، که هر کدام یک روش خاص را که تصمیمگیری غیرهمزمان به اشتباه میرود، جلوگیری میکند.
1. پیشنهاد و زمینه آن را بنویسید
با یک سند کتبی کوتاه شروع کنید: سوال، گزینه پیشنهادی و زمینهای که برای قضاوت در مورد آن نیاز است — محدودیتها، آنچه قبلاً امتحان شده و آنچه خارج از دامنه است. اگر خوانندهای در منطقه زمانی دیگر نتواند آن را بدون پرسیدن سوالی از شما ارزیابی کند، آماده ارسال نیست.
جایی که میشکند: یک پیام چت یک خطی — "نظرتان درباره تغییر به X چیست؟" — بدون هیچ زمینهای، بنابراین هر پاسخی درخواست اطلاعات بیشتر است نه یک بحث.
2. یک بازه تصمیمگیری و یک تصمیمگیرنده واضح تعیین کنید
زمانی که پنجره بسته میشود ("ورود اطلاعات تا پنجشنبه ساعت 17:00 UTC") و چه کسی تصمیمگیری میکند. این پنجره مهلت نهایی را ایجاد میکند که تصمیمات غیرهمزمان در غیر این صورت فاقد آن هستند؛ تصمیمگیرنده نامبرده — گیتلب این را به عنوان فرد مسئول مستقیم رسمی میکند — به این معنی است که موضوع با یک تصمیم به پایان میرسد و نه اینکه به تدریج به پایان برسد.
جایی که میشکند: هیچ مهلتی و هیچ صاحبنظری وجود ندارد — بنابراین موضوع به طور نامحدود "باز" میماند و تصمیم توسط هر کسی که ابتدا بیصبر شود، یا هرگز، گرفته میشود.
3. استدلالهای ساختاریافته را جمعآوری کنید
دلایل را بپرسید، نه واکنشها. هر مشارکت باید یک مزیت یا معایب باشد که با شواهد یا تجربه پشتیبانی میشود و به ادعای خاصی که به آن مربوط میشود، متصل است — نه دیواری از نظرات نامرتب. ساختار است که یک رشته نوشته شده را برای کسی که ساعتها بعد به آن مراجعه میکند، قابل خواندن میسازد و این همان چیزی است که اطلاعات خصوصی را به طور علنی مطرح میکند به جای اینکه آن را ناگفته بگذارد.
جایی که میشکند: یک جریان نظرات مسطح که در آن حمایت و اعتراضات با هم در هم تنیده شدهاند، نکات تکرار میشوند و هیچکس نمیتواند بگوید وضعیت واقعی بحث چیست.
4. اعتراضات را به طور صریح حل کنید
قبل از تصمیمگیری، به طور جداگانه به موانع جدی رسیدگی کنید: پاسخ داده شده، پذیرفته شده (و پیشنهاد تغییر کرده) یا به عنوان یک ریسک شناخته شده که گروه آن را میپذیرد، یادداشت شده است. یک اعتراضی که به سادگی نادیده گرفته شود از بین نمیرود — پس از تصمیم، به عنوان مقاومت باز میگردد.
جایی که میشکند: در نظر گرفتن سکوت به عنوان توافق و پنهان کردن یک اعتراض مطرح شده، به طوری که "تصمیم" در واقع فقط عدم توافق حل نشده با یک زمانسنجی است.
5. تصمیم بگیرید و ثبت کنید
تصمیمگیرنده تماس میگیرد و نتیجه ثبت میشود: آنچه تصمیمگیری شده، دلایل اصلی برای و علیه، چه کسی تصمیم گرفته و چه زمانی. آن ثبت، کل هدف است — این چیزی است که یک تیم توزیعشده به آن ارجاع میدهد به جای اینکه در سهماهه بعدی دوباره به بحث در مورد سوال بپردازد.
جایی که میشکند: تصمیمی که تنها در ذهن تصمیمگیرنده وجود دارد یا یک موضوع دفنشده، به طوری که سه ماه بعد هیچکس یادش نمیآید چه چیزی انتخاب شده یا چرا، و بحث از صفر دوباره آغاز میشود.
دامهایی که به آرامی آن را میشکنند
بیشتر تصمیمات ناموفق غیرهمزمان به همان چند روش شکست میخورند. آنها را نام ببرید و میتوانید در برابر آنها طراحی کنید.
آیا async فقط همه چیز را کندتر نمیکند؟
بر اساس تصمیم، اغلب بله — و ارزش دارد که در مورد شواهد صادق باشیم. متا-تحلیل کلاسیک تصمیمگیری گروهی از طریق رسانههای کامپیوتری (بالتهس و همکاران، ۲۰۰۲) نشان داد که گروههایی که از طریق کانالهای نوشتاری کار میکنند، طولانیتر از گروههای رو در رو به تصمیمگیری میرسند و اغلب از این فرآیند کمتر راضی هستند. یک پنجره نوشتاری که به روزها اندازهگیری میشود به ندرت میتواند یک تماس سی دقیقهای را از نظر تأخیر شکست دهد.
اما زمان تأخیر برای هر تصمیم واحد مناسبی برای یک تیم توزیعشده نیست. تماسی که یک سوال را در سی دقیقه حل میکند، هشت نفر را در یک زمان همزمان هزینه میکند — در ساعت 6 صبح برای یک نفر و ساعت 11 شب برای نفر دیگر — به علاوه تغییر زمینه در هر طرف، و هیچ رکوردی تولید نمیکند. رشته غیرهمزمان هر نفر را پانزده دقیقه متمرکز در طول روز کاری خود هزینه میکند، به صورت موازی با هر رشته دیگری اجرا میشود و به یک تصمیم مکتوب ختم میشود. شما کمی سرعت را در تصمیمگیری واحد برای بازدهی در تمام آنها معامله میکنید — و برای کیفیت ورودی: استدلالهای مدنظر و مبتنی بر شواهد که سریعترین سخنرانان یک جلسه زنده هرگز فضایی برای آنها نمیگذارند. بنابراین تقسیم صادقانه این نیست که "همیشه غیرهمزمان"؛ بلکه جدول زیر است — و برای تماسهای واقعاً فوری، یک جلسه هنوز ابزار مناسبی است، مانند یک جلسه با صورتجلسه.
همزمان در مقابل ناهمزمان: کدام تصمیمات کجا میروند
آسنک پیشفرض است، نه قاعده. مهارت در این است که بدانید کدام تصمیمات باید زنده بمانند. یک آزمایش ساده: اگر تصمیم عمدتاً به ورودی مورد بررسی و یک رکورد نیاز دارد، به صورت آسنک تصمیم بگیرید؛ اگر عمدتاً به ارتباط انسانی در زمان واقعی یا گزینههای تازه نیاز دارد، به صورت همزمان تصمیم بگیرید. (یک نکته تحقیقاتی که ارزش دانستن دارد: بروکس و لوو در طبیعت در سال 2022 نشان دادند که تماسهای ویدیویی تولید ایدههای خلاقانه را کاهش میدهند — اما برای انتخاب بین گزینهها بدتر نیستند. اگر کار اختراع گزینههاست، در یک اتاق یا در یک تماس باشید؛ اگر کار انتخاب و ثبت است، نوشتن مفید است.)
تصمیمگیری غیرهمزمان
سوال به خوبی تعریف شده است، گزینهها مشخص هستند و آنچه که شما عمدتاً به آن نیاز دارید ورودی معتبر و یک رکورد واضح است. تماسهای قابل برگشت یا با ریسک کم، تعادلهای روتین و هر چیزی که در آن شواهد مکتوب بیشتر از لحن اهمیت دارد.
تصمیم همگامسازی
مسئله هنوز در حال شکلگیری است، گزینهها هنوز باید تولید شوند، احساسات یا درگیریها بالا هستند، یا اعتماد در حال ساخته شدن است. از زمان زنده برای آنچه نوشتن نمیتواند انجام دهد استفاده کنید — سپس نتیجه را به همان روشی که یک نتیجه غیرهمزمان را ثبت میکنید، ثبت کنید.
به آنچه هر دو ستون مشترک دارند توجه کنید: تصمیم به هر حال ثبت میشود. یک تصمیم زنده بدون ثبت همان حالت شکست را دارد که یک تصمیم غیرهمزمان دارد — آن ناپدید میشود. اگر میخواهید تفاوت بین یک متن و یک ثبت واقعی را بدانید، این تفاوت بین صورتجلسه و یک ثبت تصمیم است: یکی آنچه گفته شده را ثبت میکند، دیگری آنچه تصمیمگیری شده و چرا را ثبت میکند. (و قبل از برنامهریزی برای تصمیمات همزمان، آنها را از طریق آزمون چهار سوالی در این میتوانست یک ایمیل باشد بگذرانید — بسیاری از آنها از این آزمون جان سالم به در نخواهند برد.)
چگونه Argumentree از تصمیمات غیرهمزمان پشتیبانی میکند
شما میتوانید کتابچه راهنما را به صورت دستی با انضباط و یک سند مشترک اجرا کنید. Argumentree شکل را به ابزار میسازد تا ساختار بدون نیاز به تسهیلگری که موضوع را کنترل کند، حفظ شود. مردم استدلالهای خود را پیشارسال میکنند در ساعات کاری خود، بنابراین مشارکت هرگز به آنلاین بودن در یک لحظه خاص وابسته نیست — محدودیت زمان منطقه به سادگی دیگر اعمال نمیشود.
این مشارکتها به صورت استدلالهای ساختاریافته موافق و مخالف به ادعای خاصی که به آن پرداخته میشود، میرسند، نه به صورت یک جریان نظرات ساده — بنابراین یک همتیمی که ساعتها بعد به روزرسانی میپردازد میتواند در یک نگاه وضعیت واقعی استدلال را بخواند به جای اینکه در یک دیوار از پاسخها اسکرول کند. و زمانی که پنجره بسته میشود، بحث به یک سند تصمیمگیری تبدیل میشود: نتیجه، دلایل موافق و مخالف، و یک مسیر کامل از اینکه چه کسی چه چیزی را استدلال کرده است. آن سند است که یک بحث خوب غیرهمزمان را به حافظه مؤسسهای پایدار تبدیل میکند — بنابراین یک تیم توزیعشده یک بار تصمیم میگیرد و به آن ارجاع میدهد، به جای اینکه یک سوال مشابه را یک ربع بعد دوباره استدلال کند. اگر تیم شما آماده است تا این کتابچه را در یک تصمیم واقعی این هفته امتحان کند، میتوانید یک دوره آزمایشی رایگان شروع کنید و اولین مورد را در ابزار اجرا کنید.
آزمون تصمیم بعدی
تصمیم بعدی را که تیم شما در حال برنامهریزی برای برگزاری یک جلسه است، بگیرید. بپرسید: آیا سوال بهخوبی تعریف شده است و آیا گزینهها مشخص هستند؟ اگر بله — آن را بهعنوان یک پیشنهاد کتبی با یک بازه زمانی و یک تصمیمگیرنده ارسال کنید و زمان جلسه را به کار اختصاص دهید. آن یک جایگزینی، کل روش را بهصورت مینیاتوری نشان میدهد.
به صورت مکتوب تصمیم بگیرید، به منظور ملاقات کنید
مهندس سنگاپوری از ابتدای متن به زمان بهتری برای جلسه نیاز ندارد — چنین زمانی وجود ندارد. آنها به تصمیمی نیاز دارند که به سمت آنها بیاید: یک پیشنهاد کتبی که بتوانند در ساعت 9 صبح به وقت خود بخوانند، یک مکان ساختارمند برای اضافه کردن استدلالی که فقط آنها دارند، یک پنجره که به آنها بگوید چه زمانی ورودی بسته میشود، و یک رکورد که بتوانند به آن اشاره کنند وقتی سوال دوباره مطرح میشود. هر مرحله از برنامهریزی فقط همان نیاز را به صورت عمومی بیان میکند.
تصمیمگیری غیرهمزمان جایزه تسلیبخش کار از راه دور نیست. با ساختار — پیشنهاد، پنجره، تصمیمگیرنده، استدلالها، ثبت — این یک فرآیند واقعاً بهتر از اتاق کنفرانس است که جایگزین آن میشود: ورودیهای بیشتر و با دقت بیشتر، صداهای بیشتر و حافظهای که از رشته فراتر میرود. تیمهایی که با این موضوع مشکل دارند، خیلی هم غیرهمزمان کار نمیکنند؛ آنها غیرهمزمانی را بدون ساختار انجام میدهند. ساختار را اصلاح کنید و نقشه زمانبندی در صفحه تیم شما دیگر یک محدودیت نخواهد بود و به دلیلی تبدیل میشود که تصمیمات شما بهطور کلی ثبت میشوند.
جلسه هرگز موضوع اصلی نبود. تصمیم — که به خوبی گرفته شده و نوشته شده بود — بود.
اجازه دهید تیم دورکار شما بدون جلسه تصمیم بگیرد.
Argumentree تصمیمات غیرهمزمان را از ابتدا تا انتها اجرا میکند — استدلالهای پیشارسالشده، ساختار یافته به نفع و ضرر، و یک رکورد تصمیم که کل تیم میتواند از آن حمایت کند.
منابع و مطالعه بیشتر
- پرلو، ل. آ.، هادلی، سی. ان.، و یون، ای. (۲۰۱۷). جنون جلسات را متوقف کنید. بررسی کسب و کار هاروارد، ژوئیه–اوت ۲۰۱۷.نظرسنجی از ۱۸۲ مدیر ارشد: ۶۵٪ گفتند که جلسات مانع از انجام کارهای خودشان میشود؛ ۷۱٪ جلسات خود را غیرمولد دانستند.
- بالتر، ب. ب.، دیکسون، م. و.، شرمن، م. پ.، باور، س. س.، و لاگانکه، ج. س. (۲۰۰۲). ارتباطات میانافزاری و تصمیمگیری گروهی: یک فراتحلیل. رفتار سازمانی و فرآیندهای تصمیمگیری انسانی، ۸۷(۱)، ۱۵۶–۱۷۹.شواهد پشت این امتیاز صادقانه: فرآیندهای گروهی مکتوب برای هر تصمیم بیشتر از فرآیندهای رو در رو زمان میبرند.
- لو، ال.، یوان، ی. سی.، و مکلئود، پ. ال. (۲۰۱۲). بیست و پنج سال پروفایلهای پنهان در تصمیمگیری گروهی: یک متا-تحلیل. مرور روانشناسی شخصیت و اجتماعی، ۱۶(۱).۶۵ مطالعه، ۳۱۸۹ گروه: بحث به سمت آنچه که همه قبلاً میدانند جلب میشود — ناکامی که یک دور استدلال مکتوب برای مقابله با آن طراحی شده است.
- بروکس، م. اس. و لوواو، ج. (۲۰۲۲). ارتباطات مجازی تولید ایدههای خلاقانه را محدود میکند. طبیعت، ۶۰۵، ۱۰۸–۱۱۲.تماسهای ویدیویی تولید ایده را کاهش میدهند اما انتخاب ایده را نه — نکته تحقیقاتی پشت تقسیم همزمان/غیرهمزمان.
- راهنمای گیتلب — راهنمای مستندات کاملاً از راه دور و اولویت مستندات.راهنمای عملیاتی بهترین شرکت کاملاً از راه دور: بیش از ۱,۵۰۰ عضو تیم در بیش از ۶۵ کشور که با رویکرد کتابچه تصمیمگیری میکنند و برای هر تصمیم یک DRI مشخص دارند.
سوالات متداول
تصمیمگیری ناهمزمان چیست؟
تصمیمگیری غیرهمزمان به معنای تصمیمگیری بدون نیاز به حضور همزمان همه افراد است. به جای برگزاری یک جلسه زنده، شخصی پیشنهادی را با زمینهاش مینویسد، یک بازه زمانی برای تصمیمگیری تعیین میکند و یک تصمیمگیرنده را نام میبرد، و گروه در ساعات کاری خود استدلالهای ساختاریافته — مزایا، معایب و اعتراضات — را ارائه میدهد. وقتی که بازه زمانی بسته میشود، تصمیمگیرنده تصمیم نهایی را میگیرد و نتیجه ثبت میشود. این روش کاری پیشفرض برای تیمهای توزیعشده و دورکار است زیرا جریمههای مربوط به مناطق زمانی را حذف میکند و یک رکورد مکتوب تولید میکند.
چرا تیمهای دورکار و توزیعشده به تصمیمگیریهای غیرهمزمان نیاز دارند؟
سه دلیل. مناطق زمانی به این معنی است که به ندرت ساعتی وجود دارد که برای یک تیم توزیعشده مناسب باشد، بنابراین یک جلسه تصمیمگیری زنده همیشه برای کسی دشوار است. بار جلسات مانع از انجام کار واقعی میشود — در نظرسنجی HBR پرلو، هادلی و یون، ۶۵٪ از ۱۸۲ مدیر ارشد گفتند که جلسات مانع از تکمیل کار خودشان میشود. و ورودی مکتوب بیشتر مورد توجه قرار میگیرد — این به مشارکتکنندگان آرامتر و غیر بومیها فضای برابر، زمان برای فکر کردن و توانایی ارجاع به شواهد به جای واکنش فوری میدهد؛ تحقیقات پروفایل پنهان نشان میدهد که یک دور مکتوب همچنین اطلاعاتی را به سطح میآورد که بحث زنده به طور قابلاعتمادی ناگفته باقی میگذارد.
کتابچه راهنمای تصمیمگیری غیرهمزمان چیست؟
پنج مرحله. (1) پیشنهاد و زمینه آن را بنویسید — سوال، گزینه پیشنهادی و زمینه کافی برای قضاوت درباره آن. (2) یک بازه زمانی برای تصمیمگیری تعیین کنید و یک تصمیمگیرنده مشخص نام ببرید، تا موضوع یک مهلت و یک صاحب داشته باشد. (3) استدلالهای ساختاریافته جمعآوری کنید — دلایل موافق و مخالف، که به ادعایی که به آن مربوط میشود متصل هستند، نه یک جریان نظر ساده. (4) به صراحت به اعتراضات پاسخ دهید — به آنها پاسخ دهید، آنها را بپذیرید و پیشنهاد را تغییر دهید، یا آنها را به عنوان ریسکهای پذیرفته شده یادداشت کنید. (5) تصمیم بگیرید و ثبت کنید — تصمیمگیرنده آن را اعلام میکند و نتیجه، دلایل و نویسنده ثبت میشود.
بزرگترین دامهای تصمیمگیری غیرهمزمان چیست؟
دریفت (بدون مهلت یا مالک، بنابراین تصمیم هرگز واقعاً گرفته نمیشود)، رفتار با سکوت به عنوان رضایت (یک رشته آرام معمولاً به معنای نخوانده شدن است، نه توافق — همیشه به طور صریح برای اعتراضات سؤال کنید)، و نادیده گرفتن ثبت تصمیم (اگر نتیجه و دلایل آن در جایی نوشته نشده باشد که تیم بتواند آن را پیدا کند، همان بحث بعداً دوباره باز میشود). چهارم این است که یک مکالمه را که واقعاً به یک تماس زنده نیاز دارد، به صورت غیرهمزمان شسته کنیم — تصمیمات با تعارض بالا یا بسیار نامشخص در یک رشته نظر مناسب نیستند.
آیا تصمیمگیری غیرحضوری کندتر از جلسه است؟
بر اساس تصمیم، اغلب بله — شواهد متا-تحلیلی در مورد گروههای میانجیگری شده توسط کامپیوتر (بالته و همکاران، ۲۰۰۲) نشان داد که فرآیندهای نوشتاری برای رسیدن به یک تصمیم بیشتر از فرآیندهای رو در رو زمان میبرند. اما برای یک تیم توزیعشده، واحد مرتبط، خروجی است، نه تأخیر در تصمیمگیریهای تکنفره: یک رشته غیرهمزمان برای هر فرد دقایق متمرکز در طول روز کاری خود هزینه دارد به جای یک زمان همزمان که به شب کسی فشار میآورد، این فرآیند بهطور موازی با سایر تصمیمات پیش میرود و در یک رکورد مکتوب به پایان میرسد. جلسات زنده را برای تصمیماتی که واقعاً به تعامل در زمان واقعی نیاز دارند، حفظ کنید و این تبادل به شدت مطلوب است.
کدام تصمیمات باید به صورت غیرحضوری گرفته شوند و کدامها در یک جلسه؟
بهطور غیرهمزمان تصمیم بگیرید زمانی که سوال بهخوبی تعریف شده است، گزینهها شناخته شدهاند و آنچه نیاز دارید بهعنوان ورودی و یک رکورد واضح در نظر گرفته میشود — تماسهای معکوس یا با ریسک پایین، تعادلهای روتین و هر چیزی که در آن شواهد مکتوب بیشتر از لحن زمان واقعی اهمیت دارد. بهطور همزمان تصمیم بگیرید زمانی که مشکل هنوز در حال شکلگیری است، زمانی که گزینهها هنوز نیاز به تولید دارند (تحقیقات در نشریه Nature نشان داده است که محیطهای ویدیویی و مجازی ایدهپردازی را کاهش میدهند، هرچند انتخاب را نه)، زمانی که احساسات یا تعارض بالا است، یا زمانی که اعتماد در حال ساخته شدن است. از زمان زنده برای آنچه نوشتن نمیتواند انجام دهد استفاده کنید — سپس نتیجه را به همان روشی که یک نتیجه غیرهمزمان را ثبت میکنید، ثبت کنید.
به صورت مکتوب تصمیم بگیرید. به طور عمدی ملاقات کنید.
استدلالهای پیشارسالشده، یک پنجره و تصمیمگیرنده واضح، و رکوردی که از عمر رشته فراتر میرود — کتابچه راهنمای غیرهمزمان، که در ابزار گنجانده شده است.
درباره Argumentree Team
Decision Science
The Argumentree team is building the collaborative decision-making platform Argumentree. Our mission is to transform how organizations make, document, and learn from decisions.
مقالات مرتبط
به بحث بپیوندید
آیا رویکرد اولویت به آسینک یا اولویت به جلسه — کدام یک به تیم شما بهتر خدمت کرده است؟ نظر خود را در جامعه مطرح کنید.
در انجمن Argumentree بحث کنید