Cuộc họp này lẽ ra có thể là một email: làm thế nào để biết cuộc họp nào nên được viết thành văn bản.

Tóm tắt nội dung

"Cái cuộc họp này có thể chỉ là một email" không phải là phàn nàn về độ dài hay sự nhàm chán. Đó là một chẩn đoán chính xác: không có gì xảy ra mà cần tất cả mọi người có mặt cùng một lúc. Sự thất bại đó có một bài kiểm tra, và hầu hết các cuộc họp đều không vượt qua được.

Bốn câu hỏi: một quyết định trong phòng, sự bất đồng cần giải quyết, một phòng để đọc, hoặc một phiên bản trở nên tồi tệ hơn khi viết. Bốn câu "không" có nghĩa là viết nó.
62% các cuộc họp được lên lịch mà không có mục tiêu rõ ràng (Atlassian, 5.000 nhân viên tri thức)
77% nhân viên thường xuyên tham gia các cuộc họp kết thúc bằng việc lên lịch một cuộc họp khác
Lỗi ngược là có thật: một sự bất đồng sau hai vòng trả lời đã trở thành một cuộc họp với độ trễ tồi tệ hơn

Bạn tham gia cuộc gọi. Ai đó chia sẻ màn hình của họ. Họ bắt đầu đọc các trang trình bày. Từng. Từ. Một. Ba mươi tám phút sau, không ai phản đối điều gì, không ai quyết định điều gì, và bạn đóng laptop lại với suy nghĩ mà một nửa số người tham dự đang nghĩ:

"Cuộc họp này có thể đã là một email."

Bạn gần như chắc chắn đúng — nhưng không phải vì lý do mà chiếc cốc và âm thanh TikTok gợi ý. Vấn đề không phải là cuộc họp kéo dài, nhàm chán, hoặc được điều hành kém. Vấn đề là không có gì xảy ra trong đó mà yêu cầu mọi người phải có mặt cùng một lúc. Đó là một thất bại cụ thể, có thể chẩn đoán, và nó có một bài kiểm tra. Hầu hết các cuộc họp đều không đạt yêu cầu này. Một số cuộc họp thực sự không như vậy — và việc phân biệt chúng là toàn bộ kỹ năng.

Không có gì xảy ra trong cuộc họp đó.
điều đó cần mọi người có mặt ở đó cùng một lúc.

Khiếu nại thực sự đứng sau meme

Cụm từ thực sự có nghĩa gì

Một cuộc họp có thể đã là một email khi đó là chuyển giao thông tin một chiều: ai đó biết điều gì đó, mọi người khác cần biết điều đó, và việc chuyển giao đã được lên lịch như một sự kiện đồng bộ. Không có quyết định nào được đưa ra. Không có bất đồng nào được giải quyết. Nội dung sẽ vẫn được hiểu khi được đọc lúc 8 giờ tối bởi ai đó ở một lục địa khác, và có lẽ sẽ rõ ràng hơn.

Nói theo cách khác: một cuộc họp mua chính xác hai điều mà một tài liệu không thể. Sự đồng thời — nơi mà câu của tôi thay đổi câu của bạn trước khi bạn hoàn thành nó. Và sự hiện diện xã hội — giọng điệu, sự do dự, khoảng lặng trước khi ai đó nói "được rồi". Nếu một phiên họp không sử dụng cả hai, thì lời mời đang thực hiện công việc của một tài liệu, nhưng kém hiệu quả.

Chi phí tổng cộng mà điều này gây ra cho một tổ chức là một chủ đề riêng biệt, và chúng tôi đã đề cập đến các con số về trí tuệ cuộc họp. Bài viết này nói về quyết định mà bạn đang phải đối mặt: cuộc họp này, trong lời mời này — liệu nó có thể đã được viết ra không?

Bài Kiểm Tra Bốn Câu Hỏi

Chạy điều này trước khi bạn chấp nhận một lời mời, và trước khi bạn gửi một lời mời. Mỗi câu hỏi hỏi xem phiên họp có cần sự đồng thời hay sự hiện diện hay không.

1. Có quyết định nào cần được đưa ra trong phòng không?

Không được báo cáo, không được công bố — được thực hiện, trong phiên họp, bởi những người có mặt ở đó. Nếu quyết định đã được đưa ra ở nơi khác, đây là một thông báo, và thông báo thì thường dễ đọc hơn là nghe.

2. Có sự bất đồng nào cần giải quyết không?

Sự bất đồng cụ thể, sống động: hai quan điểm cần phải gặp nhau. Nếu mọi người đã đồng ý, thì không có gì để giải quyết. Nếu không ai đã đọc đủ để bất đồng, bạn đang tổ chức cuộc họp quá sớm — hãy gửi tài liệu đọc.

3. Có ai cần đọc không khí trong phòng không?

Tin xấu, đàm phán, phản hồi, xung đột, một cuộc trò chuyện đầu tiên với ai đó mà bạn chưa bao giờ gặp — tất cả những điều này đều phụ thuộc vào giọng điệu và sự do dự. Một con số trạng thái thì không. Nếu bạn không thể chỉ ra phản ứng của ai mà bạn cần thấy, bạn không cần phải thấy ai cả.

4. Phiên bản viết có tệ hơn không?

Một số thứ thực sự bị giảm chất lượng trên trang. Hầu hết các cập nhật trạng thái đều cải thiện: ngắn gọn, có thể tìm kiếm, có thể bỏ qua và vĩnh viễn. Hãy thành thật về cái mà bạn có.

Bốn không và lẽ ra nó nên được viết ra. Một câu yes rõ ràng là một cuộc họp thực sự — và xứng đáng được tổ chức như một cuộc họp, với việc đọc tài liệu được thực hiện trước để thời gian dành cho sự bất đồng thay vì cho việc tóm tắt.

Năm định dạng thường thất bại gần như luôn luôn

Những điều này xuất hiện ở mọi công ty, và chúng thất bại trong bài kiểm tra vì cùng một lý do: nội dung là thông tin, và định dạng là một buổi phát sóng.

Cập nhật trạng thái theo hình thức vòng tròn

Tám người báo cáo theo thứ tự. Mỗi người lắng nghe bảy bản cập nhật không liên quan đến họ để truyền đạt thông tin mà họ cần. Thông tin là một bảng, và một bảng là một tài liệu.

Đánh giá đọc bộ bài

Các slide được đọc to cho những người có thể đọc nhanh hơn người thuyết trình nói. Nếu bộ slide đứng độc lập, hãy phát tán nó. Nếu không, bộ slide là vấn đề.

Bản phát sóng FYI

Một thông báo kèm theo mười phút hỏi đáp nếu có ai có câu hỏi. Thông thường không ai có, vì các câu hỏi thường đến sau, khi mọi người đã có thời gian để suy nghĩ — đó là lúc một chủ đề viết có sẵn và một cuộc họp thì không.

Cuộc họp định hướng không có người quyết định

Được gọi là "điều chỉnh", không có câu hỏi nào trên bàn và không ai được chỉ định để trả lời. Báo cáo Tình trạng Nhóm 2024 của Atlassian, một cuộc khảo sát với 5.000 nhân viên tri thức, cho thấy 62% cuộc họp được lên lịch mà không có mục tiêu rõ ràng — và một cuộc họp không có mục tiêu là dấu hiệu rõ ràng nhất có thể có.

Cuộc họp kết thúc bằng việc lên lịch một cuộc họp.

Nghiên cứu tương tự cho thấy 77% nhân viên thường xuyên tham gia các cuộc họp kết thúc với quyết định lên lịch một cuộc họp tiếp theo. Một phiên họp mà đầu ra duy nhất là một phiên họp khác đã tạo ra một mục lịch, chứ không phải là một quyết định.

Thông tin muốn được viết ra.
Sự bất đồng muốn được chứng kiến.

Nhưng một số công việc tốt nhất của tôi diễn ra trong các cuộc họp.

Nó đúng, và cụm từ này được sử dụng quá nhiều như một phản xạ. Sự thảo luận thực sự nhanh hơn trong một căn phòng: khi bốn người đang tranh luận về một sự đánh đổi, một giờ tranh luận trực tiếp bao quát được những vấn đề mà sẽ mất một tuần để trả lời, vì các phản đối được giải quyết khi chúng vẫn còn dễ trả lời.

Các kênh viết cũng có những điểm yếu nhất định. Chúng làm cứng lập trường: một khi sự phản đối của bạn được ghi lại bằng văn bản, việc rút lui khỏi nó cảm thấy như một thất bại. Một căn phòng cho phép ai đó thay đổi ý kiến giữa câu mà gần như không phải chịu chi phí xã hội — điều này chính xác là những gì bạn muốn khi mục tiêu là câu trả lời tốt nhất chứ không phải là câu trả lời được bảo vệ tốt nhất. Xung đột, sự mơ hồ, tin xấu và thương lượng đều cần có mặt trong căn phòng vì lý do này.

Vì vậy, phiên bản trung thực của phàn nàn thì hẹp hơn so với meme: không phải cuộc họp là lãng phí, mà là cuộc họp cụ thể này đã dành thời gian cho một điều không cần thiết. Sự thất bại ngược lại cũng tốn kém không kém — một quyết định thực sự bị đẩy ra khỏi phòng, điều mà chúng tôi phân tích trong "Hãy Đưa Điều Này Ra Ngoài" Đang Giết Chết Các Quyết Định Của Bạn.

Những Email Đáng Lẽ Phải Là Cuộc Họp

Hãy chú ý đến lỗi ngược, vì nó ẩn giấu tốt hơn. Một chủ đề đã chạy ba ngày và chín phản hồi. Hai người đang nhắc lại quan điểm với sự lịch sự ngày càng tăng. Ai đó đã bắt đầu đánh số các điểm của họ. Một sự bất đồng đã vượt qua hai vòng phản hồi đã trở thành một cuộc họp với độ trễ tồi tệ hơn — bạn đang phải trả chi phí cho cuộc họp bằng ngày lịch thay vì phút, và không ai có thể nhìn thấy mặt ai.

Điều này tạo ra một mặc định khả thi. Thông tin được ghi lại. Sự bất đồng được chứng kiến. Và một quyết định nhận được cả ba: được viết ra trước để mọi người đến với thông tin đầy đủ, được quyết định trực tiếp, sau đó được ghi lại để lý do tồn tại — hình thức mà chúng ta mô tả dưới quyết định không đồng bộ.

Tại sao các cuộc họp có thể gửi qua email vẫn được lên lịch?

Không ai cố tình lên lịch một cuộc họp vô nghĩa. Bốn áp lực thông thường tạo ra chúng một cách đáng tin cậy.

Lên lịch cảm thấy như là một bước tiến.

Việc đặt lịch họp giúp giảm bớt lo lắng về việc sở hữu vấn đề. Mục lịch là rõ ràng, ngay lập tức và thỏa mãn theo cách mà việc soạn thảo tài liệu thì không — mặc dù tài liệu mới là công việc.

Sự hiện diện được coi là cam kết

Sự tham gia là tín hiệu rõ ràng rẻ nhất cho thấy bạn quan tâm. Việc từ chối một cuộc họp để làm công việc thực tế trông, trên lịch, giống hệt như không quan tâm.

Người tổ chức chỉ thấy lịch của riêng họ.

Nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard về việc quá tải cuộc họp mô tả một thiên lệch vị kỷ trong việc lập lịch: những người tổ chức đánh giá nhu cầu của bản thân cho cuộc họp nặng nề hơn nhiều so với chi phí chung của giờ mà họ đang dành cho lợi ích của mọi người khác.

Cuộc họp không để lại biên lai.

Đây là điều không thoải mái. Việc viết tạo ra một bản ghi về ai đã tuyên bố điều gì và khi nào. Một cuộc họp để lại ấn tượng, và những ấn tượng thì có thể chối bỏ — "Tôi nghĩ chúng ta đều đồng thuận về điều này" là một câu chỉ tồn tại khi không có gì được ghi lại. Một số cuộc họp có thể được gửi qua email và vẫn diễn ra chính xác vì không ai muốn gửi email.

Tại sao nó tốn nhiều hơn nửa giờ

Nửa giờ không phải là giá cả. Mọi người ngừng làm việc tập trung 15 đến 20 phút trước khi cuộc họp bắt đầu, vì không có lý do gì để bắt đầu bất kỳ việc gì, và mất thêm thời gian để tập trung lại sau đó — vì vậy một cuộc gọi cập nhật 30 phút thường tốn một giờ năng lực cho mỗi người tham dự (Psychology Today). Nghiên cứu của Steven Rogelberg với Otter.ai, khảo sát 632 công nhân trong 20 ngành, cho thấy khoảng 31% cuộc họp thuộc loại không cần thiết. Nhân số thứ hai với số đầu tiên và lý do để viết trở nên dễ dàng hơn.

Hãy tự hỏi bản thân điều này

Mở lịch của tuần tới. Có bao nhiêu cuộc họp trong số đó sẽ vượt qua cả bốn câu hỏi — và nếu phần còn lại lặng lẽ trở thành tài liệu vào ngày mai, ai sẽ thực sự nhận ra?

Nên Viết Gì Thay Thế

"Gửi một email" không phải là giải pháp, và việc gửi một bức tường văn bản dài 900 từ là cách khiến công việc không đồng bộ bị mang tiếng xấu. Thay thế cho một cuộc họp có thể gửi qua email là một tài liệu với một cột sống hình quyết định: những gì đang được quyết định, các lựa chọn, khuyến nghị của bạn và lý do, những gì bạn cần từ người đọc, và một ngày sau đó mà sự im lặng được coi là sự đồng ý.

Điều khoản cuối cùng đó là điều làm cho nó hoạt động. Một bản cập nhật không có thời hạn sẽ bị bỏ qua; một khuyến nghị có thời gian phản đối sẽ được đọc, vì việc không nói gì bây giờ có nghĩa là đồng ý sau này. Đây cũng là cách mà lý lẽ tồn tại khi tiếp xúc với quý tiếp theo — sự khác biệt giữa một bản ghi những gì đã được quyết định và một bản ghi về tại sao, đó là lập luận mà chúng tôi đưa ra trong cuộc cách mạng trí tuệ cuộc họp.

Và bảo vệ các cuộc họp đã qua. Cung cấp cho họ tài liệu đọc trước, mở đầu với các phản đối thay vì bối cảnh, và ghi lại những gì đã được chọn và những lập luận nào đã thua. Một cuộc họp xứng đáng với thời gian của nó không nên dành hai mươi phút đầu tiên để cập nhật thông tin cho mọi người.

Câu hỏi thực sự

Câu nói tồn tại trên cốc vì nó gần như luôn đúng và gần như không bao giờ có thể hành động. Nói sau đó thì đó là một phàn nàn; áp dụng trước khi lời mời được gửi đi thì đó là một bộ lọc — và bốn câu hỏi là bộ lọc.

Hầu hết các cuộc họp chỉ là thông tin mặc áo choàng của một cuộc họp. Một vài cuộc họp là sự thảo luận chân chính, và những cuộc họp đó xứng đáng được bảo vệ trước những cuộc họp không như vậy. Việc phân loại đúng đắn này không cần công cụ, không cần chính sách và không cần sự cho phép.

Vậy câu hỏi không bao giờ là liệu cuộc họp này có thể là một email hay không. Mà là cuộc họp nào trong tuần tới có thể — và liệu bạn có phải là người nói điều đó trước khi lời mời được gửi đi hay không.

Cho các cuộc họp lẽ ra nên được ghi chép lại.

Argumentree biến một quyết định thành một tài liệu có cấu trúc — các lựa chọn, lập luận ủng hộ và phản đối, và một kết quả đã được ghi lại — để những điều có thể đã là một email thực sự trở thành một.

Nguồn

Atlassian — Tình trạng của các đội ngũ 2024Khảo sát 5.000 nhân viên tri thức. Nguồn của con số 62% không có mục tiêu đã nêu và 77% cuộc họp dẫn đến cuộc họp.
Steven G. Rogelberg với Otter.ai — Chi phí của việc tham dự cuộc họp không cần thiết (2022)632 công nhân trong 20 ngành nghề; khoảng 31% số người tham dự cuộc họp được phân loại là không cần thiết. Rogelberg là giáo sư khoa học tổ chức tại UNC Charlotte và là tác giả của cuốn sách Khoa Học Bất Ngờ Về Các Cuộc Họp.
Trường Kinh doanh Harvard — Tâm lý đằng sau sự quá tải cuộc họpBản thảo làm việc mô tả sự thiên lệch tự kỷ trong việc lập lịch họp.
Tâm lý học hôm nay — Tâm lý của những cuộc họp vô nghĩa (2023)Về việc trì hoãn trước cuộc họp và chi phí tái tập trung khiến một cuộc họp 30 phút tốn một giờ.
Steven G. Rogelberg — Khoa Học Đáng Ngạc Nhiên Về Cuộc Họp (Nhà Xuất Bản Đại Học Oxford, 2019)Xử lý dài hạn về thiết kế cuộc họp, và nguồn học thuật chính mà từ đó các cuộc họp kiếm được thời gian của chúng.

Câu hỏi thường gặp

Câu 'cuộc họp này có thể đã là một email' thực sự có nghĩa là gì?

Nó có nghĩa là phiên họp chỉ là một chiều thông tin: không có quyết định nào được đưa ra trong phòng và không có bất đồng nào được giải quyết. Một cuộc họp mang lại hai điều mà tài liệu không thể có — sự đồng thời và sự hiện diện xã hội — vì vậy khi một phiên họp không sử dụng cả hai, nội dung tương tự sẽ rõ ràng hơn, nhanh hơn và vĩnh viễn hơn trong văn bản. Cụm từ này là một phàn nàn về định dạng, không phải về độ dài hay sự nhàm chán.

Làm thế nào tôi có thể biết một cuộc họp có thể đã được thực hiện qua email không?

Hãy đặt bốn câu hỏi. Có quyết định nào cần được đưa ra trong phòng, thay vì chỉ được báo cáo không? Có sự bất đồng nào cần giải quyết không? Có ai cần đọc không khí trong phòng — giọng điệu, sự do dự, phản ứng không? Phiên bản viết có thực sự tệ hơn không? Nếu câu trả lời cho cả bốn câu hỏi là không, thì nó nên được viết. Một câu trả lời rõ ràng là có có nghĩa là bạn có một cuộc họp thực sự.

Cuộc họp nào không bao giờ nên là một email?

Xung đột, đàm phán, tin xấu, phản hồi về hiệu suất, và những cuộc trò chuyện đầu tiên với người mà bạn chưa gặp. Những điều này phụ thuộc vào giọng điệu và khả năng thay đổi ý kiến một cách dễ dàng — việc viết ra làm cứng lại các lập trường, vì một phản đối đã được công bố thì khó để rút lại hơn là một phản đối bằng lời nói. Sự thảo luận chân thành giữa nhiều người cũng nhanh hơn khi gặp mặt so với trong một chuỗi.

Tỷ lệ cuộc họp nào thực sự là không cần thiết?

Nghiên cứu của Steven Rogelberg với Otter.ai vào năm 2022, khảo sát 632 công nhân trong 20 ngành, đã phân loại khoảng 31% số lần tham dự cuộc họp là không cần thiết. Khảo sát State of Teams 2024 của Atlassian, với 5.000 công nhân tri thức, cho thấy 62% cuộc họp được lên lịch mà không có mục tiêu rõ ràng và 77% công nhân thường xuyên tham gia các cuộc họp kết thúc bằng việc lên lịch một cuộc họp khác.

Nói rằng một cuộc họp có thể chỉ là một email có thô lỗ không?

Nói sau đó, đó là một phàn nàn và được coi như vậy. Nói trước đó, đó là một câu hỏi hữu ích và thường được hoan nghênh, vì người tổ chức thường là người bị mắc kẹt nhiều nhất bởi lời mời. Hình thức sản xuất không phải là "đây là một sự lãng phí thời gian" mà là "chúng ta đang đưa ra quyết định gì, và ai đang đưa ra quyết định đó?" — một câu hỏi mà một cuộc họp không có mục tiêu không thể trả lời.

Cái gì nên thay thế một cuộc họp mà lẽ ra có thể là một email?

Không phải là một email dài. Một tài liệu ngắn với cấu trúc quyết định: điều gì đang được quyết định, các lựa chọn, khuyến nghị và lý do của bạn, những gì bạn cần từ người đọc, và một ngày sau đó im lặng được coi là đồng ý. Thời gian phản đối là điều khiến mọi người đọc nó, và hồ sơ viết là điều giúp lý do tồn tại qua quý tiếp theo.

Một email có thể đã là một cuộc họp không?

Thường xuyên, và nó ẩn giấu tốt hơn. Khi một chủ đề đã trải qua hai vòng bất đồng — các quan điểm được nhắc lại, các điểm được đánh số — nó đã trở thành một cuộc họp với độ trễ tồi tệ hơn, trả giá bằng ngày tháng thay vì phút và bị tước bỏ âm điệu. Quy tắc làm việc là thông tin được ghi lại, sự bất đồng được chứng kiến, và các quyết định được ghi lại, quyết định trực tiếp, sau đó được ghi chép.

Ngừng tổ chức các cuộc họp lẽ ra nên là tài liệu.

Argumentree cấu trúc quyết định — các lựa chọn, các lập luận từ cả hai phía, và kết quả — để sự hiện diện chỉ được sử dụng ở những nơi cần thiết.

Không cần thẻ tín dụngThiết lập trong vài phútHủy bất cứ lúc nào

Về Argumentree Team

Meeting Culture

The Argumentree team is pioneering structured decision intelligence for enterprises worldwide. Our mission is to transform how organizations make, document, and learn from decisions.

Theo dõi trên LinkedIn Theo dõi trên X

Không đồng ý với điều nào trong số này?

Đem nó ra diễn đàn và tranh luận — có cấu trúc, được ghi lại, và mở cho bất kỳ ai đã tham dự cuộc họp sai.

Tham gia thảo luận trên Argumentree

This Meeting Could Have Been an Email: A Four-Question Test