Mesyuarat ini sepatutnya boleh menjadi emel: bagaimana untuk mengetahui mesyuarat mana yang sepatutnya ditulis

TL;DR

"Mesyuarat ini sepatutnya boleh menjadi emel" bukanlah aduan tentang panjang atau kebosanan. Ia adalah diagnosis yang tepat: tiada apa yang berlaku yang memerlukan semua orang hadir pada masa yang sama. Kegagalan itu mempunyai ujian, dan kebanyakan mesyuarat gagal menghadapinya.

Empat soalan: keputusan di dalam bilik, perselisihan untuk diselesaikan, bilik untuk membaca, atau versi yang semakin teruk dalam penulisan. Empat tidak bermakna tulis ia.
62% mesyuarat dijadualkan tanpa matlamat yang dinyatakan (Atlassian, 5,000 pekerja pengetahuan)
77% pekerja sering berada dalam mesyuarat yang berakhir dengan menjadualkan mesyuarat lain
Kesalahan terbalik adalah nyata: perselisihan selepas dua pusingan balasan telah menjadi pertemuan dengan latensi yang lebih teruk

Anda menyertai panggilan. Seseorang berkongsi skrin mereka. Mereka mula membaca slaid. Kata. Untuk. Kata. Tiga puluh lapan minit kemudian tiada siapa yang membantah apa-apa, tiada siapa yang memutuskan apa-apa, dan anda menutup komputer riba anda sambil berfikir apa yang difikirkan oleh separuh daripada peserta:

"Mesyuarat ini sepatutnya boleh menjadi emel."

Anda hampir pasti betul — tetapi bukan kerana alasan yang ditunjukkan oleh cawan dan bunyi TikTok. Aduan bukanlah bahawa mesyuarat itu panjang, membosankan, atau dipengerusikan dengan buruk. Ia adalah bahawa tiada apa yang berlaku di dalamnya yang memerlukan semua orang hadir pada masa yang sama. Itu adalah kegagalan yang spesifik dan boleh didiagnosis, dan ia mempunyai ujian. Kebanyakan mesyuarat gagal ujian itu. Sesetengahnya benar-benar tidak — dan membezakan yang mana satu adalah keseluruhan kemahiran.

Tiada apa-apa yang berlaku dalam mesyuarat itu.
yang memerlukan semua orang berada di sana pada masa yang sama.

Aduan sebenar di sebalik meme tersebut

Apa Maksud Frasa Sebenarnya

Satu mesyuarat boleh jadi satu emel apabila ia adalah pemindahan maklumat sehala: seseorang tahu sesuatu, semua orang yang lain perlu mengetahuinya, dan pemindahan telah dijadualkan sebagai acara serentak. Tiada keputusan dibuat. Tiada perselisihan diselesaikan. Kandungan tersebut akan tetap dapat dibaca pada pukul 8 malam oleh seseorang di benua lain, dan mungkin lebih jelas.

Dikatakan dengan cara lain: sebuah mesyuarat membeli tepat dua perkara yang tidak dapat dilakukan oleh dokumen. Keserentakan — di mana ayat saya mengubah ayat anda sebelum anda menyelesaikannya. Dan kehadiran sosial — nada, keraguan, jeda sebelum seseorang berkata "baik". Jika sesi tidak menggunakan kedua-duanya, jemputan itu melakukan kerja dokumen, dengan teruk.

Berapa banyak kos ini kepada organisasi secara keseluruhan adalah subjek yang berasingan, dan kami membincangkan angka-angka mengenai inteligens mesyuarat. Pos ini adalah mengenai keputusan yang perlu dibuat di hadapan anda: mesyuarat ini, pada jemputan ini — adakah ia boleh ditulis?

Ujian Empat Soalan

Jalankan ini sebelum anda menerima jemputan, dan sebelum anda menghantarnya. Setiap soalan bertanya sama ada sesi memerlukan keserentakan atau kehadiran.

1. Adakah keputusan perlu dibuat di dalam bilik?

Tidak dilaporkan, tidak diumumkan — dilakukan, semasa sesi, oleh orang-orang yang ada di sana. Jika keputusan telah diambil di tempat lain, ini adalah pengumuman, dan pengumuman dibaca lebih baik daripada didengar.

2. Adakah terdapat perselisihan yang perlu diselesaikan?

Perbezaan yang nyata dan spesifik: dua posisi yang perlu bertemu. Jika semua orang sudah bersetuju, tiada apa yang perlu diselesaikan. Jika tiada siapa yang telah membaca cukup untuk tidak bersetuju lagi, anda mengadakan mesyuarat terlalu awal — hantarkan bacaan.

3. Adakah sesiapa perlu membaca suasana?

Berita buruk, perundingan, maklum balas, konflik, perbualan pertama dengan seseorang yang anda tidak pernah temui — semua ini bergantung pada nada dan keraguan. Nombor status tidak. Jika anda tidak dapat menyebut reaksi siapa yang perlu anda lihat, anda tidak perlu melihat sesiapa.

4. Adakah versi bertulis akan menjadi lebih teruk?

Beberapa perkara benar-benar merosot di halaman. Kebanyakan kemas kini status bertambah baik: lebih pendek, boleh dicari, boleh dilepaskan, dan kekal. Jadilah jujur tentang yang mana anda miliki.

Empat tidak dan ia sepatutnya ditulis. Satu ya yang jelas adalah mesyuarat yang sebenar — dan layak diuruskan seperti itu, dengan bacaan dilakukan terlebih dahulu supaya masa digunakan untuk perbezaan pendapat dan bukannya untuk taklimat.

Lima Format Yang Hampir Selalu Gagal

Ini berlaku di setiap syarikat, dan mereka gagal dalam ujian untuk sebab yang sama: kandungannya adalah maklumat, dan formatnya adalah siaran.

Kemas kini status pusingan robin

Lapan orang melaporkan secara berurutan. Setiap seorang mendengar tujuh kemas kini yang tidak berkaitan dengan mereka untuk menyampaikan yang berkaitan. Maklumat itu adalah satu jadual, dan jadual adalah satu dokumen.

Ulasan baca-deck

Slide yang dinarasi kepada orang yang semua boleh membaca lebih cepat daripada penceramah boleh bercakap. Jika dek berdiri sendiri, edarkan. Jika tidak, dek adalah masalahnya.

Siaran FYI

Satu pengumuman dengan sepuluh minit sesi soal jawab ditambah sekiranya ada sesiapa yang mempunyai soalan. Biasanya tiada siapa yang bertanya, kerana soalan muncul kemudian, setelah orang mempunyai masa untuk berfikir — iaitu ketika thread bertulis tersedia dan mesyuarat tidak ada.

Mesyuarat penyelarasan tanpa pemutus keputusan

Dipanggil untuk "menyelaraskan", tanpa sebarang soalan di atas meja dan tiada sesiapa yang dinamakan untuk menjawabnya. Laporan Atlassian tentang Pasukan 2024, satu tinjauan terhadap 5,000 pekerja pengetahuan, mendapati 62% mesyuarat dijadualkan tanpa matlamat yang dinyatakan — dan mesyuarat tanpa matlamat adalah petunjuk yang paling jelas yang ada.

Mesyuarat yang berakhir dengan menjadualkan mesyuarat.

Penyelidikan yang sama mendapati 77% pekerja sering berada dalam mesyuarat yang berakhir dengan keputusan untuk menjadualkan sesi susulan. Sesi yang hanya menghasilkan sesi lain menghasilkan entri kalendar, bukan keputusan.

Maklumat ingin ditulis.
Perbezaan ingin disaksikan.

Tetapi Beberapa Kerja Terbaik Saya Berlaku dalam Mesyuarat

Ia benar, dan frasa itu digunakan secara berlebihan sebagai refleks. Pertimbangan memang lebih cepat dalam sebuah bilik: apabila empat orang berdebat tentang satu pertukaran, satu jam perdebatan langsung merangkumi perkara yang akan mengambil masa seminggu untuk dijawab, kerana bantahan dijawab semasa ia masih murah untuk dijawab.

Saluran bertulis juga aktif tidak baik dalam beberapa perkara. Mereka mengukuhkan pendirian: setelah bantahan anda dicatat secara bertulis, menarik diri daripadanya terasa seperti satu kekalahan. Sebuah bilik membolehkan seseorang mengubah fikiran mereka di tengah-tengah ayat dengan hampir tiada kos sosial — yang merupakan apa yang anda inginkan apabila matlamatnya adalah jawapan terbaik dan bukannya yang paling dipertahankan. Konflik, ketidakpastian, berita buruk dan rundingan semua perlu ada dalam bilik atas sebab ini.

Jadi versi jujur aduan itu lebih sempit daripada meme: bukan mesyuarat adalah pembaziran, tetapi mesyuarat tertentu ini menghabiskan kehadiran untuk sesuatu yang tidak memerlukannya. Kegagalan yang bertentangan juga sama mahal — satu keputusan sebenar yang dikeluarkan dari bilik, yang kami bahas dalam "Let's Take This Offline" Is Killing Your Decisions.

Emel yang sepatutnya menjadi mesyuarat

Perhatikan kesalahan terbalik, kerana ia lebih sukar dikesan. Satu perbincangan telah berlangsung selama tiga hari dan sembilan balasan. Dua orang sedang menyatakan semula pendirian dengan semakin sopan. Seseorang telah mula menomborkan hujah mereka. Satu perselisihan yang telah melepasi dua pusingan balasan telah menjadi satu mesyuarat dengan latensi yang lebih teruk — anda membayar kos mesyuarat dalam hari kalendar dan bukannya minit, dan tiada siapa dapat melihat wajah sesiapa.

Yang memberikan pilihan lalai yang boleh digunakan. Maklumat ditulis. Ketidaksetujuan disaksikan. Dan keputusan mendapat ketiga-tiganya: ditulis terlebih dahulu supaya orang tiba dengan maklumat, diputuskan secara langsung, kemudian direkodkan supaya alasan itu kekal — bentuk yang kami terangkan di bawah pembuatan keputusan tidak segerak.

Mengapa Mesyuarat yang Boleh Dihantar Melalui Emel Tetap Dijadualkan

Tiada siapa yang menjadualkan mesyuarat yang tidak bermakna dengan sengaja. Empat tekanan biasa menghasilkan mesyuarat tersebut dengan konsisten.

Jadual terasa seperti kemajuan

Menempah mesyuarat mengurangkan kebimbangan memiliki masalah. Entri kalendar adalah jelas, segera dan memuaskan dengan cara yang tidak dapat dicapai oleh penyediaan dokumen — walaupun dokumen itu adalah kerja.

Kehadiran dibaca sebagai komitmen

Kehadiran adalah isyarat yang paling murah dan jelas bahawa anda peduli. Menolak mesyuarat untuk melakukan kerja sebenar kelihatan, pada kalendar, sama dengan tidak peduli.

Penganjur hanya melihat kalendar mereka sendiri.

Penyelidikan Harvard Business School mengenai beban mesyuarat menerangkan satu bias egosentrik dalam penjadualan: penganjur menilai keperluan mereka sendiri untuk mesyuarat dengan jauh lebih berat berbanding kos kolektif jam yang mereka habiskan bagi pihak orang lain.

Mesyuarat tidak meninggalkan resit

Ini adalah yang tidak selesa. Menulis mencipta rekod siapa yang mendakwa apa dan bila. Mesyuarat meninggalkan kesan, dan kesan boleh disangkal — "Saya ingat kita semua sependapat tentang ini" adalah ayat yang hanya bertahan apabila tiada apa yang ditulis. Sesetengah mesyuarat boleh dihantar melalui emel dan tetap berlaku tepat kerana tiada siapa yang mahu emel tersebut.

Mengapa Ia Kos Lebih Dari Setengah Jam

Setengah jam bukanlah harga. Orang berhenti melakukan kerja yang fokus 15 hingga 20 minit sebelum mesyuarat bermula, kerana tidak ada gunanya memulakan apa-apa, dan kehilangan lebih banyak masa untuk menumpukan semula selepas itu — jadi panggilan status selama 30 minit secara rutin menelan kos satu jam kapasiti bagi setiap peserta (Psychology Today). Penyelidikan oleh Steven Rogelberg dengan Otter.ai, yang menyurvei 632 pekerja di 20 industri, menganggarkan kira-kira 31% mesyuarat dalam kategori tidak perlu. Kalikan nombor kedua dengan yang pertama dan hujah untuk menulis menjadi lebih mudah.

Tanya diri anda ini

Buka kalendar minggu depan. Berapa banyak mesyuarat tersebut yang akan bertahan daripada keempat-empat soalan — dan jika yang lain secara senyap menjadi dokumen esok, siapa yang akan benar-benar perasan?

Apa yang Perlu Ditulis Sebagai Gantian

" menghantar emel" bukanlah penyelesaian, dan menghantar teks sepanjang 900 perkataan adalah cara kerja asinkron mendapat nama buruk. Pengganti untuk mesyuarat yang boleh dihantar melalui emel adalah dokumen dengan tulang belakang berbentuk keputusan: apa yang sedang diputuskan, pilihan-pilihan, cadangan anda dan sebabnya, apa yang anda perlukan dari pembaca, dan tarikh selepas mana diam dianggap sebagai persetujuan.

Klaus terakhir itulah yang menjadikannya berfungsi. Kemas kini tanpa tarikh akhir akan diabaikan; cadangan dengan tingkap bantahan akan dibaca, kerana tidak mengatakan apa-apa sekarang bermakna bersetuju kemudian. Ia juga merupakan cara pemikiran bertahan dalam pertemuan suku berikutnya — perbezaan antara rekod apa yang telah diputuskan dan rekod kenapa, yang merupakan hujah yang kami buat dalam revolusi kecerdasan mesyuarat.

Dan lindungi mesyuarat yang berlalu. Berikan mereka bahan bacaan awal, buka dengan bantahan daripada latar belakang, dan catat apa yang dipilih dan argumen mana yang kalah. Mesyuarat yang berhak mendapat jamnya tidak seharusnya menghabiskan dua puluh minit pertama untuk mengejar orang.

Soalan Sebenar

Frasa ini kekal pada cawan kerana ia hampir selalu benar dan hampir tidak pernah boleh diambil tindakan. Dikatakan selepas itu ia adalah aduan; digunakan sebelum jemputan dihantar ia adalah penapis — dan empat soalan adalah penapis tersebut.

Kebanyakan mesyuarat adalah maklumat yang mengenakan pakaian mesyuarat. Beberapa adalah perbincangan yang tulen, dan yang itu berbaloi untuk dipertahankan daripada yang tidak. Mendapatkan pengelasan itu dengan betul tidak memerlukan alat, tidak memerlukan dasar dan tidak memerlukan kebenaran.

Jadi soalan bukanlah sama ada mesyuarat ini boleh menjadi emel. Ia adalah mesyuarat mana minggu depan yang boleh — dan sama ada anda akan menjadi orang yang menyatakannya sebelum jemputan dihantar.

Untuk mesyuarat yang sepatutnya telah ditulis

Argumentree mengubah keputusan menjadi dokumen terstruktur — pilihan, hujah untuk dan menentang, dan hasil yang direkodkan — jadi yang sepatutnya menjadi email sebenarnya menjadi satu.

Sumber

Atlassian — Keadaan Pasukan 2024Tinjauan terhadap 5,000 pekerja pengetahuan. Sumber bagi angka 62% tiada matlamat yang dinyatakan dan 77% mesyuarat menghasilkan mesyuarat.
Steven G. Rogelberg dengan Otter.ai — Kos Kehadiran Mesyuarat yang Tidak Perlu (2022)632 pekerja di 20 industri; kira-kira 31% kehadiran mesyuarat diklasifikasikan sebagai tidak perlu. Rogelberg adalah seorang profesor sains organisasi di UNC Charlotte dan penulis buku The Surprising Science of Meetings.
Sekolah Perniagaan Harvard — Psikologi di Sebalik Beban MesyuaratKertas kerja yang menerangkan bias egosentrik dalam penjadualan mesyuarat.
Psikologi Hari Ini — Psikologi Mesyuarat Tanpa Makna (2023)Pada gerai pra-pertemuan dan kos penumpuan semula yang menjadikan mesyuarat 30 minit menjadi satu jam.
Steven G. Rogelberg — Sains Mesyuarat yang Mengejutkan (Oxford University Press, 2019)Perbincangan sepanjang buku mengenai reka bentuk mesyuarat, dan sumber akademik utama di mana mesyuarat memperoleh masa mereka.

Soalan Lazim

Apa maksud "mesyuarat ini sepatutnya boleh menjadi emel"?

Ia bermaksud sesi tersebut adalah pemindahan maklumat sehala: tiada keputusan dibuat di dalam bilik dan tiada perselisihan diselesaikan. Sebuah mesyuarat membeli dua perkara yang tidak dapat dilakukan oleh dokumen — keserentakan dan kehadiran sosial — jadi apabila sesi tidak menggunakan kedua-duanya, kandungan yang sama akan lebih jelas, lebih cepat dan kekal dalam penulisan. Frasa ini adalah aduan tentang format, bukan tentang panjang atau kebosanan.

Bagaimana saya boleh tahu jika mesyuarat itu sepatutnya menjadi emel?

Tanya empat soalan. Adakah terdapat keputusan yang perlu dibuat di dalam bilik, bukannya dilaporkan? Adakah terdapat perselisihan pendapat yang perlu diselesaikan? Adakah sesiapa yang perlu membaca suasana — nada, keraguan, reaksi? Adakah versi bertulis benar-benar akan menjadi lebih teruk? Jika jawapan kepada keempat-empat soalan adalah tidak, ia sepatutnya ditulis. Satu jawapan ya yang jelas bermakna anda mempunyai mesyuarat yang sebenar.

Mesyuarat manakah yang tidak seharusnya menjadi emel?

Konflik, perundingan, berita buruk, maklum balas prestasi, dan perbualan pertama dengan seseorang yang belum anda temui. Ini bergantung pada nada dan kemampuan untuk mengubah fikiran anda dengan mudah — penulisan mengukuhkan pendirian, kerana bantahan yang diterbitkan lebih sukar untuk ditarik balik berbanding yang diucapkan. Perbincangan yang tulen antara beberapa orang juga lebih cepat secara langsung berbanding dalam satu thread.

Apakah bahagian mesyuarat yang sebenarnya tidak perlu?

Penyelidikan oleh Steven Rogelberg dengan Otter.ai pada tahun 2022, yang menyurvei 632 pekerja di 20 industri, mengklasifikasikan kira-kira 31% kehadiran mesyuarat sebagai tidak perlu. Laporan State of Teams 2024 oleh Atlassian, sebuah tinjauan terhadap 5,000 pekerja pengetahuan, mendapati 62% mesyuarat dijadualkan tanpa matlamat yang dinyatakan dan 77% pekerja sering berada dalam mesyuarat yang berakhir dengan menjadualkan mesyuarat lain.

Adakah tidak sopan untuk mengatakan bahawa mesyuarat itu sepatutnya boleh menjadi emel?

Dikatakan selepas itu, ia adalah satu aduan dan dianggap sebagai satu. Dikatakan sebelumnya, ia adalah soalan yang berguna dan biasanya diterima dengan baik, kerana penganjur sering kali adalah orang yang paling terperangkap oleh jemputan. Bentuk yang produktif bukanlah "ini adalah pembaziran masa" tetapi "keputusan apa yang kita buat, dan siapa yang membuatnya?" — satu soalan yang tidak dapat dijawab oleh mesyuarat yang tidak mempunyai matlamat.

Apa yang sepatutnya menggantikan mesyuarat yang sepatutnya boleh menjadi emel?

Bukan email yang panjang. Dokumen pendek dengan tulang belakang berbentuk keputusan: apa yang sedang diputuskan, pilihan-pilihan, cadangan dan alasan anda, apa yang anda perlukan dari pembaca, dan tarikh selepas mana diam dianggap sebagai persetujuan. Tempoh bantahan adalah apa yang membuat orang membacanya, dan rekod bertulis adalah apa yang membuat alasan itu bertahan hingga suku tahun seterusnya.

Bolehkah emel dianggap sebagai mesyuarat?

Sering kali, dan ia bersembunyi dengan lebih baik. Apabila satu perbincangan telah melalui dua pusingan ketidaksetujuan — kedudukan yang dinyatakan semula, titik yang dinomborkan — ia telah menjadi satu mesyuarat dengan latensi yang lebih teruk, dibayar dalam hari kalendar dan bukannya minit dan hilang nada. Peraturan kerja adalah bahawa maklumat ditulis, ketidaksetujuan disaksikan, dan keputusan ditulis, diputuskan secara langsung, kemudian direkodkan.

Hentikan mengadakan mesyuarat yang sepatutnya menjadi dokumen.

Argumentree menyusun keputusan — pilihan, hujah di kedua-dua belah pihak, dan hasilnya — supaya kehadiran hanya digunakan di tempat yang diperlukan.

Tiada kad kredit diperlukanSediakan dalam beberapa minitBatal bila-bila masa

Tentang Argumentree Team

Meeting Culture

The Argumentree team is pioneering structured decision intelligence for enterprises worldwide. Our mission is to transform how organizations make, document, and learn from decisions.

Ikuti di LinkedIn Ikuti di X

Tidak setuju dengan mana-mana ini?

Bawa ia ke forum dan berdebatlah — secara terstruktur, direkodkan, dan terbuka kepada sesiapa yang telah menghadiri mesyuarat yang salah.

Sertai perbincangan di Argumentree

This Meeting Could Have Been an Email: A Four-Question Test