Prinsip Piramida Minto

Apa itu Prinsip Piramida

Anda telah menyaksikan presentasi ini. Dua puluh menit latar belakang, metodologi, dan konteks, dibangun dengan hati-hati menuju rekomendasi yang muncul di slide kedua terakhir — pada saat itu dua orang sedang mengirim email dan orang yang penting sudah memutuskan. Informasinya semua ada di sana. Struktur yang menguburnya.

Perbaikan Minto adalah satu kalimat, dan itu miliknya: pemikiran Anda akan mudah dipahami oleh pembaca jika Anda menyajikan ide-ide yang terorganisir seperti piramida di bawah satu poin tunggal. Satu kesimpulan yang mengatur berada di puncak. Tepat di bawahnya, sejumlah argumen yang mendukungnya. Di bawah masing-masing dari argumen tersebut, buktinya. Pembaca langsung menemukan jawabannya dan kemudian turun hanya sejauh yang diperlukan oleh skeptisisme mereka.

Dia mengembangkannya di dalam McKinsey — dipekerjakan di Cleveland pada tahun 1963 sebagai MBA wanita pertama di perusahaan, pindah ke London pada tahun 1966, keluar pada tahun 1973 — dan menerbitkan The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking pada tahun 1985, diperluas pada tahun 1996 sebagai The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking and Problem Solving. Dia juga penulis MECE, tes mutually-exclusive-collectively-exhaustive yang mengatur apakah sekelompok argumen merupakan kelompok yang sah. Keduanya bertahan setelahnya: perusahaan masih mengajarkan piramida kepada karyawan baru, dan sebagian besar pesaingnya juga mengajarkan beberapa versi dari itu.

Kapan menggunakannya — dan kapan tidak

Prinsip Piramida adalah format untuk menyampaikan sebuah putusan. Itu membuatnya sangat baik dalam serangkaian situasi yang sempit dan secara aktif salah dalam beberapa situasi lainnya, yang sering dilewatkan oleh ringkasan populer.

• ✓Gunakan ini ketika Anda memiliki rekomendasi. Sebuah memo keputusan, proposal, dokumen dewan, jawaban kasus — apa pun yang tujuannya adalah untuk mendapatkan jawaban spesifik diterima atau ditolak.
• ✓Gunakan ini ketika audiens memiliki waktu terbatas dan senior. Orang-orang yang akan berhenti membaca begitu mereka mendapatkan apa yang mereka butuhkan adalah orang-orang yang tepat untuk struktur ini.
• ✓Jangan gunakan ini ketika Anda belum memiliki rekomendasi. Sebuah piramida tanpa apa-apa di puncaknya adalah tempat pembuangan fakta yang mengenakan jas. Temuan sementara menginginkan bentuk yang berbeda.
• ✓Jangan gunakan itu ketika berita buruk memerlukan konteksnya terlebih dahulu. Memulai dengan putusan tentang kegagalan mengundang audiens untuk menggugat putusan tersebut alih-alih memahami penyebabnya.
• ✓Jangan gunakan ini ketika audiens harus dibawa untuk peduli. Kesimpulan pertama mengasumsikan pembaca sudah menginginkan jawabannya. Jika mereka belum tahu bahwa mereka memiliki masalah, Anda perlu sebuah narasi yang membangunnya.

Pengecualian tersebut memiliki bobot yang lebih besar daripada sebelumnya. Brent Dykes, yang bekerja di bidang penceritaan data, berpendapat bahwa Prinsip Piramida dibangun untuk efisiensi eksekutif daripada untuk persuasi, dan di dalamnya jawabannya eksplisit dan wawasan itu implisit — tersedia bagi siapa saja yang menggali untuk itu tetapi tidak pernah muncul sebagai poin utama. Dia mengakui apa yang benar-benar baik: mengorganisir informasi sehingga dapat dikonsumsi dengan cepat dan efisien. Itulah batasan yang jujur. Ini adalah format untuk memberi informasi kepada pengambil keputusan, bukan untuk mengubah pikiran yang belum ada di ruangan. Tiga aturan di bawah ini adalah apa yang memisahkan piramida yang nyata dari daftar dengan judul:

• ✓Setiap ide merangkum ide-ide yang dikelompokkan di bawahnya. Jika poin di atas tidak sesuai dengan apa yang dijumlahkan oleh poin-poin di bawah, strukturnya bersifat dekoratif.
• ✓Ide-ide dalam sebuah kelompok secara logis adalah jenis yang sama. Tiga penyebab dan satu rekomendasi bukanlah sebuah kelompok. Ini adalah tes MECE yang menjalankan fungsinya.
• ✓Ide-ide dalam sebuah kelompok memiliki urutan yang disengaja. Kronologis, struktural, atau berdasarkan kepentingan — tetapi dipilih, dan urutan yang sama dipertahankan di mana pun kelompok itu muncul kembali.

Langkah demi langkah, dengan contoh yang dikerjakan

Ambil keputusan yang nyata: apakah membangun integrasi penagihan secara internal atau membelinya. Piramida dirakit dari atas ke bawah, tetapi ditemukan dari bawah ke atas — yang merupakan bagian yang sering dilewatkan oleh banyak orang.

1. 1Tuliskan pengantar SCQ terlebih dahulu. Situasi: kami memproses penagihan melalui integrasi vendor yang dibangun pada tahun 2021. Komplikasi: vendor tersebut akan menghentikan API dalam sembilan bulan. Pertanyaan: apakah kita membangun kembali di dalam rumah atau beralih ke vendor baru? Nama Minto untuk ini adalah Kerangka SCQ — Situasi, Komplikasi, Pertanyaan. A yang biasanya ditambahkan pada ringkasan adalah piramida Anda; itu bukan bagian dari pengantar dia.
2. 2Jawab pertanyaan dalam satu kalimat. Pindah ke vendor baru. Kalimat itu adalah puncaknya. Jika Anda belum bisa menulisnya, berhenti — Anda belum siap untuk menulis, dan piramida baru saja memberi tahu Anda demikian.
3. 3Kelompokkan argumen yang mendukungnya. Biaya selama lima tahun, waktu untuk migrasi, dan kapasitas rekayasa yang akan dikonsumsi oleh pembangunan kembali. Tiga argumen dari jenis yang sama: alasan mengapa opsi ini menang.
4. 4Terapkan MECE pada kelompok. Apakah ketiga hal tersebut tumpang tindih? Apakah ada sesuatu yang menentukan di luar mereka — kunci vendor, residensi data? Tumpang tindih membuat argumen terasa repetitif; celah adalah tempat munculnya keberatan yang tidak Anda siapkan.
5. 5Letakkan bukti di bawah setiap argumen. Model lima tahun di bawah biaya, estimasi migrasi di bawah waktu, peta jalan di bawah kapasitas. Tidak ada yang mengambang: setiap angka menjawab argumen di atasnya.
6. 6Baca terbalik sebagai tes pertanyaan. Setiap poin harus mengangkat pertanyaan yang tepat yang dijawab oleh poin-poin di bawahnya. Jika tidak, Anda telah menemukan anak tangga yang rusak — dan selalu lebih murah untuk menemukannya di sini daripada di pertemuan.

Piramida sebagai pohon argumen

Baca kembali aturannya dan bentuknya sudah familiar: sebuah klaim, didukung oleh sekelompok kecil argumen, masing-masing didukung oleh bukti, dengan tes untuk menentukan apakah kelompok tersebut sah. Itulah pohon argumen yang digambar di atas kertas — yang merupakan alasan mengapa metode ini telah bertahan selama empat puluh tahun dan di mana versi kertasnya berakhir.

• ✓Sebuah piramida tidak memiliki tempat untuk mengajukan keberatan. Struktur tersebut memuat argumen pendukung; argumen tandingan yang hampir mengubah rekomendasi hidup dalam utas komentar, atau dalam ingatan seseorang, atau tidak ada di mana pun.
• ✓Ini ditulis, bukan diperdebatkan. Satu orang membangunnya dan menyajikannya. Ketidaksepakatan terjadi setelahnya, terhadap artefak yang sudah selesai, dan tidak meninggalkan jejak di dalamnya.
• ✓Ini adalah sebuah snapshot. Sebuah dokumen yang ditulis pada bulan Maret tidak dapat menunjukkan argumen mana yang bertahan hingga bulan April. Ketika pertanyaan itu dibuka kembali, piramida memberi tahu Anda apa yang disimpulkan tetapi tidak apa yang bertahan dari pemeriksaan.

Prinsip Piramida vs alternatifnya