Anda bergabung dalam panggilan. Seseorang membagikan layar mereka. Mereka mulai membaca slide. Kata. Demi. Kata. Tiga puluh delapan menit kemudian tidak ada yang tidak setuju dengan apapun, tidak ada yang memutuskan apapun, dan Anda menutup laptop Anda sambil berpikir apa yang dipikirkan setengah dari peserta:

"Pertemuan ini seharusnya bisa menjadi email."

Anda hampir pasti benar — tetapi bukan karena alasan yang diimplikasikan oleh cangkir dan suara TikTok. Keluhannya bukan karena rapat itu panjang, membosankan, atau dipimpin dengan buruk. Masalahnya adalah tidak ada yang terjadi di dalamnya yang mengharuskan semua orang hadir pada saat yang sama. Itu adalah kegagalan yang spesifik dan dapat didiagnosis, dan ada ujiannya. Sebagian besar rapat gagal dalam hal ini. Beberapa benar-benar tidak — dan membedakan yang satu dengan yang lain adalah seluruh keterampilan.

Apa Arti Sebenarnya dari Frasa Tersebut

Sebuah pertemuan bisa saja menjadi email ketika itu adalah transfer informasi satu arah: seseorang mengetahui sesuatu, semua orang lain perlu mengetahuinya, dan transfer tersebut telah dijadwalkan sebagai acara sinkron. Tidak ada keputusan yang diambil. Tidak ada ketidaksetujuan yang diselesaikan. Kontennya akan tetap dapat dibaca pada pukul 8 malam oleh seseorang di benua lain, dan mungkin akan lebih jelas.

Dikatakan dengan cara lain: sebuah pertemuan membeli tepat dua hal yang tidak bisa dilakukan oleh sebuah dokumen. Simultanitas — di mana kalimat saya mengubah kalimat Anda sebelum Anda menyelesaikannya. Dan kehadiran sosial — nada, keraguan, jeda sebelum seseorang mengatakan "baik". Jika sebuah sesi tidak menggunakan keduanya, undangan tersebut melakukan pekerjaan dokumen, dengan buruk.

Berapa banyak biaya yang dikeluarkan organisasi secara keseluruhan adalah topik terpisah, dan kami membahas angkanya di intelijen pertemuan. Postingan ini tentang keputusan yang ada di depan Anda: pertemuan ini, pada undangan ini — bisakah itu ditulis?

Tes Empat Pertanyaan

Jalankan ini sebelum Anda menerima undangan, dan sebelum Anda mengirim satu. Setiap pertanyaan menanyakan apakah sesi tersebut memerlukan simultanitas atau kehadiran.

Empat tidak dan seharusnya sudah ditulis. Satu ya yang jelas adalah pertemuan yang nyata — dan layak dijalankan seperti itu, dengan pembacaan dilakukan sebelumnya sehingga waktu digunakan untuk perbedaan pendapat daripada untuk pengarahan.

Lima Format yang Hampir Selalu Gagal

Ini terjadi di setiap perusahaan, dan mereka gagal dalam uji coba karena alasan yang sama: kontennya adalah informasi, dan formatnya adalah siaran.

Tapi Beberapa Karya Terbaik Saya Terjadi di Rapat

Memang, dan frasa itu digunakan secara berlebihan sebagai refleks. Pertimbangan memang lebih cepat di dalam sebuah ruangan: ketika empat orang berdebat tentang suatu kompromi, satu jam argumen langsung mencakup hal-hal yang akan memakan waktu seminggu untuk dibalas, karena keberatan dijawab saat masih murah untuk dijawab.

Saluran tertulis juga aktif buruk dalam beberapa hal. Mereka mengukuhkan posisi: begitu keberatan Anda tercatat secara tertulis, mundur dari itu terasa seperti sebuah kekalahan. Sebuah ruangan memungkinkan seseorang mengubah pendapatnya di tengah kalimat dengan hampir tidak ada biaya sosial — yang tepatnya Anda inginkan ketika tujuannya adalah jawaban terbaik, bukan yang paling dibela. Konflik, ambiguitas, berita buruk, dan negosiasi semua harus ada di dalam ruangan karena alasan ini.

Jadi versi jujur dari keluhan ini lebih sempit daripada meme: bukan rapat adalah pemborosan, tetapi rapat ini menghabiskan kehadiran untuk sesuatu yang tidak membutuhkannya. Kegagalan yang berlawanan sama mahalnya — sebuah keputusan nyata yang didorong keluar dari ruangan, yang kami bahas dalam "Let's Take This Offline" Is Killing Your Decisions.

Email yang Seharusnya Menjadi Pertemuan

Perhatikan kesalahan terbalik, karena itu lebih tersembunyi. Sebuah thread telah berjalan selama tiga hari dan sembilan balasan. Dua orang sedang menyatakan kembali posisi dengan semakin sopan. Seseorang telah mulai memberi nomor pada poin-poin mereka. Sebuah ketidaksepakatan yang telah melewati dua putaran balasan telah menjadi pertemuan dengan latensi yang lebih buruk — Anda membayar biaya pertemuan dalam hari kalender alih-alih menit, dan tidak ada yang bisa melihat wajah siapa pun.

Yang memberikan default yang dapat diterapkan. Informasi dituliskan. Ketidaksepakatan disaksikan. Dan sebuah keputusan mendapatkan ketiga hal itu: dituliskan terlebih dahulu agar orang-orang datang dengan informasi, diputuskan secara langsung, kemudian dicatat agar alasan tersebut tetap ada — bentuk yang kami deskripsikan di bawah pengambilan keputusan asinkron.

Mengapa Pertemuan yang Dapat Dikirim Melalui Email Tetap Dijadwalkan

Tidak ada yang menjadwalkan rapat yang tidak ada gunanya dengan sengaja. Empat tekanan biasa memproduksinya secara konsisten.

Apa yang Harus Ditulis Sebagai Ganti

"Kirimi email" bukanlah solusinya, dan mengirimkan teks sepanjang 900 kata adalah cara kerja asinkron mendapatkan reputasi buruk. Pengganti untuk pertemuan yang bisa dikirim melalui email adalah dokumen dengan tulang punggung berbentuk keputusan: apa yang sedang diputuskan, opsi-opsi, rekomendasi Anda dan alasannya, apa yang Anda butuhkan dari pembaca, dan tanggal setelah mana keheningan dianggap sebagai persetujuan.

Klausul terakhir itulah yang membuatnya berfungsi. Pembaruan tanpa tenggat waktu diabaikan; rekomendasi dengan jendela keberatan dibaca, karena tidak mengatakan apa-apa sekarang berarti setuju nanti. Ini juga bagaimana alasan bertahan saat berhadapan dengan kuartal berikutnya — perbedaan antara catatan tentang apa yang diputuskan dan catatan tentang mengapa, yang merupakan argumen yang kami buat dalam revolusi kecerdasan rapat.

Dan lindungi pertemuan yang berlalu. Berikan mereka bahan bacaan sebelumnya, buka dengan keberatan daripada latar belakang, dan catat apa yang dipilih dan argumen mana yang kalah. Sebuah pertemuan yang layak mendapatkan satu jamnya tidak seharusnya menghabiskan dua puluh menit pertama untuk memperbarui informasi orang-orang.

Pertanyaan yang Sebenarnya

Frasa ini bertahan di cangkir karena hampir selalu benar dan hampir tidak pernah dapat ditindaklanjuti. Dikatakan setelahnya itu adalah keluhan; diterapkan sebelum undangan dikirim, itu adalah penyaring — dan empat pertanyaan adalah penyaringnya.

Sebagian besar pertemuan adalah informasi yang mengenakan pakaian pertemuan. Beberapa di antaranya adalah musyawarah yang tulus, dan itu layak untuk dipertahankan dari yang tidak. Mendapatkan pemisahan itu dengan benar tidak memerlukan alat, kebijakan, atau izin.