corporateCulture

This Meeting Could Have Been an Email: A Four-Question Test

A T
Argumentree Team
Meeting Culture
August 11, 2026
12 min karanta
This Meeting Could Have Been an Email: A Four-Question Test

Wannan taron na iya zama imel: yadda za a tantance waɗanne taruka ya kamata a rubuta.

Taron na iya zama imel idan yana da bayani daga hanya guda tare da babu shawara da za a yanke a cikin dakin kuma babu sabani da za a warware. Taro yana sayen abubuwa guda biyu da takardu ba za su iya ba: lokaci guda da kasancewar zamantakewa. Idan taron ba ya amfani da kowanne daga cikin su, gayyatar na yin aikin takarda. Gwajin tambayoyi hudu: Shin akwai shawara da za a yanke a cikin dakin? Shin akwai sabani da za a warware? Shin wani yana buƙatar karanta dakin? Shin rubutaccen sigar zai fi muni? Hudu "a'a" yana nufin a rubuta maimakon haka. Hanyoyi guda biyar suna fuskantar gwajin kusan kowane lokaci: sabuntawar matsayin zagaye, nazarin karatun deck, watsa FYI, taron da ba tare da wanda aka sanya a matsayin mai yanke shawara ba, da taron da ke ƙarewa ta hanyar tsara wani taro. Binciken Atlassian na State of Teams 2024, wani bincike na ma'aikata 5,000, ya gano cewa kashi 62% na taruka an tsara su ba tare da wani manufa da aka bayyana ba kuma kashi 77% na ma'aikata suna yawan kasancewa a cikin taruka da ke ƙarewa da shawarar tsara wani taro na biye. Binciken Steven Rogelberg tare da Otter.ai (2022, ma'aikata 632 a cikin masana'antu 20) ya sanya kusan kashi 31% na taruka a cikin rukuni mara amfani. Kuskurin akasin yana da gaske ma: sabani da ya wuce zagaye biyu na amsawa ya zama taro tare da jinkirin da ya fi muni. Ka'idar aiki ita ce bayanai ana rubutawa, sabani ana shaida, kuma shawara ana rubutawa da farko, ana yanke a kai tsaye, sannan a rubuta.

Share:
TL;DR

"Wannan taron na iya zama imel" ba korafi ne akan tsawo ko gajiya ba. Wannan wani ingantaccen ganowa ne: babu abin da ya faru da ya bukaci kowa ya kasance a tare a lokaci guda. Wannan gazawa tana da gwaji, kuma yawancin taruka suna gazawa a ciki.

  • Tambayoyi hudu: hukunci a cikin dakin, rashin jituwa da za a warware, daki don karatu, ko sigar da ke kara tabarbarewa a rubuce. Amsoshin hudu "a'a" na nufin a rubuta shi.
  • 62% na tarurruka an tsara su ba tare da an bayyana manufa ba (Atlassian, ma'aikata 5,000 na ilimi)
  • 77% na ma'aikata suna yawan kasancewa a tarurrukan da ke ƙarewa da tsara wani taron.
  • Kuskuren akasin gaskiya ne: rashin jituwa bayan zagaye biyu na amsawa ya zama taro tare da mummunan jinkiri

Ka shiga taron. Wani yana raba allon sa. Sun fara karanta slaydin. Kalma. Don. Kalma. Bayan mintuna talatin da takwas, babu wanda ya yi sabani da komai, babu wanda ya yanke hukunci, kuma ka rufe kwamfutarka kana tunanin abin da rabin mahalarta ke tunani:

"Wannan taron na iya zama imel."

Kuna da tabbacin cewa kuna da gaskiya — amma ba saboda dalilin da kofin da sautin TikTok suka nuna ba. Kiyayya ba ta kasance cewa taron ya yi tsawo, ko kuma yana da gajiya, ko kuma an jagoranci shi ba da kyau. Abin da ya faru shine babu wani abu da ya faru a ciki wanda ya bukaci kowa ya kasance a wuri guda a lokaci guda. Wannan wani takamaiman, mai ganowa gazawa ne, kuma yana da gwaji. Mafi yawan taruka suna fadi a wannan gwajin. Wasu kuwa ba su fadi ba — kuma bambance su daga juna shine dukkanin fasahar.

Babu abin da ya faru a cikin wannan taron.
wanda ya bukaci kowa ya kasance a wurin a lokaci guda.

Gargadi na gaske a bayan meme ɗin

Abin da Jimlar ke Nufi a Gaskiya

Taron na iya zama imel idan yana canja wuri bayanai daga hanya guda: wani yana da wani abu, kowa yana bukatar ya sani, kuma an tsara canjin a matsayin wani taron lokaci guda. Babu wani hukunci da aka yanke. Babu wata sabani da aka warware. Abun cikin zai iya jure karantawa a karfe 8 na dare daga wani mutum a wani nahiyoyi, kuma yana yiwuwa ya fi bayyana.

A juya ta wata hanya: taron yana sayen abubuwa guda biyu da takardu ba za su iya ba. Lokaci guda — inda jimlata ke canza ta ka kafin ka kammala ta. Da zaman tare — sauti, jinkiri, dakatarwa kafin wani ya ce "lafiya". Idan zaman ba ya amfani da kowanne daga cikin su, gayyata na yin aikin takarda, ba da kyau ba.

Yaya wannan ke kashe wa ƙungiya a cikin jimla wani batu ne daban, kuma muna rufe lambobin akan ilimin taro. Wannan rubutun yana magana ne akan hukuncin da ke gaban ku: wannan taron, a cikin wannan gayyata — shin za a iya rubuta shi?

Gwajin Tambayoyi Hudu

Yi wannan kafin ka karɓi gayyata, da kuma kafin ka aika da ita. Kowanne tambaya na tambayar ko taron yana buƙatar zama tare ko kasancewa.

1. Shin akwai hukunci da za a yanke a cikin dakin?

Ba a bayar da rahoto ba, ba a sanar da shi ba — an yi, a lokacin taron, ta hannun mutanen da ke wurin. Idan an riga an yanke shawara a wani wuri, wannan sanarwa ce, kuma sanarwa suna karantawa fiye da yadda suke ji.

2. Shin akwai sabani da za a warware?

Rayuwa, takamaiman sabani: matsayi guda biyu da ke bukatar haduwa. Idan kowa ya riga ya yarda, babu abin da za a warware. Idan babu wanda ya karanta isasshe don ya yi sabani tukuna, kuna gudanar da taron da wuri — aiko da karatun.

3. Shin akwai wanda ke bukatar karanta dakin?

Mugun labari, tattaunawa, ra'ayi, rikici, tattaunawa ta farko da wani da ba ka taɓa haɗuwa da shi ba — duk waɗannan suna dogara da sauti da jinkiri. Lambar matsayin ba ta yi haka ba. Idan ba za ka iya ambaton wanda ra'ayinsa kake buƙatar gani ba, ba ka buƙatar ganin kowa.

4. Shin za a fi muni idan an rubuta?

Wasu abubuwa na gaske suna lalacewa a shafin. Mafi yawan sabuntawar matsayin suna inganta: gajere, mai bincike, mai tsallakewa, da dindindin. Ka kasance mai gaskiya game da wanne kake da shi.

Hudu a'a kuma ya kamata a rubuta. Wani fili eh na gaske taro ne — kuma yana da hakkin a gudanar da shi kamar haka, tare da karatun da aka yi a gaba don lokacin ya tafi kan rashin jituwa maimakon bayanin.

Tsarin Biyar Da Yawanci Ke Fadi

Wannan yana faruwa a kowace kamfani, kuma suna kasa jarrabawa saboda dalili guda: abun cikin shine bayani, kuma tsarin shine watsa labarai.

Sabon bayani na zagaye-zagaye

Mutane takwas suna bayar da rahoto a jere. Kowanne yana sauraron sabuntawa guda bakwai da ba su shafe su ba don isar da wanda ya shafe su. Bayanin shine tebur, kuma tebur shine takarda.

Binciken karatun katin

Slides da aka karanta a fili ga mutane da duka za su iya karantawa da sauri fiye da yadda mai gabatarwa zai iya magana. Idan deck din yana kadai, a rarraba shi. Idan ba haka ba, deck din shine matsalar.

Fitar da FYI

An sanarwa tare da mintuna goma na tambayoyi da amsoshi a haɗe idan wani yana da tambayoyi. Yawanci babu wanda ke da tambayoyi, saboda tambayoyi suna zuwa daga baya, bayan mutane sun sami lokaci suyi tunani — wanda shine lokacin da ake da rubutaccen zaren kuma taro ba ya kasance.

Taron daidaitawa ba tare da mai yanke hukunci ba

An kira don "a daidaita", ba tare da wata tambaya a kan tebur ba kuma babu wanda aka ambata don amsa ta. Rahoton Atlassian na Teams 2024, wani bincike na ma'aikata 5,000 masu ilimi, ya gano 62% na tarurrukan an tsara su ba tare da wani manufa da aka bayyana ba — kuma taron da ba shi da manufa shine mafi bayyana alama da ake da ita.

Taron da ke ƙarewa da tsara wani taro

Binciken da aka yi ya gano 77% na ma'aikata suna yawan kasancewa a taron da ke ƙarewa da shawarar tsara wani taron na gaba. Wani zama wanda kawai fitar da shi shine wani zama ya samar da shigar kalanda, ba shawara ba.

Bayanan suna son a rubuta su.
Sabani yana son a shaida.

Amma wasu daga cikin mafi kyawun aikina yana faruwa a tarurruka

Hakan yana faruwa, kuma ana yawan amfani da wannan furucin a matsayin martani. Tattaunawa na gaske tana gudana da sauri a cikin daki: lokacin da mutane hudu ke muhawara kan wani canji, awa guda na muhawara na rayuwa yana rufe wurare da zai dauki mako guda na amsoshi, saboda ana amsa korafe-korafe yayin da har yanzu suke da rahusa a amsa.

Hanyoyin rubutu suna da mummunan tasiri a wasu abubuwa. Suna ƙarfafa matsayi: da zarar an rubuta kin amincewa a cikin takarda, janye daga gare ta yana jin kamar asara. Dakin yana ba wa wani damar canza ra'ayi a tsaka-tsakin jumla ba tare da wata babbar farashi na zamantakewa ba — wanda shine ainihin abin da kake so idan burin shine samun mafi kyawun amsa maimakon mafi kyawun kariya. Tashin hankali, rashin tabbas, mummunan labarai da tattaunawa duk suna da mahimmanci a cikin dakin saboda wannan dalili.

Don haka, gaskiyar korafin ta fi karancin meme: ba taruka suna ɓata lokaci, amma wannan taron na musamman ya ɓata lokaci akan wani abu da ba ya buƙatar hakan. Kuskuren akasin yana da tsada kamar haka — ainihin shawara da aka fitar daga dakin, wanda muke raba a cikin "Bari Mu Dauki Wannan A Waje" Na Kashe Shawararku.

Imel ɗin da ya kamata su zama tarurruka

Kula da kuskuren juyawa, saboda yana ɓoye fiye da kyau. An riga an gudanar da zaren na kwana uku tare da amsoshi tara. Mutane biyu suna maimaita matsayin su tare da ƙarin ladabi. Wani ya fara lissafa maki nasu. Sabani da ya wuce zagaye biyu na amsoshi ya zama taro tare da jinkirin da ya fi muni — kuna biyan kuɗin taro a cikin kwanakin kalanda maimakon mintuna, kuma babu wanda zai iya ganin fuskokin juna.

Wannan yana ba da tsohon zaɓi mai aiki. Ana rubuta bayani. Ana shaida rashin jituwa. Kuma hukunci yana samun duka uku: an rubuta shi na farko don mutane su zo da masaniya, an yanke shi a kai a kai, sannan an rubuta shi don dalilin ya wanzu — tsarin da muke bayyana a ƙarƙashin yanke shawara mai jinkiri.

Me yasa taron da za a iya aika wa ta imel ke samun jadawalin duk da haka

Babu wanda ke tsara taron marar ma'ana da gangan. Matsi hudu na yau da kullum suna haifar da su cikin inganci.

Tsarawa yana jin kamar ci gaba ne

Booking taron yana saukaka damuwar mallakar matsalar. Shigar kalanda yana bayyana, nan take kuma yana gamsarwa ta hanyar da rubuta takarda ba ya yi — ko da yake takardar ita ce aikin.

Halin kasancewa yana karanta a matsayin sadaukarwa

Halarci shine mafi arha alamar da za a iya karantawa cewa kana kulawa. Kin halartar taro don yin aikin ainihi yana bayyana, a kan kalanda, kamar rashin kulawa.

Mai shirya taron yana ganin kalandarsa kawai.

Binciken Makarantar Kasuwanci ta Harvard kan yawan taro yana bayyana son kai a cikin tsara taron: masu shirya taron suna duba bukatarsu ta kaina fiye da nauyin taron da suke kashe wa dukkanin sauran mutane.

Taron ba ya bar takardun shaida.

Wannan shine wanda ba ya da dadi. Rubutu yana ƙirƙirar tarihin wanda ya yi ikirarin abin da ya faru da kuma lokacin da ya faru. Taron yana barin tasiri, kuma tasirin ana iya musanta su — "Na yi tunanin duk muna tare a kan wannan" jumla ce da ke rayuwa kawai idan ba a rubuta komai ba. Wasu taruka suna iya zama na imel kuma suna faruwa duk da haka daidai saboda babu wanda ke son imel ɗin.

Me yasa ya fi tsada fiye da minti talatin?

Rabin minti talatin ba shine farashin ba. Mutane suna daina yin aiki mai ma'ana minti 15 zuwa 20 kafin taron ya fara, saboda babu ma'ana a fara wani abu, kuma suna rasa karin lokaci wajen mayar da hankali daga baya — don haka kiran matsayin minti 30 yana yawan cost din awa guda na karfin aiki ga kowanne mahalarta (Psychology Today). Binciken da Steven Rogelberg ya yi tare da Otter.ai, wanda ya yi tambayoyi ga ma'aikata 632 a fannonin masana'antu 20, ya nuna kusan 31% na taruka suna cikin rukuni mara amfani. Ka ninka lamba ta biyu da ta farko kuma hujjar rubutu tana zama mai sauki.

Ka tambayi kanka wannan

Buɗe kalandar mako mai zuwa. Nawa daga cikin waɗannan tarukan za su iya tsira daga dukkan tambayoyi hudu — kuma idan sauran sun zama takardu a gobe cikin shiru, wa zai lura da hakan?

Abin da za a rubuta maimakon hakan

"Send an email" ba shine mafita ba, kuma aikawa da rubutu mai kalmomi 900 yana sa aikin asyncronous ya zama mai kyau. Madadin taron da za a iya aikawa da imel shine takarda tare da kwayar shawara: abin da ake yanke shawara, zaɓuɓɓuka, shawarar ku da dalilin, abin da kuke buƙata daga mai karatu, da ranar da bayan haka shiru zai zama amincewa.

Wannan ƙarin ƙarshe shine abin da ke sa ya yi aiki. Sabuntawa ba tare da ƙayyadadden lokaci ba ana watsi da shi; shawara tare da taga kin amincewa ana karanta ta, saboda rashin faɗi komai yanzu yana nufin amincewa daga baya. Hakanan yana da yadda tunani ke tsira da hulɗa da kwata na gaba — bambanci tsakanin rajistar abin da aka yanke shawara da rajistar dalilin, wanda shine hujjar da muke yi a cikin juyin halittar ilimin taro.

Kuma kare taron da suka wuce. Ba su karatun da aka yi kafin taron, fara da korafe-korafe maimakon bayanin, kuma rubuta abin da aka zaɓa da wane hujja ta yi asara. Taron da ya cancanci awoyinsa bai kamata ya ɓata mintuna ashirin na farko yana sabunta mutane ba.

Tambayar Gaskiya

Jimlar tana wanzuwa a kan kofuna saboda yawanci gaskiya ce kuma ba ta da wani aiki. Idan an faɗi bayan haka, yana zama korafi; idan an yi amfani da ita kafin a aika gayyata, yana zama tacewa — kuma tambayoyi hudu suna zama tacewar.

Yawancin tarurruka suna dauke da bayani cikin tufafin taro. Wasu kaɗan ne ke zama tattaunawa ta gaskiya, kuma waɗannan suna da daraja a kare su daga waɗanda ba su da shi. Samun wannan rarrabawa daidai ba ya buƙatar kayan aiki, ba ya buƙatar manufofi kuma ba ya buƙatar izini.

Don haka tambayar ba ta taba kasancewa ko wannan taron zai iya zama imel ba. Abin da ya shafi tarukan mako mai zuwa shine — kuma ko kai ne za ka faɗi hakan kafin a aika gayyatar.

Don taron da ya kamata a rubuta

Argumentree yana juya hukunci zuwa takardar da aka tsara — zaɓuɓɓuka, hujjoji na goyon baya da na akasin, da sakamakon da aka rubuta — don haka waɗanda za su iya zama imel a zahiri suna zama guda.

Hanyoyin samun bayani

Tambayoyi da ake yawan yi

Menene ma'anar "wannan taron na iya zama imel" a hakikanin gaskiya?

Yana nufin zaman ya kasance canja wuri na bayani daga hanya guda: ba a yanke hukunci a cikin dakin ba kuma ba a warware sabani. Taron yana sayen abubuwa guda biyu da takardu ba za su iya ba — lokaci guda da kasancewar zamantakewa — don haka lokacin da zaman ba ya amfani da kowanne, irin wannan abun cikin zai kasance mafi bayyana, sauri da dindindin a rubuce. Wannan furucin na nuna korafi game da tsarin, ba game da tsawo ko gajiya ba.

Ta yaya zan iya gane idan taron na iya zama imel?

Tambayi tambayoyi hudu. Shin akwai shawara da za a yanke a cikin dakin, maimakon a bayar da rahoto? Shin akwai sabani na gaske da za a warware? Shin wani na bukatar karanta dakin — yanayi, jinkiri, martani? Shin rubutaccen sigar zai zama a zahiri mafi muni? Idan amsar duk hudu ita ce a'a, ya kamata a rubuta ta. Amsar "eh" guda daya na nufin kuna da taro na gaske.

Wane taro ba ya kamata ya zama imel ba?

Tatsuniyoyi, tattaunawa, labarai marasa kyau, ra'ayi kan aiki, da kuma tattaunawa ta farko da wani da ba ka taɓa haduwa da shi ba. Wadannan suna dogara ne akan sauti da kuma ikon canza ra'ayi cikin sauƙi — rubutu yana ƙarfafa matsayi, saboda kin amincewa da aka buga yana da wahalar janye fiye da wanda aka faɗa. Tattaunawa ta gaskiya tsakanin mutane da yawa ma tana faruwa cikin sauri a kai tsaye fiye da a cikin jigo.

Wane kaso na tarurrukan ne a hakika ba su da amfani?

Binciken da Steven Rogelberg tare da Otter.ai a shekarar 2022, wanda ya yi wa ma'aikata 632 a fannonin masana'antu 20, ya nuna cewa kusan 31% na halartar taron ba a bukata. Rahoton Atlassian na State of Teams 2024, wanda ya yi wa ma'aikatan ilimi 5,000 bincike, ya gano cewa 62% na tarurrukan an tsara su ba tare da wani manufa da aka bayyana ba kuma 77% na ma'aikata suna yawan kasancewa a tarurrukan da ke karewa da tsara wani taron.

Shin yana da rashin kunya a ce taron na iya zama imel?

Bayan haka, an yi korafi kuma yana zama haka. A baya, an ce tambayar tana da amfani kuma yawanci ana maraba da ita, saboda mai shirya taron yawanci shine wanda aka fi kulle da gayyatar. Tsarin da ya dace ba "wannan ɓata lokaci ne" ba amma "wacce shawara muke yanke, kuma wanene ke yanke ta?" — tambaya da taron da ba shi da manufa ba zai iya amsa.

Menene ya kamata ya maye gurbin taron da zai iya zama imel?

Ba wasiƙa mai tsawo ba. Takarda gajere tare da jikin shawara mai siffar yanke hukunci: abin da ake yanke hukunci, zaɓuɓɓuka, shawarar ku da dalilin ku, abin da kuke buƙata daga mai karatu, da ranar da bayan ta, shiru yana ƙidaya a matsayin yarjejeniya. Tashar ƙin amincewa ita ce abin da ke sa mutane su karanta ta, kuma rubutaccen tarihin shine abin da ke sa dalilin ya wuce ƙarin kwata na gaba.

Shin imel na iya zama taro?

Akai-akai, kuma yana ɓoye mafi kyau. Lokacin da wani zaren ya wuce zagaye biyu na rashin jituwa — an sake bayyana matsayi, an lissafa maki — ya zama taro tare da jinkiri mafi muni, wanda aka biya a cikin kwanakin kalanda maimakon mintuna kuma an cire sauti. Ka'idar aiki ita ce cewa ana rubuta bayani, ana shaida rashin jituwa, kuma ana rubuta shawara, ana yanke shawara kai tsaye, sannan a rubuta.

Daina gudanar da taruka da ya kamata a rubuta a matsayin takardu.

Argumentree yana tsara shawarar — zaɓuɓɓuka, hujjoji a dukkan ɓangarorin, da sakamakon — don haka ana amfani da kasancewa ne kawai inda ake bukata.

Babu katin kiredit da ake bukataSaita cikin mintunaSake janye a kowane lokaci
A T

Game da Argumentree Team

Meeting Culture

The Argumentree team is pioneering structured decision intelligence for enterprises worldwide. Our mission is to transform how organizations make, document, and learn from decisions.

Karanta mai alaka

Shin kuna sabani da wani daga cikin wannan?

Kai shi ga taron ku tattauna — a tsari, a rubuce, kuma a bude ga duk wanda ya zauna a taron da ba daidai ba.

Shiga tattaunawar akan Argumentree